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Listes – Vérification des données – Commentaires

 

Remarque préliminaire
La liste ci-dessous ne reflète qu’une partie des requêtes qui permettent une vérification des données. J’ai aussi élaboré des procédures pour vérifier les infos sur les lecteurs, les bulletins, les exemplaires, etc.
Je n’ai pas mis ici la liste complète, car j’ai préféré garder une cohérence par « entité », j’ai par exemple regroupé toutes les procédures qui concernent les lecteurs, y compris celles de vérification, idem pour les périodiques, les monographies, les statistiques …
C’est pourquoi j’ai créé un mot-clé « données à vérifier ». Il vous suffit de suivre ce « tag », et vous verrez que ce type de procédure est présent un peu partout, aussi bien dans les états personnalisables de l’onglet Administration que dans les onglets Circulation et Catalogue (dans les requêtes de sélection pour constituer des paniers de lecteurs, de notices, d’exemplaires ou de bulletins).
En outre, plusieurs pages de ce site sont spécifiquement consacrées à ce sujet : pourquoi et comment vérifier les données.
Vérification des données des lecteurs et des exemplaires

 

Explications

Nul n’est à l’abri d’erreurs au moment du catalogage, surtout si on est censé faire plusieurs choses en même temps : cataloguer, prêter ou récupérer des livres, répondre aux demandes des lecteurs et surveiller un groupe d’élèves turbulents !
Ces quelques procédures vous permettront en tout cas de repérer assez facilement quelques erreurs courantes : auteurs, éditeurs … en doublons, erreur de section, de support ou de statut.

 

  1. auteurs – erreur – nom et prénom dans le même champ
  2. auteurs – correction – scission du nom et du prénom en 2 champs distincts
  3. Suite à un import de notices bibliographiques, il arrive parfois que le nom et le prénom de l’auteur soient regroupés dans le même champ, avec comme séparateur entre les deux une virgule suivie d’un espace. Ce qui ne correspond pas aux normes catalographiques.
    La première requête vous montre si ce problème existe dans votre base : elle affiche les noms de tous les auteurs dont le champ « nom de l’auteur » semble aussi contenir le prénom, et elle affiche aussi la correction proposée.
    La deuxième procédure est une requête de mise à jour, à exécuter en mode administration : elle scinde le nom et le prénom en deux champs distincts, sur base de la présence du séparateur « officiel » entre le nom et le prénom, c’est-à-dire une virgule suivie d’un espace. Attention ! Comme toutes les requêtes de mise à jour, son effet est irréversible !

  4. liste d’auteurs en doublons
  5. liste de collections en doublons
  6. liste d’éditeurs en doublons
  7. liste d’ISBN en doublons
  8. Pas de commentaire particulier, les titres sont assez explicites.

  9. liste de bulletins – section erronée ?
  10. lliste de monographies – section erronée ?
  11. Les requêtes fonctionnent de la manière suivante : on signale par exemple qu’on veut vérifier les exemplaires dont la cote de rangement est comprise entre 700 et 799, et on précise que la section doit théoriquement être « Arts – Loisirs ». Vous verrez alors la liste de tous les exemplaires entre 700 et 799 qui ne sont pas dans la section « Arts – Loisirs ».

  12. liste de bulletins – support erroné ?
  13. liste de monographies – support erroné ?
  14. Mode de fonctionnement : on veut vérifier les exemplaires dont la cote de rangement est comprise entre 050 et 060, et on précise que le support doit normalement être « périodique ».
    Vous aurez donc la liste de tous les exemplaires entre 050 et 060 qui ont un support différent.
    Cette procédure ressemble à la précédente, mais elle a probablement une portée plus réduite que celle des sections; en fait, tout dépend de votre indexation décimale.
    Si vous savez que dans telle « zone » de la Dewey, il ne peut y avoir que des périodiques ou que des CD audio ou que des DVD, la requête vous servira. Sinon, il vaut mieux ne pas l’employer.

  15. liste de bulletins – statut erroné ?
  16. liste de monographies – statut erroné ?
  17. Comme pour les 2 requêtes précédentes, on précise quelle zone de la Dewey on veut vérifier, mais ensuite, on signale que le statut ne peut absolument pas être … (à vous de choisir le statut à exclure).
    Exemple : si tous les périodiques sont dans la zone 050-060, le statut « document en bon état » est une anomalie, car les revues doivent en général être consultées sur place.
    Toutefois, on ne peut pas vérifier le statut comme on vérifie la section ou le support. En effet, le statut d’un exemplaire est fixé au départ (consultation sur place, document en bon état), mais il peut évoluer individuellement au fil du temps (détérioré ou perdu).
    Pour reprendre l’exemple ci-dessus, je ne peux pas dire que tous les exemplaires entre 050 et 060 doivent avoir le statut « consultation sur place », certains peuvent être détériorés, perdus ou tout simplement en cours d’import, alors que je peux affirmer que tous les exemplaires entre 050 et 060 sont dans la section « périodiques » et ont comme support « périodique ».
    C’est pourquoi le mode de fonctionnement de cette procédure est différent : au lieu de préciser la valeur (section ou type de support) que les exemplaires de cette zone doivent avoir, vous signalez la valeur (statut) qu’ils ne peuvent absolument pas avoir.
    Vous aurez donc la liste de tous les exemplaires entre 050 et 060 qui ont le statut « document en bon état ».

  18. nombre d’exemplaires avec sous-totaux
  19. Cette requête est fort pratique, car elle vous donne une vue d’ensemble avec des sous-totaux par localisation, section, support et statut.
    Vous pourrez ainsi plus facilement repérer les problèmes éventuels.
    Voici des exemples concrets d’anomalies liées probablement à une erreur de catalogage :

    • Dans la littérature en français, tous les exemplaires sont empruntables ( « en bon état » ), sauf deux qui ont le statut « consultation sur place ». En outre, deux exemplaires ont « périodique » comme type de support. A vérifier donc.
    • Dans les périodiques en français, deux bulletins sont considérés comme des livres, et huit comme des documents empruntables puisque « en bon état ». Est-ce normal ?

    Sous-totaux par localisation, section, support et statut

  20. vérification – liste d’exemplaires dont la localisation, le propriétaire, la section, le code statistique, le statut ou le type de support ne sont pas définis
  21. Cette requête vérifie si tous les paramètres ont bien été définis pour tous les exemplaires.
    Voici un exemple de résultat obtenu. Vous pouvez constater que certains numéros d’id ne correspondent à rien, puisque le libellé du paramètre manque dans l’une ou l’autre cellule. Certains exemplaires sont donc problématiques.

    Vous pouvez ensuite employer des requêtes de sélection, afin de repérer quels sont les exemplaires problématiques.
    Plus d’infos à ce sujet
    Vérification des données essentielles des exemplaires

 

Version imprimable
Administration – Listes – Vérification des données (pdf)
Voir aussi
Vérification des données des lecteurs et des exemplaires

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