Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

Panier de lecteurs – Sélection – Commentaires

 

Critères de sélection – Explications

 

  1. au moins un emprunt depuis … jusqu’à aujourd’hui
  2. au moins un emprunt depuis l’inscription
  3. aucun emprunt depuis … jusqu’à aujourd’hui
  4. aucun emprunt depuis l’inscription
  5. aucun emprunt depuis l’inscription, qui est pourtant antérieure à …
  6. Ces requêtes permettent de repérer les lecteurs qui n’ont plus donné signe de vie depuis longtemps : soit depuis leur inscription, soit depuis une date que vous déterminez (en fonction du règlement de votre bibliothèque).

  7. prêts en cours
  8. prêts en cours – par localisation
  9. prêts en retard
  10. prêts en retard – par localisation
  11. le nombre de jours de retard est >= …
  12. Ce critère (nombre de jours de retard plus élevé que …) permet d’adopter éventuellement un style plus « énergique » dans certains e-mails ou lettres de rappel !

  13. prêts en cours – prêts liés à un (des) panier(s) d’exemplaires
  14. prêts en retard – prêts liés à un (des) panier(s) d’exemplaires
    Pourquoi créer des paniers de lecteurs à partir de paniers d’exemplaires ?
    Ces deux requêtes peuvent vous servir si vous voulez – ou si vous devez – récupérer une série de livres le plus vite possible, le but est donc de repérer en un instant tous les lecteurs concernés.
    Vous créez un panier d’exemplaires, et vous y mettez les documents dont le retour doit être « stimulé » (prêts en cours) ou « accéléré » (prêts en retard), par exemple parce qu’ils doivent retourner à la Bibliothèque Départementale de Prêts à la fin du mois ou parce qu’un professeur voudrait en disposer pour organiser des travaux de recherche avec ses élèves.
    La requête vérifie si ces ouvrages sont en prêt actuellement ou non. Si c’est le cas, le nom du lecteur est ajouté automatiquement au panier.
    Vous obtenez ainsi la liste de tous ceux qui devraient rendre ces livres dès que possible, et vous savez donc à qui il faut envoyer un courrier ou un e-mail de rappel.
    N.B. La manœuvre en sens inverse est possible : on peut créer des paniers d’exemplaires à partir d’un panier de lecteurs ou d’un groupe de lecteurs. Dans ce cas, le panier d’exemplaires contiendra la liste de tous les ouvrages actuellement en prêt chez ces lecteurs.
    Voir Catalogue – Paniers d’exemplaires – Sélection.
    Sans transiter par un panier de lecteurs, vous pouvez aussi obtenir à partir d’un panier d’exemplaires la liste des prêts en cours ou en retard, avec les noms et coordonnées des emprunteurs, les dates, etc
    Voir Administration – Liste de prêts

  15. inscription située entre 2 dates
  16. la date de fin d’adhésion est ou sera bientôt dépassée
  17. par catégorie (exemples : élèves, professeurs, enfants, adultes)
  18. par code-barres (la liste des numéros est dans un fichier externe)
  19. Il s’agit d’un simple fichier texte qui contient les numéros des lecteurs (un numéro par ligne).

  20. par code statistique (exemples : école, commune, ville, pays …)
  21. par groupe(s)
  22. par groupe(s) et par localisation
  23. Pour créer un panier de lecteurs à partir d’un ou de plusieurs groupes.
    Il est aussi possible de faire l’inverse : créer un groupe de lecteurs à partir d’un panier (voir Panier de lecteurs : requêtes d’action).

  24. par localisation
  25. par message (le message contient un ou plusieurs mots significatifs)
  26. par statut (exemples : actif, interdit)
  27. Ces requêtes permettent par exemple de « cibler » les lecteurs à qui on va envoyer un courrier ou un courriel.

  28. par ville – le nom de la ville ressemble à … (variantes orthographiques)
  29. Si vous avez dans votre base le même nom de ville mais avec des variantes orthographiques, cette requête vous permet de regrouper dans un panier tous les lecteurs qui y habitent.
    Vous essayez de trouver un dénominateur commun à toutes ces variantes orthographiques; il y a probablement un point commun à dégager. Et de toute façon, rien ne vous empêche de lancer la requête de sélection plusieurs fois, afin de remplir le même panier avec les variantes possibles.
    La requête convertit automatiquement les noms de ville en minuscules (celles de la base et celles que vous saisissez au clavier), et il y a une troncature possible en début et en fin de nom.
    Ex. : Addis-Abéba, Adis-Abéba, Adis-Abeba et Addis-Abeb (en supposant qu’on ait oublié le « a » final) donc 4 variantes : avec 1 ou 2 « d », avec « é » ou « e »
    Si vous saisissez « dis-Abéb » comme point commun, et ensuite « dis-Abeb », les 4 variantes orthographiques ci-dessus seront prises en compte.
    Pour corriger et uniformiser l’orthographe de certains noms de villes, voir Panier de lecteurs – requêtes d’action.

  30. vérification – l’âge est >= … et <= ...
  31. On doit de temps en temps « vieillir » certains lecteurs, les changer de catégorie. Cette requête permet par exemple de regrouper dans un panier « les jeunes qui vont devenir des adultes », il suffira ensuite de les mettre dans une autre catégorie grâce à une procédure d’action (voir Panier de lecteurs – requêtes d’action).

  32. vérification – l’année de naissance est >= … et <= ...
  33. Le même principe que pour la requête précédente, mais en se basant sur un intervalle entre deux années de naissance.
    N.B. Pour chercher les lecteurs nés en …, introduisez deux fois la même valeur (année de naissance).

  34. vérification – l’âge ne correspond pas à la catégorie
  35. Mode de fonctionnement : vous introduisez une tranche d’âge, par exemple de 12 à 18 ans, et vous précisez que tous les lecteurs dans cette tranche d’âge sont normalement dans la catégorie …
    Vous retrouverez dans le panier tous les lecteurs entre 12 et 18 ans qui sont dans une catégorie autre que celle que vous aviez choisie.

  36. vérification – l’année de naissance est inconnue ou illogique
  37. Dans PMB, une année de naissance indéterminée se marque par la valeur zéro.
    Si je parle d’année de naissance « illogique », c’est pour faire référence à certaines erreurs lors de la saisie (fautes de frappe) ou lors de l’import des données, des incohérences qui feraient par exemple naître le lecteur dans le futur ou dans un passé trop lointain (en 1900, voire encore plus tôt).
    N.B. Si je parle plus spécifiquement de l’année 1900, c’est qu’il peut y avoir un problème lors de l’import des lecteurs à partir d’un fichier Excel, si la date de naissance ne figure pas dans le fichier de départ.
    Lecture conseillée pour des explications complémentaires !
    Excel : fonctions utiles pour préparer l’import de lecteurs

  38. vérification – l’e-mail est inconnu
  39. vérification – le sexe est indéterminé
  40. Si on ne dispose pas de renseignements tels que l’année de naissance ou le sexe pour un certain nombre de lecteurs, cela peut fausser les statistiques. Et si on n’a pas l’e-mail, c’est parfois gênant, surtout pour les rappels.
    En guise d’aide-mémoire, ajoutez un message aux fiches des lecteurs concernés. Ainsi, la prochaine fois que ces lecteurs viendront, un message rappellera au bibliothécaire de service ce jour-là qu’il faut leur demander des informations complémentaires (voir Panier de lecteurs – requêtes d’action).

  41. vérification essentielle – la catégorie n’est pas définie
  42. vérification essentielle – le code statistique n’est pas défini
  43. vérification essentielle – la localisation n’est pas définie
  44. vérification essentielle – le statut n’est pas défini
  45. Si un de ces éléments (catégorie, code statistique …) n’est pas défini, cela signifie qu’il manque une donnée cruciale, et que cela peut perturber le fonctionnement de PMB, par exemple rendre certains lecteurs (partiellement) invisibles dans l’un ou l’autre écran.
    Pour des explications complémentaires à ce sujet
    Vérification des données essentielles – Introduction
    Vérification des données essentielles des lecteurs

  46. vérification – lecteurs non-membres d’un groupe – anormal vu leur catégorie (ex. élèves)
  47. vérification – lecteurs non-membres d’un groupe – peu importe la catégorie
  48. vérification – lecteurs non-membres d’un groupe – et qui en plus ont des prêts en cours
  49. Dans le cas d’une école, tous les élèves font normalement partie d’un groupe, puisque les groupes correspondent aux classes. Le bibliothécaire emploie donc plutôt les options « prêts ou retards par groupe » plutôt que « prêts ou retards individuels ».
    On peut d’ailleurs aussi créer des groupes de professeurs ou d’autres membres du personnel.
    Il est donc indispensable de pouvoir repérer les lecteurs « isolés ». En effet, si ceux-ci ont emprunté des documents, le prêt est bien sûr enregistré, et figure dans l’écran « prêts en cours », mais il n’apparaîtra pas dans les listes des « prêts ou retards par groupe ». C’est logique, puisqu’ils ne font partie d’aucun groupe.
    Leurs emprunts (et retards éventuels !) risquent donc de passer inaperçus pendant un certain temps. D’où la nécessité de pouvoir vérifier de temps en temps si aucun lecteur n’est « passé par les mailles du filet ».

 

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Circulation – Panier de lecteurs – Sélection et action – Commentaires
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