Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

Listes de prêts – Commentaires

 

Explications

Dans l’onglet Editions, PMB fournit des listes de prêts par lecteur ou par groupe, mais ces requêtes-ci donnent un résultat plus compact, moins « gourmand » en consommation de papier.
En effet, chaque prêt correspond à une seule ligne dans un tableur (il suffit d’imprimer la feuille en format paysage et de choisir une police de taille adéquate).
Ces procédures sont donc fort pratiques dans le contexte scolaire, puisque le bibliothécaire passe souvent par l’intermédiaire des professeurs ou des surveillants-éducateurs afin de « battre le rappel » et de récupérer les livres empruntés.

 

Deux variantes : prêts en cours ou prêts en retard, et cinq critères de sélection : liste par groupe (un ou plusieurs), liste pour tous les groupes de lecteurs, liste par panier de lecteurs (un ou plusieurs), liste pour tous les lecteurs (membres ou non d’un groupe) et liste par panier d’exemplaires.

  1. prêts en cours par groupe (un ou plusieurs)
  2. prêts en cours de tous les groupes
  3. prêts en cours par catégorie de lecteurs (une ou plusieurs)
  4. prêts en cours par panier de lecteurs (un ou plusieurs)
  5. prêts en cours de tous les lecteurs (membres ou non d’un groupe)
  6. prêts en retard par groupe (un ou plusieurs)
  7. prêts en retard de tous les groupes
  8. prêts en retard par catégorie de lecteurs (une ou plusieurs)
  9. prêts en retard par panier de lecteurs (un ou plusieurs)
  10. prêts en retard de tous les lecteurs (membres ou non d’un groupe)
  11. Données affichées : nom du groupe (éventuellement), date de prêt, date de retour, retard éventuel, nom et prénom du lecteur, titre de la monographie ou du périodique emprunté, auteur de l’oeuvre ou numéro du bulletin.
    La colonne intitulée « retard » reste vide si le lecteur est encore dans les délais. S’il a dépassé la date de retour des documents, la requête calcule le nombre de jours de retard, et l’affiche dans cette colonne.

    Vu que le critère de sélection est le lecteur (que ce soit par groupe ou par panier, tous les groupes ou tous les lecteurs, peu importe), la liste des emprunts sera complète pour chaque lecteur.

  12. prêts en cours par panier d’exemplaires (un ou plusieurs)
  13. prêts en retard par panier d’exemplaires (un ou plusieurs)
  14. Vu que le critère de sélection est un panier d’exemplaires, la liste des emprunts risque d’être incomplète pour certains lecteurs. En effet, cette liste ne reprend que les documents qui sont en prêt et qui figurent dans le panier.
    Quelle est donc l’utilité de ces listes de prêts en cours ou en retard par panier d’exemplaires ?

    Je crois qu’elles peuvent servir dans certaines bibliothèques municipales, qui doivent rendre les livres qu’elles ont reçus de la BDP (Bibliothèque Départementale de Prêt). En effet, si on sait que telle liste de livres doit retourner à la BDP par exemple fin mai, il faut se mettre à vérifier quelque temps à l’avance (fin avril, par exemple), si certains d’entre eux sont encore en circulation, afin d’envoyer une lettre ou un e-mail de rappel aux lecteurs concernés.

    Mais ces listes de prêt par panier d’exemplaires ont aussi leur utilité dans une bibliothèque scolaire. Si un professeur veut consacrer quelques heures à des travaux de recherche avec ses élèves, il va probablement cibler un certain nombre d’ouvrages indispensables. Dans ce cas, il demandera peut-être au bibliothécaire de veiller à ce que certains documents essentiels soient effectivement présents en bibliothèque les jours où il viendra.

    Première étape : à vous de constituer le panier d’exemplaires. Si je reprends les exemples ci-dessus, vous sélectionnerez donc les livres prêtés par la BDP ou les ouvrages souhaités par le professeur.

    Ensuite, il vous suffit d’employer une des deux procédures citées ci-dessus (prêts en cours ou en retard par panier d’exemplaires), et vous aurez la liste des lecteurs concernés.

    Vous pouvez aussi « jongler » sur base du principe des prêts en cours, et « transvaser » d’un panier à l’autre :

    • créer un panier de lecteurs à partir d’un panier d’exemplaires (quels lecteurs empruntent ces ouvrages actuellement ?)
    • créer un panier d’exemplaires à partir d’un panier de lecteurs (quels ouvrages sont en prêt chez ces lecteurs actuellement ?)
    • créer un panier d’exemplaires à partir d’un groupe de lecteurs (quels ouvrages sont en prêt chez ces lecteurs actuellement ?)

    Voir Circulation – Paniers de lecteurs – Sélection
    et Catalogue – Paniers d’exemplaires – Sélection

  15. liste des emprunts actuels d’un lecteur
  16. Liste de tous les documents empruntés et non encore rendus, ce n’est donc pas un historique des prêts antérieurs. On choisit le nom du lecteur dans une liste. Afin d’éviter des « doutes » en cas d’homonymie entre deux lecteurs dont les noms et prénoms seraient identiques, le nom est suivi du numéro de code-barres du lecteur, ce qui permet de lever toute ambiguïté.
    N.B. Pour obtenir les références bibliographiques plus complètes des emprunts actuels d’un lecteur ou d’un panier de lecteurs, voir
    Listes diverses – Listes mixtes (monographies – périodiques)

  17. historique des emprunts d’un lecteur
  18. historique des emprunts d’un panier de lecteurs
  19. historique des prêts d’un exemplaire
  20. historique des prêts d’un panier d’exemplaires
  21. Vu les lois sur la protection de la vie privée, on ne mémorise que des données assez neutres sur les lecteurs (catégorie du lecteur, code statistique, statut, ville …), mais PMB n’enregistre pas de données qui permettraient d’identifier le lecteur à coup sûr et de le relier aux ouvrages empruntés précédemment. Par défaut, l’archivage des prêts est désactivé, donc ces 4 requêtes ne fonctionnent pas dans la configuration par défaut de PMB.

    Il est toutefois possible d’activer le paramètre d’archivage des prêts. A partir de ce moment, le n° d’id des emprunteurs est enregistré dans la table des archives, et vous pouvez reconstituer de manière détaillée l’historique des emprunts d’un lecteur ou des prêts d’un exemplaire – du moins s’ils existent encore dans votre base.

    Si vous voulez activer cette option, il faut aller dans l’onglet Administration – Outils – Paramètres – Emprunteurs, et modifier le paramètre archivage_prets (c’est le 1er de la liste). Par défaut, il a la valeur 0, donnez-lui la valeur 1.
    N’oubliez pas qu’en France, vous devez faire une déclaration préalable auprès de la CNIL

    L’activation de ce paramètre n’a aucun effet rétroactif.
    Si vous activez ce paramètre le 1er mars (par exemple), vous ne disposerez de ces infos (lien entre numéro du lecteur et codes-barres des exemplaires empruntés) qu’à partir de cette date, cela ne vous donnera jamais accès aux données antérieures, puisqu’elles n’ont pas été sauvegardées en temps utile.

    Il n’y a aucun effet visible de prime abord.
    Rien ne semble avoir changé dans l’interface de PMB, aucun menu supplémentaire ne s’affiche. La seule manière d’accéder à ces nouvelles informations, c’est d’employer les requêtes SQL disponibles ici.

    On ne peut pas garantir un effet permanent en toute circonstance.
    Si vous supprimez un lecteur de votre base, vous ne pouvez bien sûr plus reconstituer l’historique des emprunts. Mais en outre, les emprunts qu’il a effectués deviennent également invisibles dans l’historique des prêts par exemplaire (on voit encore que cet exemplaire a été prêté à d’autres lecteurs, mais le nom du lecteur supprimé a disparu de la liste).
    Si vous supprimez un exemplaire de votre base, vous ne pouvez bien sûr plus reconstituer l’historique des prêts. Mais en outre, ces prêts deviennent également invisibles dans l’historique des emprunts par lecteur (on voit encore que ce lecteur a emprunté d’autres ouvrages, mais le titre de l’exemplaire supprimé a disparu de la liste).
    C’est logique. La table des archives contient un lien entre l’id de l’emprunteur et l’id de l’exemplaire. Si un des ces deux éléments (lecteur ou document) a été supprimé, ce numéro d’id ne correspond plus à rien dans la base.

 

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Administration – Listes de prêts – Commentaires (pdf)

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