Gérer une bibliothèque ?

jan 30 2010

Etiquettes de cote ou d’adresses – Commentaires

Liste des requêtes disponibles

étiquettes de monographies par panier d’exemplaires
étiquettes de bulletins par panier d’exemplaires
étiquettes de monographies par panier d’exemplaires – ajout d’un espace ou d’un astérisque
étiquettes de bulletins par panier d’exemplaires – ajout d’un espace ou d’un astérisque
étiquettes de monographies par code-barres compris entre 2 valeurs
étiquettes de bulletins par code-barres compris entre 2 valeurs
étiquettes de monographies par code-barres compris entre 2 valeurs – ajout d’un espace ou d’un astérisque
étiquettes de bulletins par code-barres compris entre 2 valeurs – ajout d’un espace ou d’un astérisque
étiquettes de monographies par cote de rangement comprise entre 2 valeurs
étiquettes de bulletins par cote de rangement comprise entre 2 valeurs
étiquettes de monographies par cote de rangement comprise entre 2 valeurs – ajout d’un espace ou d’un astérisque
étiquettes de bulletins par cote de rangement comprise entre 2 valeurs – ajout d’un espace ou d’un astérisque
étiquettes d’adresses – bibliothèque – sélection par localisation
étiquettes d’adresses – lecteurs – sélection par groupe
étiquettes d’adresses – lecteurs – sélection par panier
étiquettes d’adresses – lecteurs – tous les lecteurs

Impression d’étiquettes de cote : monographies ou bulletins

Dans le menu « paniers » de PMB, il y a une option « étiquettes de cote », mais ces procédures-ci permettent de personnaliser les données à imprimer par publipostage et de soigner davantage l’aspect esthétique. En outre, ces requêtes n’impliquent pas le recours systématique à un panier.

Comme vous le voyez, nous avons des étiquettes fort larges, la partie tout à fait à gauche se met en 4e de couverture, ensuite la zone « habituelle » (3 lignes) se colle sur le dos du livre. La partie de droite se trouve donc en couverture, nous avons décidé d’y mettre le logo de l’école, le titre du livre ou du périodique et de récupérer le numéro de code-barres de l’exemplaire. Je dis « récupérer » car cette donnée est extraite de la base de données.
En fait, nous imprimons d’abord des planches de 65 mini-étiquettes avec les numéros de codes-barres. Lors du catalogage, cette première mini-étiquette est collée dans le livre, et le numéro de code-barres est lu à la douchette. Ensuite, nous imprimons les grandes étiquettes de cote par série de 16.
La présence du titre du livre (ou du périodique) et du numéro d’exemplaire sur la grande étiquette nous permet une ultime vérification des données.

Les données diffèrent suivant le cas
Bulletins

à gauche, la cote de rangement divisée en 3 zones (cote Dewey, 3 lettres du nom du périodique et 6 caractères au maximum pour le numéro du bulletin
au milieu, le logo de l’école
à droite, le titre du périodique et le numéro du bulletin, et juste en-dessous, le numéro de code-barres de l’exemplaire

Monographies (livres, CD, DVD …)

à gauche, la cote de rangement divisée en 3 zones (cote Dewey, 3 premières lettres du nom de l’auteur et trois premières lettres du titre)
au milieu, le logo de l’école
à droite, le titre de l’ouvrage et juste en-dessous, le numéro de code-barres de l’exemplaire

N.B. Pour les détails concernant la division en 3 zones, voir la version imprimable de cette page.
Administration – Etiquettes de cote ou d’adresses – Commentaires

Deux paniers d’exemplaires pour gérer la file d’attente de l’imprimante

Les données diffèrent suivant le cas (monographies ou périodiques). En outre, on n’imprime pas les étiquettes de cote une par une, on les imprime par série de 16, 24…, tout dépend du nombre d’étiquettes sur la feuille A4.
C’est pourquoi je vous conseille de prévoir deux paniers afin de gérer la file d’attente de l’imprimante, un pour les monographies, l’autre pour les bulletins. Il y a donc deux procédures différentes suivant le type de document, à vous d’associer chaque requête au panier correspondant.
Vous mettrez dans ces deux paniers les ouvrages catalogués récemment, et vous pouvez y ajouter les exemplaires dont l’étiquette de cote doit être réimprimée (car elle était par exemple détériorée ou erronée).

Deux cas peuvent se présenter :

On emploie les requêtes « standard » si l’impression sous forme de codes-barres ne pose pas de problème particulier : on peut transférer le numéro d’exemplaire tel quel vers le tableur et ensuite vers le logiciel de publipostage.
On utilise la version adaptée s’il faut résoudre des problèmes d’impression, car le numéro d’exemplaire n’est pas conçu de manière optimale :
- si le n° d’exemplaire commence par zéro, il faut ajouter un espace afin d’éviter la perte de ce zéro initial
- si le n° d’exemplaire doit être imprimé avec une police de codes-barres 39. il faut ajouter un astérisque au début et un autre à la fin. Sinon, le code-barres sera imprimé mais illisible à la douchette.

Qu’il s’agisse de la version standard ou de la version adaptée, il y a 3 requêtes de base, avec à chaque fois deux possibilités : monographies ou périodiques.

Impression d’étiquettes d’adresses

Données disponibles

pour la bibliothèque : nom de la bibliothèque, adresse (2 parties), code postal, ville, pays
pour les lecteurs : nom, prénom, adresse (2 parties), code postal, ville, pays, groupe

Il suffit ensuite de réaliser un simple publipostage, une fusion entre le modèle d’étiquette que vous avez créé et les données extraites de PMB.

Les étiquettes des lecteurs conviennent pour le courrier

Lorsque vous les imprimez, chaque étiquette sera normalement unique
Vous les collez au recto des enveloppes (adresse du destinataire)

Les étiquettes avec les coordonnées de la bibliothèque conviennent pour le courrier mais ont aussi un autre usage

Lorsque vous les imprimez, prenez l’option « x fois la même étiquette » (option disponible, que ce soit dans un logiciel spécifique pour étiquettes ou en traitement de texte)
Vous les collez ensuite

– soit au verso des enveloppes (adresse de l’expéditeur)
– soit à l’intérieur ou à l’extérieur des livres, dont le propriétaire (la bibliothèque) sera ainsi identifiable plus facilement