Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

Migration vers PMB à partir du logiciel Winisis

Exporter les données de Winisis

 

Winisis est un système développé par l’Unesco – surtout entre 1998 et 2004 (la version antérieure s’appelait CDS-ISIS). Ces bases Winisis sont au départ « multifonctions », elles peuvent donc gérer aussi bien le catalogue d’une petite bibliothèque qu’un fichier de noms, adresses et numéros de téléphone.

En effet, chaque utilisateur définit les champs, leur numéro, le titre, le type de contenu, le bordereau de saisie, le format d’impression, etc.C’est pourquoi il y a une grande diversité entre les bases.

Des bases de ce type ont souvent été employées dans le Tiers-Monde. Le souci, c'est que Winisis ne fonctionne plus sur les PC récents, il devient donc urgent de récupérer les données bibliographiques qui y ont été enregistrées. Or, quitter Winisis n'est pas aussi simple qu'on pourrait l'espérer.

 

Des bases de ce genre présentent des inconvénients majeurs :

  • Vu qu’elles ne sont pas conçues en soi pour gérer une bibliothèque, rien ne garantit qu’on ait respecté les normes bibliographiques fondamentales
  • Vu qu’il ne s’agit pas d’une base de données relationnelle, le risque d’avoir des doublons est fort élevé (dans les notices, les noms d’auteurs, d’éditeurs, etc, voire même dans les numéros d’exemplaires)
  • Les bases Winisis sont assez « archaïques » dans leur architecture, et en outre Winisis ne fonctionne plus sur les PC récents (à moins d’installer une machine virtuelle), il devient donc urgent de sauvegarder ce qui peut l'être et de migrer le plus tôt possible
  • Alors que Winisis a été mis gratuitement à la disposition des utilisateurs par l’Unesco, il est paradoxal de constater que le seul export prévu se fait dans un format propriétaire (des fichiers .iso propres à Winisis). En fait, les 2 seules migrations envisagées sont de Winisis à Winisis ou de Winisis à ABCD !
  • Or ABCD est le successeur de Winisis et est lui aussi développé par l’Unesco ! On ne quitte pas la maison-mère …

 

Heureusement, il est quand même possible d'exporter les données qui se trouvent dans Winisis  😉

Deux méthodes sont possibles, et peuvent même être combinées

 

1) Exporter la base en format .iso et convertir (avec MarcEdit) le fichier .iso en format Unimarc (.mrc)

  • Les fichiers .iso créés par Winisis ne sont pas tout à fait illisibles. Grâce à l’excellent utilitaire MarcEdit (qui permet d’éditer le format Marc ou Unimarc), on peut convertir les fichiers .iso en un « pseudo » fichier Marc.
  • Ce n’est pas un véritable fichier Marc, mais c’est un fichier qu’on peut lire et adapter afin de récupérer les données de Winisis

2) Imprimer le contenu de la base dans un fichier texte et éditer ce fichier .txt dans le tableur

  • Winisis permet de créer divers formats d’impression des données. L’astuce consiste à créer un « pseudo » format d’impression, qui va générer un fichier texte (Windows ANSI), il n’y aura donc pas de problème pour les caractères accentués. Chaque ligne du fichier correspond à un enregistrement, et les champs sont séparés par un caractère spécial.

 

Employer MarcEdit ou le tableur ?

Certes, MarcEdit permet de créer, à partir d’une base Winisis, un fichier Unimarc directement importable dans PMB.

Techniquement, c’est possible, mais cela ne me semble pas judicieux si la base n’est pas (ou n’est plus) conforme au niveau bibliographique. Les normes ont évolué en bibliothéconomie, les attentes des lecteurs aussi : le but d’une recherche n’est plus uniquement de vérifier si la bibliothèque a un exemplaire de tel ou tel livre, on veut savoir ce qu’elle peut proposer comme ressources sur tel ou tel sujet.

 

Je trouve préférable de compléter et de corriger tout ce qui peut l’être avant d’importer les données dans PMB.

Or certaines possibilités d’édition disponibles dans un tableur sont plus performantes ou plus faciles à mettre en œuvre que ce qu’on pourrait obtenir avec MarcEdit. .En outre, le passage par le tableur donne une vue d’ensemble incomparable sur la totalité de la base, et permet d’harmoniser par exemple l’indexation décimale, les cotes de rangement, les sections, de répartir des données en plusieurs champs ou au contraire les regrouper, d’ajouter des données manquantes comme les langues de publication ou la fonction de l’auteur, ou des titres de séries. On repère aussi plus vite les doublons éventuels (ex. noms d’éditeurs ou, pire encore, les numéros d’exemplaires), et on peut les corriger avant l’import. Ceci permet d’améliorer le catalogage et la recherche.

 

L’export à partir de Winisis se fait via les routines d’impression. L’astuce consiste à créer un pseudo format d’impression, et à envoyer le résultat non pas vers l’imprimante, mais dans un fichier de type texte, qui sera ensuite importé et édité dans le tableur.

Je n’ai pas « inventé » cette solution, j’avais cherché du côté des formats d’impression, car je sais que c’est souvent une manière d’exporter les données, mais vu que je ne connaissais pas Winisis au départ, je ne voyais pas comment procéder. J’ai lancé des recherches sur Internet, et comme je le fais d’habitude si les premiers résultats ne sont pas pertinents, j’ai cherché non seulement en français, mais aussi en anglais et en espagnol (en saisissant les mots « migrar de winisis »). Eureka !

J’ai trouvé une vidéo en espagnol sur YouTube : « Winisis – Migrar una base de datos Isis a un archivo de Excel ». 

Un titre prometteur … et un contenu de qualité !       

Je tiens ici à remercier chaleureusement BiblioConsultores, le bureau de consultants qui a réalisé cette vidéo fort utile.  Ils sont situés à Lima, au Pérou.   

 

Le tutoriel décrit de maniière détaillée comment procéder

  • créer le format d'impression
  • bien choisir le séparateur de champs : un caractère qui ne figure pas dans les données à exporter, et en même temps, un caractère qui ne soit pas "réservé" ou interdit dans Winisis
  • lancer cette pseudo impression vers un fichier de type texte
  • ouvrir ce fichier dans la tableur, répartir les données dans les diverses colonnes, et veiller à ne pas perdre un éventuel zéro initial dans les champs de type numérique

 

Et ensuite ?

Je sais que je vais déclencher un phénomène de frustration, et pourtant je me suis arrêtée à ce stade-ci des explications – du moins dans ce tutoriel-ci !!

Vous trouverez la suite des explications dans un autre document.: un guide méthodologique très complet, consacré à l'import dans PMB à partir du format tableur, quel que soit le logiciel de départ.

Méthodologie – Import de notices ou d'exemplaires en format tableur

 

 

Comme d'habitude, la version imprimable de cette page contient de nombreuses explications complémentaires sur l'export de données à partir de Winisis.

.Migration vers PMB – Exporter des données à partir de Winisis (pdf)

 

Il y a aussi un zip avec les exemples qui servent de fil conducteur dans ce tutoriel

pmb-exporter-donnees-winisis (zip)

 

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