Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

Panier d’exemplaires – Sélection – Commentaires

 

Critères de sélection – Explications

 

  1. codes-barres compris entre 2 valeurs
  2. codes-barres (la liste des numéros est dans un fichier externe)
  3. code statistique (exemples : jeunes, adultes, indéterminé)
  4. cote de rangement comprise entre 2 valeurs
  5. la cote de rangement commence par …
  6. localisation
  7. commentaire non bloquant (le commentaire contient un ou plusieurs mots significatifs – peu importe leur position)
  8. message (le message contient un ou plusieurs mots significatifs – peu importe leur position)
  9. propriétaire
  10. section
  11. statut (exemples : document en bon état, consultation sur place, détérioré, perdu)
  12. type de support (exemples : livre, CD audio, DVD)
  13. multicritères : localisation, section, statut, type de support
  14. exemplaires empruntés actuellement
  15. exemplaires empruntés actuellement par un (des) groupe(s) de lecteurs
  16. exemplaires empruntés actuellement par un (des) panier(s) de lecteurs
  17. exemplaires jamais empruntés, quel que soit leur statut
  18. exemplaires jamais empruntés malgré leur statut, qui autorise pourtant le prêt
  19. vérification – divergence entre la cote Dewey (de la notice) et le début de la cote de rangement (de l'exemplaire)
  20. vérification – la section ne correspond pas au début de la cote de rangement (zone comprise entre 2 valeurs)
  21. vérification – le support ne correspond pas au début de la cote de rangement (zone comprise entre 2 valeurs)
  22. vérification – le statut ne correspond pas au début de la cote de rangement (zone comprise entre 2 valeurs)
  23. vérification essentielle – le code statistique n'est pas défini
  24. vérification essentielle – la localisation n'est pas définie
  25. vérification essentielle – le propriétaire n'est pas défini
  26. vérification essentielle – la section n'est pas définie
  27. vérification essentielle – le statut n'est pas défini
  28. vérification essentielle – le type de support n'est pas défini

 

Codes-barres compris entre 2 valeurs

Cette requête permet de sélectionner facilement les derniers exemplaires catalogués, pour les envoyer dans la "file d'attente de l'imprimante" ou pour vérifier les données (statut, section …) d'une série d'exemplaires.
Il suffit de préciser : codes-barres de … à …

Codes-barres (la liste des numéros est dans un fichier externe)

Il s’agit d’un simple fichier texte qui contient les numéros des exemplaires (un numéro par ligne).

Cote de rangement comprise entre 2 valeurs

Une requête plus polyvalente que le choix d'une section : on peut prendre une classe Dewey au complet (de 500 à 599), une partie d'une classe (de 320 à 340), voire même une seule cote (de 840 à 840).

Multicritères : localisation, section, statut, type de support

Pour affiner la sélection – les 4 critères sont liés par des "ET".

Exemplaires empruntés actuellement par un (des) groupe(s) de lecteurs

Exemplaires empruntés actuellement par un (des) panier(s) de lecteurs

Pourquoi créer des paniers d’exemplaires à partir de paniers (ou de groupes) de lecteurs ?
Imaginons que quelques lecteurs ont « disparu dans la nature », sans rendre les livres empruntés. Vous n’avez pas leur nouvelle adresse, le numéro de téléphone a aussi changé; malgré les relances, il n’y a aucune réaction. Au bout d’un certain laps de temps, vous devrez hélas considérer ces livres comme perdus définitivement.
Des questions se posent alors : va-t-on racheter tous les livres ou seulement certains ? Lesquels ? De quelle marge budgétaire dispose-t-on encore ?
Si vous recevez un budget « confortable », vous pouvez passer très vite commande, mais en général il faudra prendre le temps de la réflexion, et disposer avant toute chose de la liste des livres manquants.

C’est là qu’interviennent les requêtes. Il faut donc les employer avant que vous ne simuliez le retour fictif des ouvrages, et que vous ne modifiez le statut des lecteurs et des livres. Profitez de ce moment où les exemplaires sont encore considérés par PMB comme étant « en prêt » pour remplir un panier d’exemplaires à partir d’un panier de lecteurs.
Vous créez d’abord un panier de lecteurs, qui contiendra les noms des emprunteurs indélicats. Ils ont des prêts en cours, donc la requête ajoutera dans le panier d’exemplaires les ouvrages que ces lecteurs détiennent encore. Vous obtenez ainsi très facilement la liste des livres qui ont disparu. Il ne vous reste qu’à sauvegarder cette liste et/ou à l’imprimer.
Ensuite, puisque les lecteurs sont dans un panier, et les exemplaires aussi, vous pouvez changer leur statut et même ajouter un message significatif qui rappelle ce qui s’est passé. Les requêtes d’action sur paniers (de lecteurs et/ou d’exemplaires) vont vous faciliter la tâche.

N.B. La manœuvre en sens inverse est possible : on peut créer des paniers de lecteurs à partir d’un panier qui contient les exemplaires encore en circulation. Dans ce cas, le panier de lecteurs contiendra la liste de tous les lecteurs concernés par ces prêts.
Voir Circulation – Paniers de lecteurs – Sélection

Vérification – divergence entre la cote Dewey (de la notice) et le début de la cote de rangement (de l'exemplaire)

Normalement, les 3 premiers caractères de la cote de rangement correspondent à la cote Dewey (indexation décimale). Mais ce type d'erreur (divergence entre les deux) se produit parfois, si on a modifié une des 2 cotes et oublié de changer l'autre.
Suivant le cas, la correction devra se faire soit au niveau de la notice (modifier la cote Dewey), soit au niveau de l'exemplaire (changer les trois premiers caractères de la cote de rangement).
Si l'erreur ne concerne qu'un seul exemplaire, vous pouvez corriger manuellement. Sinon, des procédures vous faciliteront le travail.
Voir Paniers de notices et d'exemplaires – requêtes d'action

Vérification – la section ne correspond pas au début de la cote de rangement (zone comprise entre 2 valeurs)

La requête fonctionne de la manière suivante : on signale par exemple qu'on veut vérifier les exemplaires dont la cote de rangement est comprise entre 700 et 799, et on précise que la section doit théoriquement être "Arts – Loisirs".
La procédure mettra dans le panier tous les exemplaires entre 700 et 799 qui ne sont pas dans la section "Arts – Loisirs".
Après vérification, s'il s'avère que les exemplaires doivent en effet tous aller dans cette section, on pourra changer cela globalement (voir Panier d'exemplaires – requêtes d'action).

Vérification – le support ne correspond pas au début de la cote de rangement (zone comprise entre 2 valeurs)

Mode de fonctionnement : on signale par exemple qu'on veut vérifier les exemplaires dont la cote de rangement est comprise entre 050 et 060, et on précise que le support doit normalement être "périodique".

Vous aurez donc dans le panier tous les exemplaires entre 050 et 060 qui ont un support différent.
Cette procédure ressemble à la précédente, mais elle a probablement une portée plus réduite que celle des sections; en fait, tout dépend de votre indexation décimale.
Si vous savez que dans telle "zone" de la Dewey, il ne peut y avoir que des périodiques ou que des CD audio ou que des DVD, la requête vous servira. Sinon, il vaut mieux ne pas l'employer.
Après vérification, un changement global est bien sûr possible (voir Paniers d'exemplaires – requêtes d'action).

Vérification – le statut ne correspond pas au début de la cote de rangement (zone comprise entre 2 valeurs)

Comme pour les 2 requêtes précédentes, on précise quelle zone de la Dewey on veut vérifier, mais ensuite, on signale que le statut ne peut absolument pas être … (à vous de choisir le statut à exclure).
Exemple : si tous les périodiques sont dans la zone 050-060, le statut "document en bon état" est une anomalie, car les revues doivent en général être consultées sur place.

Toutefois, on ne peut pas vérifier le statut comme on vérifie la section ou le support. En effet, le statut d'un exemplaire est fixé au départ (consultation sur place, document en bon état), mais il peut évoluer individuellement au fil du temps (détérioré ou perdu).
Pour reprendre l'exemple ci-dessus, je ne peux pas dire que tous les exemplaires entre 050 et 060 doivent avoir le statut "consultation sur place", certains peuvent être détériorés, perdus ou tout simplement en cours d'import, alors que je peux affirmer que tous les exemplaires entre 050 et 060 sont dans la section "périodiques" et ont comme support "périodique".

C'est pourquoi le mode de fonctionnement de cette procédure est différent : au lieu de préciser la valeur (section ou type de support) que les exemplaires de cette zone doivent avoir, vous signalez la valeur (statut) qu'ils ne peuvent absolument pas avoir.
Vous aurez donc dans le panier tous les exemplaires entre 050 et 060 qui ont le statut "document en bon état".
Après vérification, un changement global est bien sûr possible (voir Panier d'exemplaires – requêtes d'action).

Vérification essentielle – le code statistique, la localisation, la section, le statut, le support, le propriétaire ne sont pas définis

Si un de ces éléments (statut, section, code statistique …) n'est pas défini, cela signifie qu'il manque une donnée cruciale, et que cela peut perturber le fonctionnement de PMB, par exemple rendre certains exemplaires invisibles dans le module Circulation (liste de prêts) ou dans l'OPAC.
Ces 6 requêtes permettent donc de repérer les exemplaires problématiques.


Pour des explications complémentaires à ce sujet
Vérification des données essentielles – Introduction
Vérification des données essentielles des exemplaires

 

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Catalogue – Panier d'exemplaires – Sélection et action – Commentaires
 

Autres procédures utiles
Catalogue – Panier d'exemplaires – Action – Commentaires

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