Vérification des données essentielles des exemplaires

18 février 2011 Anne-Marie Gestion de la base de données

 

6 éléments cruciaux : localisation, propriétaire, section, code statistique, statut, support

 

Outre un numéro de code-barres et une cote de rangement, tout exemplaire doit impérativement avoir une localisation, un propriétaire, une section, un code statistique, un statut et un support définis, et pourtant, il arrive parfois qu’il lui manque l’une ou l’autre donnée fondamentale.

 

Comment cela peut-il arriver?

• Lorsque vous créez une nouvelle base de PMB, vous pouvez l’installer de 3 manières : à vide, avec le jeu minimum de données pour démarrer rapidement ou avec des données de test.
  Si vous avez installé PMB « à vide », rien n’a été créé au départ, aucun code statistique n’existe, aucune localisation, etc. C’est donc une option que je vous déconseille vivement pour une première approche de PMB. En effet, puisque vous ne connaissez pas le logiciel, vous ne savez pas au départ quels paramètres par défaut il faut définir (forcément !)
  Le problème, c’est que si un seul de ces paramètres n’a pas été défini correctement, l’exemplaire est invisible aussi bien dans l’onglet circulation (liste des emprunts actuels d’un lecteur) que dans l’OPAC.

   

  On pense spontanément à créer une localisation, des statuts (prêt autorisé – interdit), un type de support (livre, CD, DVD …) mais on oublie souvent le code statistique … et parfois aussi le propriétaire ou la section (si on n’a qu’une seule section dans une petite bibliothèque, on pense parfois à tort qu’il n’est pas nécessaire d’en créer, or il en faut au moins une).
  Imaginons : vous créez des exemplaires alors que vous n’avez pas encore défini le code statistique; un mois plus tard, vous réalisez l’importance du code statistique, et vous en créez un ou plusieurs (exemples : adultes, jeunes, indéterminé …)
  Le problème, c’est que seuls les exemplaires créés ensuite pourront avoir un code statistique valable, les « anciens » en seront dépourvus.

 

Comment régler le problème?

 

D’abord le diagnostic !!
Administration ou Editions – Actions personnalisables – Vérification
Il y a une requête qui vérifie si tous les paramètres ont bien été définis pour tous les exemplaires.
Voici un exemple de résultat obtenu. Vous pouvez constater que certains numéros d’id ne correspondent à rien, puisque le libellé du paramètre manque dans l’une ou l’autre cellule. Certains exemplaires sont donc problématiques.

 



 

Onglet Administration – Exemplaires
Créer si nécessaire les localisations, sections, codes statistiques, propriétaires, statuts ou supports manquants et/ou corriger ceux déjà existants.
Vérifiez les paramètres : les sections et localisations sont-elles toutes visibles dans l’OPAC ? Avez-vous associé toutes les sections aux localisations où elles doivent apparaître ?

 

Préférences de l’utilisateur – Petite roue dentée
(icône en haut à droite de l’écran)
Si vous avez créé ou changé des sections, statuts, localisations, etc, pensez aussi à (re)définir vos paramètres par défaut en création d’exemplaires, cela évite des erreurs. De toute façon, vous pouvez à tout moment modifier ces paramètres d’un clic de souris.
Exemple : après avoir catalogué quelques romans (statut : document en bon état – section : romans)
changez vos paramètres par défaut avant de passer aux ouvrages d’histoire (statut : consultation sur place – section : histoire)
vous risquez moins de vous tromper ensuite.

 

Onglet Catalogue – Menu « Paniers » – Collecte
Pour remplir un ou plusieurs paniers avec les exemplaires « problématiques », choisir la requête de sélection appropriée : vérification – exemplaires dont la localisation, la section, le code statistique, le propriétaire ou le statut ou le support ne sont pas définis.
N.B. Pour la facilité, si les lacunes concernent les 6 domaines cités ci-dessus, prévoyez 6 paniers différents et donnez-leur des noms significatifs (statut manquant, code statistique manquant …). Il est donc possible qu’un exemplaire se retrouve dans plusieurs paniers.

 

Onglet Catalogue – Menu « Paniers » – Actions
Si vous pouvez attribuer le même code statistique, statut … à tous vos exemplaires, cela peut aller très vite. Choisir un des paniers, par exemple « section manquante », et appliquer la requête d’action adéquate : changer la section (autres possibilités : modifier le code statistique, la localisation, le propriétaire, le statut ou le support). Le changement est instantané.

 

Si par contre vous devez reprendre les fiches des exemplaires une par une, cela prendra plus de temps. Et entre-temps, vos exemplaires seront encore dépourvus de section valable !
Solution : créer par exemple une section appelée « section intermédiaire », « section générale », et lier à cette nouvelle section tous les exemplaires qui n’en avaient pas jusqu’à présent.
N.B. Préférez peut-être l’euphémisme de « section générale » (ou un autre nom de ce genre-là) à l’appellation « section intermédiaire », n’oubliez pas que ce nom sera affiché dans l’OPAC !

 

Cette solution provisoire offre de multiples avantages :

• désormais, tous les exemplaires ont une section, vous ne risquez plus d’avoir des exemplaires invisibles dans certains écrans (liste de prêts d’un lecteur ou OPAC)
• choisir une section adéquate pour chaque exemplaire peut prendre du temps, mais grâce à ce panier « section intermédiaire », vous savez quels sont les exemplaires concernés, et vous gardez une trace du travail déjà accompli, puisque après correction vous pouvez supprimer de ce panier les exemplaires dont la fiche a été corrigée.
• pour gagner du temps, n’oubliez pas que vous pouvez aussi pointer certains exemplaires présents dans le panier, et attribuer une section seulement à ceux qui ont été sélectionnés de cette manière.
  Pour plus d’infos à ce sujet, voir
  Le pointage, une option parfois méconnue

 

Voir aussi
Vérifier les données essentielles des lecteurs
Vérifier les données essentielles des lecteurs et des exemplaires

 

données à vérifier, exemplaires, gestion de la base

Vérification des données essentielles des lecteurs Vérification des données essentielles