Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

Listes de prets archivés – Historique – Commentaires

 

Historique des prêts et fréquence des emprunts

Les prêts archivés ne sont pas uniquement des prêts clôturés (et donc plus anciens). Un prêt encore en cours actuellement (ou en retard) est lui aussi enregistré dans la table des archives.

Ces requêtes permettent non seulement de reconstituer l’historique des emprunts, mais aussi de préparer le désherbage de manière ciblée, en analysant les fréquences de prêt.

 

Liste des requêtes disponibles

 

  1. historique des emprunts d’un lecteur (nom du lecteur à choisir dans une liste) – il implique l’archivage des prêts
  2. historique des emprunts actuels d’un lecteur (numéro de lecteur à saisir au clavier) – il implique l’archivage des prêts
  3. historique des emprunts d’un panier de lecteurs – il implique l’archivage des prêts
  4. historique des prêts d’un exemplaire – il implique l’archivage des prêts
  5. historique des prêts d’un panier d’exemplaires – il implique l’archivage des prêts
  6. liste des prêts – depuis le début jusqu’à présent– par localisation(s) – même si l’emprunteur est inconnu
  7. liste des prêts – depuis le début jusqu’à présent – par panier(s) d’exemplaires – même si l’emprunteur est inconnu
  8. liste des prêts – depuis le début jusqu’à présent – tous les exemplaires – même si l’emprunteur est inconnu
  9. liste des prêts – début de prêt à situer entre 2 dates – par localisation(s) – même si l’emprunteur est inconnu
  10. liste des prêts – début de prêt à situer entre 2 dates – par panier(s) d’exemplaires – même si l’emprunteur est inconnu
  11. liste des prêts – début de prêt à situer entre 2 dates – tous les exemplaires – même si l’emprunteur est inconnu
  12. monographies – aucun emprunt depuis le début – par panier d’exemplaires
  13. monographies – aucun emprunt par période – entre 2 dates – par panier d’exemplaires
  14. monographies – nombre d’emprunts depuis le début – total par exemplaire – par panier d’exemplaires
  15. monographies – nombre d’emprunts par période – total par exemplaire – entre 2 dates – par panier d’exemplaires
  16. monographies – nombre d’emprunts depuis le début – total par notice – par panier d’exemplaires
  17. monographies – nombre d’emprunts par période – total par notice – entre 2 dates – par panier d’exemplaires
  18. périodiques – aucun emprunt depuis le début – par panier d’exemplaires
  19. périodiques – aucun emprunt par période – entre 2 dates – par panier d’exemplaires
  20. périodiques – nombre d’emprunts depuis le début – total par exemplaire – par panier d’exemplaires
  21. périodiques – nombre d’emprunts par période – total par exemplaire – entre 2 dates – par panier d’exemplaires
  22. périodiques – nombre d’emprunts depuis le début – total par titre de périodique – par panier d’exemplaires
  23. périodiques – nombre d’emprunts par période – total par titre de périodique – entre 2 dates – par panier d’exemplaires
  24. résultats globaux – monographies – liste d’exemplaires – au moins x emprunts – depuis le début
  25. résultats globaux – monographies – liste d’exemplaires – au moins x emprunts – début de prêt à situer entre 2 dates
  26. résultats globaux – périodiques – liste de bulletins – au moins x emprunts – depuis le début
  27. résultats globaux – périodiques – liste de bulletins – au moins x emprunts – début de prêt à situer entre 2 dates
  28. résultats globaux – périodiques – liste de titres de revues – au moins x emprunts – depuis le début
  29. résultats globaux – périodiques – liste de titres de revues – au moins x emprunts – début de prêt à situer entre 2 dates
  30. résultats pour un exemplaire (monographie ou périodique) – liste des prêts – depuis le début jusqu’à présent
  31. résultats pour un exemplaire (monographie ou périodique) – liste des prêts – début de prêt à situer entre 2 dates
  32. résultats pour un exemplaire (monographie ou périodique) – nombre d’emprunts depuis le début
  33. résultats pour un exemplaire (monographie ou périodique) – nombre d’emprunts – début de prêt à situer entre 2 dates

 

Dans sa configuration par défaut, PMB ne mémorise pas de lien entre un exemplaire et l’identité des emprunteurs, par respect de la vie privée.

PMB ne mémorise que des données assez neutres sur les lecteurs (catégorie du lecteur, code statistique, statut, ville …), mais PMB n’enregistre pas de données qui permettraient d’identifier le lecteur à coup sûr et de le relier aux ouvrages empruntés précédemment.

Heureusement, PMB n’est pas Big Brother 😉

 

Toutefois, on peut activer l’archivage des prêts, ce qui permet de reconstituer de manière plus ou moins détaillée l’historique des emprunts d’un lecteur ou des prêts d’un exemplaire.

De manière plus ou moins détaillée … du moins si les lecteurs et/ou les exemplaires concernés existent encore dans la base !

 

Pour activer cette option, il faut modifier le paramètre archivage_prets

Administration > Outils > Paramètres > Emprunteurs (c’est le 1er paramètre de la liste).

Par défaut, ce paramètre a la valeur 0, donnez-lui la valeur 1. N’oubliez pas qu’en France, vous devez en outre faire une déclaration préalable auprès de la CNIL

 

L’activation de ce paramètre n’a aucun effet rétroactif : si le numéro d’id d’un lecteur n’a pas été enregistré en temps utile dans la table des archives, l’info est définitivement perdue.

Si vous activez ce paramètre le 1er mars (par exemple), vous ne disposerez de ces infos (lien entre numéro du lecteur et codes-barres des exemplaires empruntés) qu’à partir de cette date, cela ne vous donnera jamais accès aux données antérieures, puisqu’elles n’ont pas été sauvegardées en temps utile.

Il n’y a aucun effet visible de prime abord.

Rien ne semble avoir changé dans l’interface de PMB, aucun menu supplémentaire ne s’affiche. La seule manière d’accéder à ces nouvelles informations, c’est d’employer des requêtes SQL.

 

Ces requêtes ne servent pas uniquement à faire des fouilles archéologiques dans la table des archives 😉

Certaines permettent aussi de préparer le désherbage : comment sélectionner de manière judicieuse les exemplaires que l’on va supprimer de la base.

 

On peut se baser sur différents critères, comme la pertinence du contenu, l’intérêt de telle ou telle œuvre littéraire, la pérennité ou le caractère obsolète de certaines infos.

Un autre critère intervient aussi : la fréquence des emprunts. Ces requêtes permettent de l’analyser de manière assez ciblée.

 

Vu que je ne peux pas deviner quelle partie de votre fonds vous envisagez de désherber, et que chacun d’entre vous aura probablement une vision différente du processus et des critères, je n’ai pas prévu de requête pour sélectionner les exemplaires dont la fréquence d’emprunt doit être vérifiée.

J’ai préféré baser la plupart de mes procédures sur des paniers d’exemplaires (monographies et/ou bulletins de périodiques), car je voulais qu’elles soient vraiment polyvalentes.

A vous de constituer les paniers comme vous le voulez, vous gardez ainsi un maximum d’autonomie.

 

Les requêtes intitulées « historique » ne mentionnent pas tous les prêts, car on n’y reprend que les cas où l’exemplaire et le lecteur sont connus (leurs numéros d’id existent encore dans la base).

La liste des emprunts risque donc d’être fort courte, voire inexistante si on n’a jamais activé l’archivage des prêts.

 

Les requêtes intitulées « liste des prêts » donnent une liste plus longue que les historiques, car on signale tous les prêts des exemplaires identifiables, même si on ignore le nom de l’emprunteur.  Ce n’est toutefois pas la liste complète des prêts antérieurs : les exemplaires qui ont été entretemps  supprimés de la base n’y figurent forcément pas !

Notez que les requêtes (1e ou 2e série) citent non seulement les prêts clôturés, mais aussi les prêts encore en cours, car ce sont aussi des prêts qui figurent dans la table des archives. Le cas échéant, on mentionne d’ailleurs le retard éventuel (depuis telle date) ou la date de retour qui a été prévue au départ.

 

Cette 2e série de procédures pourrait servir entre autres à préparer un désherbage, à déterminer quels exemplaires pourraient éventuellement être supprimés de la base car ils n’ont (presque) plus été empruntés depuis un certain temps.

Mais si votre base existe depuis longtemps, si elle comprend beaucoup d’exemplaires et que vous avez déjà enregistré de nombreux prêts, ces listes seront trop longues, il faut cibler davantage.

 

Je vous suggère donc de regrouper dans un panier d’exemplaires les documents que vous voulez examiner.  Prenez le temps de bien constituer votre panier.

Vous pouvez vous baser par exemple sur la localisation, la section, le code statistique … Veillez aussi à exclure de l’analyse les exemplaires en consultation sur place, il est normal qu’ils n’aient jamais (ou quasi jamais) été empruntés !

N.B. Vous pouvez employer des paniers d’exemplaires distincts ou « mixtes » (monographies et/ou bulletins), peu importe.

 

La 3e série de requêtes (par panier d’exemplaires) donne une liste éventuellement partielle des éléments qui figurent dans le panier : soit les monographies, soit les bulletins.

Elles fonctionnent aussi si le panier contient des monographies et des bulletins, mais vu qu’on entre ici dans le vif du sujet (analyser de manière plus pointue les fréquences de prêt afin de préparer le désherbage), j’ai préféré présenter séparément les résultats.

 

Vous pouvez vérifier le nombre d’emprunts ou l’absence d’emprunts

  • depuis le début de l’existence de votre base
  • entre 2 dates : vous situez le début de l’emprunt entre 2 dates (on ne peut pas préjuger de la date de retour !)

Le nombre d'emprunts peut être calculé

  • par exemplaire
  • par notice (monographie ou titre de périodique). Dans ce cas, il s'agit d'un total cumulé.

 

N.B. « Entre 2 dates » signifie aussi « depuis telle date jusqu’à aujourd’hui » !!

En effet, vous devez situer le début de prêt entre 2 dates, mais la date par défaut du petit calendrier intégré est celle d’aujourd’hui, donc il vous suffit de choisir la 1e date (depuis …).

Pourquoi devriez-vous modifier la 2? Elle est  bonne.

Vous évitez ainsi des clics de souris inutiles et un début de tendinite …

 

Un autre groupe de requêtes vous donne des résultats globaux, votre « hit-parade » :

  • liste de monographies empruntées au moins x fois
  • liste de bulletins empruntés au moins x fois
  • liste de titres de périodiques empruntés au moins x fois

A vous de spécifier le nombre minimum d’emprunts, depuis le début ou entre 2 dates.

 

Je n’ai pas prévu de requête globale qui vous donnerait la liste de tout ce qui n’a jamais été emprunté.

Cela me semblait inutile et illogique, il y aurait beaucoup trop d’éléments, on y trouverait par exemple tous les exemplaires exclus du prêt pour diverses raisons ! (en consultation sur place, détériorés, dans la réserve, etc)

Certes, il est nécessaire de connaître la liste des documents jamais empruntés, mais j’ai prévu cela dans la 3e série de requêtes, celles qui se basent sur un panier d’exemplaires. Il me semble en effet plus logique de mettre d’abord dans un panier un ensemble d’exemplaires à désherber éventuellement, et de vérifier ensuite lesquels n’ont pas été empruntés depuis le début ou entre 2 dates.

 

La dernière série de requêtes vous permet de vérifier rapidement la situation pour un exemplaire précis, vous avez :

  • la liste des prêts depuis le début ou entre 2 dates
  • le nombre d’emprunts depuis le début ou entre 2 dates

N.B. Si ces requêtes ne renvoient aucun résultat, cela signifie bien sûr que cet exemplaire n’a pas été emprunté pendant la période concernée !

 

La version imprimable de cette page contient des explications complémentaires, et quelques "trucs et astuces" pour obtenir facilement des totaux cumulés

  • si on a plusieurs exemplaires du même document, mais liés à des notices différentes
  • pour l'ensemble de l'oeuvre d'un auteur, pour un titre de série, une collection, etc

 

Version imprimable

Administration – Prêts archivés – Historique et fréquence des emprunts (pdf)

 

, , ,

Comments are currently closed.