Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

Prêt secouru ou retour secouru

Le système du prêt secouru ou du retour secouru : une roue de secours !

 

Si la base PMB est temporairement inaccessible (problème de serveur, par exemple), on peut quand même saisir des prêts et des retours de documents dans un fichier texte, et les importer ensuite dans PMB. Ce système peut aussi rendre service dans le cas d'une migration ou d'une fusion, pour transférer les prêts en cours d'une base à l'autre.

 

Au départ, il faut créer un fichier texte qui contient les informations suivantes :

Pour le prêt secouru

  • les numéros des lecteurs et les numéros de codes-barres des exemplaires

Pour le retour secouru

  • les numéros de codes-barres des exemplaires

 

Structure d'un fichier de prêt secouru

PRET SECOURU
N° lecteur (code-barres)
N° exemplaire (code-barres)
PRET SECOURU
N° lecteur (code-barres)
N° exemplaire (code-barres)
N° exemplaire
N° exemplaire

donc à chaque fois,
les mots PRET SECOURU en majuscules
le code-barres du lecteur
la série de codes-barres des exemplaires empruntés (un par ligne)
et on recommence pour le lecteur suivant …

 

Structure d'un fichier de retour secouru

RETOUR SECOURU
N° exemplaire (code-barres)
RETOUR SECOURU
N° exemplaire (code-barres)
N° exemplaire
N° exemplaire

donc à chaque fois,
les mots RETOUR SECOURU en majuscules
la série de codes-barres des exemplaires restitués (un par ligne)
et on recommence pour le lecteur suivant …

 

Il n'est pas indispensable de créer deux fichiers distincts, un pour le prêt et un pour le retour, on peut avoir un fichier "mixte" qui contiendra toutes les données.

 

Structure d'un fichier mixte de prêt ou de retour secourus

PRET SECOURU
N° lecteur (code-barres)
N° exemplaire (code-barres)
N° exemplaire

RETOUR SECOURU
N° exemplaire (code-barres)
N° exemplaire

les mots PRET SECOURU en majuscules
le code-barres du lecteur
la série de codes-barres des exemplaires empruntés (un par ligne)
 

OU

les mots RETOUR SECOURU en majuscules
la série de codes-barres des exemplaires restitués (un par ligne)

 

Comment importer ces fichiers dans PMB ?

  • Dans PMB, se mettre dans l'onglet Circulation
  • Dans la barre d'adresse du navigateur, compléter au clavier l'adresse …/circ.php?categ= pour qu'elle devienne    ../circ.php?categ=retour_secouru
  • C'est le même script php qui gère le prêt et le retour secourus, donc ne pas s'inquiéter en voyant seulement les mots "retour secouru" et pas l'expression  'prêt secouru"
  • "Parcourir" afin de trouver dans le disque dur le fichier texte (extension txt).
  • Cliquer sur "Envoyer le fichier", et les prêts et retours seront enregistrés à la date d'aujourd'hui.

 

Précautions à prendre

Si la base PMB n'est temporairement pas accessible, il vaut peut-être mieux ne pas prêter (en prêt secouru) des exemplaires qu'un autre lecteur vient de rendre (en retour secouru).

De toute façon, PMB va refuser le prêt d'un document déjà en circulation, ou refuser le retour d'un exemplaire qui n'est pas encore sorti, mais c'est peut-être vous qui risquez de vous emmêler les pinceaux !

L'essentiel, c'est de respecter la chronologie des faits, et de ne pas prêter un livre qui n'est pas encore revenu aux yeux de PMB ou de rendre un livre qui est encore censé être en rayon !

Si les divers actes (prêts et retours) sont enregistrés dans un fichier  "mixte" dans l'ordre où ils se sont déroulés, il n'y a normalement pas de problème. Si vous créez deux fichiers distincts, vous risquez davantage de bousculer la chronologie des événements.

 

Attention à ce genre de message d’erreur !

Si PMB vous signale qu’il s’attendait à un numéro de lecteur, et qu’il ne trouve que des numéros d’exemplaires, et si PMB vous demande s’il faut continuer malgré tout : refusez !!

En effet, c’est que ce numéro de lecteur n’existe pas aux yeux de PMB, il n’est pas valide.

 

Exemple concret : le fichier d'import (prêt secouru) contient les prêts de 6 lecteurs.

Si PMB « reconnaît » les lecteurs 1, 2, 3 et 6, et que vous avez deux fois un message d’erreur, c’est que les n° 4 et 5 sont inconnus à ses yeux.

Résultat : si vous importez les prêts malgré tout, le lecteur n° 3 aura emprunté sans le savoir et sans le vouloir les livres destinés aux lecteurs 4 et 5 !! Une belle pagaille en perspective !

 

Dans ce cas, il faut analyser à nouveau le fichier et identifier les « lecteurs fantômes ».  

L’inconvénient, c’est que vous ne savez pas de qui il s’agit. Le message d’erreur arrive à un moment indéterminé du processus, vous ne savez pas où PMB en est dans la liste des données à traiter.

 

Un conseil fondamental : une sauvegarde avant d’importer les prêts ou les retours secourus !

On ne sait jamais !

 

 

Pourquoi créer une version temporaire de ce fichier ?

Si la base PMB est momentanément inaccessible, je vous conseille de créer un fichier temporaire nettement plus complet que celui qui servira à l'import, surtout si beaucoup de lecteurs se présentent en même temps.

En effet, le fichier d'import ne contient que des numéros, mais sont-ils vraiment fiables ?

Si vous vous trompez et que vous recopiez mal un numéro, vous allez créer des données erronées dans votre base. On risque de croire que tel livre est sorti, alors que c'est un autre qui a été prêté, ou quel tel lecteur a emprunté des documents, alors qu'il n'est même pas venu ce jour-là !

Si un doute surgit, s'il y a une contestation, comment vérifier quoi que ce soit si vous ne disposez que d'une liste de numéros ?

 

Données à prévoir dans le fichier temporaire

Pour compléter les numéros de codes-barres des exemplaires

Obtenir les numéros de codes-barres des exemplaires ne pose pas de problème, ils figurent sur l'étiquette de code-barres ou sont écrits à la main dans le livre..

Je conseille quand même de noter non seulement le numéro du document, mais aussi le titre de l'ouvrage emprunté et éventuellement l'auteur.

On peut facilement se tromper en recopiant un numéro, donc noter des infos supplémentaires me semble indispensable en cas de saisie manuelle. Si vous avez une douchette, le risque statistique d'erreur est nul ou à peu près, ce mode de lecture des codes-barres est tout à fait fiable, surtout si ce sont des codes-barres avec une clé de contrôle.

 

Pour compléter les numéros des lecteurs

Même genre de remarque que pour les exemplaires, je conseille de noter non seulement le numéro du lecteur, mais aussi d'autres informations qui permettent de l'identifier : nom, prénom, adresse (en bref),  classe (s'il s'agit d'un élève).

Prendre simplement note du nom et du prénom risque parfois d'être insuffisant, vous pouvez avoir des emprunteurs homonymes dans la base.

Que faire si vous ne disposez pas des numéros des lecteurs ?

Ce n'est pas un cas "théorique", c'est une réalité de terrain. Si la base PMB est inaccessible et que vos lecteurs n'ont pas de carte de lecteur (ou qu'ils l'ont oubliée chez eux), vous ne pourrez pas deviner leur numéro identifiant !

Dans ce cas, soyez aussi complet que possible : le nom, le prénom, l'adresse (en bref), la classe (dans le contexte scolaire) me semblent être le minimum indispensable.

 

Il ne vous reste plus qu'à transformer ce fichier temporaire en un véritable fichier d'import, qui contiendra seulement les mots "PRET SECOURU" ou "RETOUR SECOURU", et les numéros de codes-barres des lecteurs et des exemplaires et à l'importer dans PMB.

 

Ce processus sert également lors d'une migration ou d'une fusion de deux bases.

Puisqu'on peut importer des prêts à partir d'un simple fichier texte, on peut aussi employer ce système pour transférer des prêts en cours d'une base vers une autre, qu'il s'agisse d'une simple  migration ou d'une fusion entre deux bases.

Il faut bien sûr que les numéros identifiants des lecteurs et des exemplaires correspondent dans les deux bases, et que l'import des lecteurs et des exemplaires ait précédé celui des prêts.

Les dates de prêt et de retour prévu ne correspondront plus aux dates initiales, c’est vrai, mais vous aurez quand même transféré les prêts. C’est mieux que de devoir tout saisir à nouveau …

 

Version imprimable

Prêt secouru ou retour secouru

 

, ,

Comments are currently closed.