Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

Gestion de la base

Gérer une base de données, une tâche complexe

 

La gestion de la base ne se résume pas à une simple supervision du catalogage ou des autorités.

L'administrateur de la base doit accomplir diverses tâches : paramétrer la base, l'adapter aux besoins spécifiques, gérer les droits des utilisateurs, vérifier l'exactitude et la cohérence des données, configurer le prêt, etc..

 

Quelques pistes pour vous aider

 

Configurer les paramètres d'une base PMB

Le but de ce tutoriel est de vous donner une vue d’ensemble sur le paramétrage de PMB, ainsi que quelques balises pour vous orienter.

Ces balises se présenteront de 2 manières :

  • un résumé des aspects les plus importants, ex. les paramètres liés aux notices, exemplaires et lecteurs
  • des liens soit vers le guide en ligne de PMB, soit vers des pages de mon site. En effet, j’ai déjà traité en détail plusieurs thèmes liés au paramétrage du logiciel.

 

Vérifiacation des données essentielles des lecteurs et des exemplaires

L'erreur est humaine, nous pouvons tous nous tromper ou oublier un élément lorsque nous cataloguons un ouvrage ou lorsque nous éditons le fichier des lecteurs. Le problème, c'est que certaines erreurs ou incohérences ou certains oublis ont plus d'impact que d'autres et risquent de provoquer des dysfonctionnements plus ou moins sérieux.

 

Astuce des fichiers de substitution

Un certain nombre d'éléments présents dans PMB sont paramétrables : vous pouvez par exemple modifier les messages affichés à l'écran (en mode gestion ou dans l'OPAC), modifier ou ajouter des fonctions d'auteur, changer le format d'affichage des dates, etc.

Les valeurs paramétrables de cette manière ne figurent pas dans les tables de la base, mais dans des fichiers xml. L'astuce consiste donc à ajouter un fichier de substitution; ce deuxième fichier contient les ajouts ou modifications par rapport à un PMB "standard".

En guise d’illustration, je montre comment on peut, grâce aux fichiers _subst, ajouter une fonction d’auteur ou en modifier le libellé.

Toutefois, pour bien comprendre comment cela fonctionne, je vous suggère de lire d'abord un document consacré à la différence entre type de notice et type de support.

 

Configurer les droits des utilisateurs dans PMB

Les utilisateurs (ou bibliothécaires) ne remplissent pas tous les mêmes tâches (accueil des lecteurs, prêt et retour de documents, catalogage, administration …), ils ne sont pas tous égaux dans la hiérarchie et ils n’ont pas tous les mêmes compétences.

En caricaturant un peu les choses, on pourrait dire qu’il y a d’une part l’administrateur en chef (Super User) qui détient tous les pouvoirs, et d’autre part « les autres », à qui il accorde certains droits.

Ce document explique aux (futurs) administrateurs comment accorder (ou refuser) des droits aux autres utilisateurs : des droits sur les onglets, les modules, les requêtes SQL, les paniers et les étagères; le thème des préférences de l'utilisateur est également abordé..

 

Configurer les quotas de prêt

Dans sa configuration de base, PMB permet certes de gérer les modalités de prêt, mais de manière assez simple, les conditions sont les mêmes pour tous les lecteurs et tous les types de documents. Or, on aimerait pouvoir différencier cela : autoriser le prêt de certains ouvrages seulement à une catégorie de lecteurs, donc l’interdire aux autres, réduire la durée de prêt pour tel type ou tel type de document, etc. C’est tout à fait possible si vous activez les quotas de prêt et si vous les paramétrez correctement.

Ce document explique comment gérer les quotas de prêt prédéfinis dans PMB, qui sont basés sur le support des exemplaires. En outre, grâce à l’astuce des fichiers de substitution, il est possible de créer d’autres quotas, dont le critère de départ est la section, le statut ou le code statistique. Le dernier thème abordé est celui des quotas temporaires.