Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

Etiquettes de cote ou d’adresses – Commentaires

 

Liste des requêtes disponibles

 

  1. étiquettes de monographies par panier d'exemplaires
  2. étiquettes de bulletins par panier d'exemplaires
  3. étiquettes de monographies par panier d'exemplaires – ajout d'un espace ou d'un astérisque
  4. étiquettes de bulletins par panier d'exemplaires – ajout d'un espace ou d'un astérisque
  5. étiquettes de monographies par code-barres compris entre 2 valeurs
  6. étiquettes de bulletins par code-barres compris entre 2 valeurs
  7. étiquettes de monographies par code-barres compris entre 2 valeurs – ajout d'un espace ou d'un astérisque
  8. étiquettes de bulletins par code-barres compris entre 2 valeurs – ajout d'un espace ou d'un astérisque
  9. étiquettes de monographies par cote de rangement comprise entre 2 valeurs
  10. étiquettes de bulletins par cote de rangement comprise entre 2 valeurs
  11. étiquettes de monographies par cote de rangement comprise entre 2 valeurs – ajout d'un espace ou d'un astérisque
  12. étiquettes de bulletins par cote de rangement comprise entre 2 valeurs – ajout d'un espace ou d'un astérisque
  13. étiquettes d’adresses – bibliothèque – sélection par localisation
  14. étiquettes d’adresses – lecteurs – sélection par groupe
  15. étiquettes d’adresses – lecteurs – sélection par panier
  16. étiquettes d’adresses – lecteurs – tous les lecteurs

 

Impression d'étiquettes de cote : monographies ou bulletins

 

Dans le menu "paniers" de PMB, il y a une option "étiquettes de cote", mais ces procédures-ci permettent de personnaliser les données à imprimer par publipostage et de soigner davantage l'aspect esthétique. En outre, ces requêtes n'impliquent pas le recours systématique à un panier.

 

Comme vous le voyez, nous avons des étiquettes fort larges, la partie tout à fait à gauche se met en 4e de couverture, ensuite la zone "habituelle" (3 lignes) se colle sur le dos du livre. La partie de droite se trouve donc en couverture, nous avons décidé d'y mettre le logo de l'école, le titre du livre ou du périodique et de récupérer le numéro de code-barres de l'exemplaire. Je dis "récupérer" car cette donnée est extraite de la base de données.
En fait, nous imprimons d'abord des planches de 65 mini-étiquettes avec les numéros de codes-barres. Lors du catalogage, cette première mini-étiquette est collée dans le livre, et le numéro de code-barres est lu à la douchette. Ensuite, nous imprimons les grandes étiquettes de cote par série de 16.
La présence du titre du livre (ou du périodique) et du numéro d'exemplaire sur la grande étiquette nous permet une ultime vérification des données.

 

Exemple - Etiquettes de cote - monographies et périodiques

 

Les données diffèrent suivant le cas

Monographies (livres, CD, DVD …)

  • à gauche, la cote de rangement divisée en 3 zones (cote Dewey, 3 premières lettres du nom de l'auteur principal et trois premières lettres du titre)
  • au milieu, le logo de l'école
  • à droite, le titre de l'ouvrage et juste en-dessous, le numéro de code-barres de l'exemplaire

Bulletins

  • à gauche, la cote de rangement divisée en 3 zones (cote Dewey, 3 lettres du nom du périodique et 6-9 caractères pour le numéro du bulletin (ou éventuellement sa date de parution)
  • au milieu, le logo de l'école
  • à droite, le titre du périodique et le numéro du bulletin, et juste en-dessous, le numéro de code-barres de l'exemplaire

N.B. Pour les détails concernant la division en 3 zones, voir la version imprimable de cette page.

Administration – Etiquettes de cote ou d'adresses – Commentaires

 

Comment construire la cote de rangement ?

On peut personnaliser la manière dont cette cote est construite.

Un des paramètres généraux de PMB (prefill_cote) indique le nom du script à employer (voir Administration – Outils – Paramètres généraux).

Dans sa configuration de base, PMB génère cette cote grâce à un script de construction de cote appelé "custom_cote_02.inc.php"; il se trouve dans le dossier pmb/catalog/expl (vous y trouverez d'ailleurs d'autres scripts de construction de cote)..

Principes de base du script "custom_cote_02.inc.php"

  • 2 zones de base pour la cote de rangement : cote Dewey, auteur ou titre – les 2 zones sont séparées par un espace (et un seul)
  • s'il y a un nom d'auteur principal, la cote est construite sur base de la cote Dewey, un espace et les 3 premières lettres (en majuscules) du nom de l'auteur
  • s'il n'y a pas de nom d'auteur principal, la cote est construite sur base de la cote Dewey, un espace, les 3 premières lettres (en majuscules) du titre et éventuellement le numéro de volume

 

Ce système ne me convenait pas tout à fait, je l'ai donc modiifé, et j'ai créé un script appelé custom_cote_aut3_tit3.inc.php.

Principes de base du script "custom_cote_aut3_tit3.inc.php"

  • 3 zones de base pour la cote de rangement : cote Dewey, auteur et titre – les 3 zones sont séparées par un espace (et un seul)
  • s'il y a un nom d'auteur principal, la cote est construite sur base de la cote Dewey, un espace, les 3 premières lettres (en majuscules) du nom de l'auteur, un espace et les 3 premières lettres (en majuscules) du titre
  • s'il n'y a pas de nom d'auteur principal, la cote est construite sur base de la cote Dewey, un espace, les 3 premières lettres (en majuscules) du titre et éventuellement le numéro de volume

Comme vous le voyez, le nom choisi pour ce script reflète la présence de 3 lettres pour le nom de l'auteur, et de 3 lettres pour le titre de l'oeuvre.

 

Il est parfois judicieux de modifier manuellement la cote créée automatiquement par ce script. Je ne change pas la zone n° 1 (cote Dewey), mais j'adapte les zones 2 (auteur) et 3 (titre).

Monographies

  • Exemples : analyses littéraires comme "Profils d'un auteur / Profils d'une oeuvre" ou des monographies consacrées à un artiste, un peintre, un sculpteur …
  • Le script va créer la zone 2 sur base du nom de l'auteur de l'analyse littéraire ou de la monographie
  • En général, je ne garde pas pas les 3 premières lettres du nom de cet auteur, je préfère les remplacer par les 3 premières lettres du nom de l'écrivain ou de l'artiste dont l'oeuvre est analysée
  • Ainsi, les ouvrages seront classés en rayon en fonction du nom de l'écrivain ou de l'artiste et non pas sur base du nom de l'auteur de l'analyse – malgré tout le respect dû à son travail !
  • Ceci permet aux lecteurs de retrouver plus facilement les livres en rayon, sans devoir nécessairement consulter le catalogue
  • S'il s'agit de l'analyse de l'ensemble de l'oeuvre, la zone 3 reste vide.
  • S'il s'agit de l'analyse d'une oeuvre précise, la zone 3 contient les 3 premières lettres du titre
  • J'emploie un système analogue pour des livres d'art, d'histoire ou de géographie consacrés à un seul pays ou à une seule ville.

Bulletins

  • On risque facilement d'avoir des titres fort semblables pour les périodiques, donc l'abréviation en 3 lettres peut créer un certain nombre d'homonymes.
  • Dans la mesure du possible, j'essaie de trouver pour la zone 2 un "sigle" en 3 lettres pour identifier chaque périodique
  • Dans la zone 3, je mets le numéro du bulletin – du moins si le périodique a un système de numérotation continue. Si ce n'est pas le cas, je note (de manière abrégée) la date de parution (ex. février 2012 devient 2012-02).
  • Pour abréger, mettez de préférence 2012-02 plutôt que que 2-2012 ! D'abord l'année, ensuite le numéro du mois en 2 chiffres, précédé si nécessaire de zéro.
  • Si vous employez le principe 2012-01; 2012-02, 2012-03; … 2012-11, 2012-12, vous pourrez trier ces données de majière correcte.

 

Deux paniers d'exemplaires pour gérer la file d'attente de l'imprimante

  • Les données diffèrent suivant le cas (monographies ou périodiques). En outre, on n'imprime pas les étiquettes de cote une par une, on les imprime par série de 16, 24…, tout dépend du nombre d'étiquettes sur la feuille A4.
  • C'est pourquoi je vous conseille de prévoir deux paniers afin de gérer la file d'attente de l'imprimante, un pour les monographies, l'autre pour les bulletins. Il y a donc deux procédures différentes suivant le type de document, à vous d'associer chaque requête au panier correspondant.
  • Vous mettrez dans ces deux paniers les ouvrages catalogués récemment, et vous pouvez y ajouter les exemplaires dont l'étiquette de cote doit être réimprimée (car elle était par exemple détériorée ou erronée).

 

Deux cas peuvent se présenter :

  • On emploie les requêtes "standard" si l'impression sous forme de codes-barres ne pose pas de problème particulier : on peut transférer le numéro d'exemplaire tel quel vers le tableur et ensuite vers le logiciel de publipostage.
  • On utilise la version adaptée s'il faut résoudre des problèmes d'impression, car le numéro d'exemplaire n'est pas conçu de manière optimale :
    – si le n° d'exemplaire commence par zéro, il faut ajouter un espace afin d'éviter la perte de ce zéro initial
    – si le n° d'exemplaire doit être imprimé avec une police de codes-barres 39. il faut ajouter un astérisque au début et un autre à la fin. Sinon, le code-barres sera imprimé mais illisible à la douchette.

Qu'il s'agisse de la version standard ou de la version adaptée, il y a 3 requêtes de base, avec à chaque fois deux possibilités : monographies ou périodiques.

 

Impression d'étiquettes d'adresses

 

Données disponibles

  • pour la bibliothèque : nom de la bibliothèque, adresse (2 parties), code postal, ville, pays
  • pour les lecteurs : nom, prénom, adresse (2 parties), code postal, ville, pays, groupe

Il suffit ensuite de réaliser un simple publipostage, une fusion entre le modèle d’étiquette que vous avez créé et les données extraites de PMB.

 

Les étiquettes des lecteurs conviennent pour le courrier

  • Lorsque vous les imprimez, chaque étiquette sera normalement unique
  • Vous les collez au recto des enveloppes (adresse du destinataire)

Les étiquettes avec les coordonnées de la bibliothèque conviennent pour le courrier mais ont aussi un autre usage

– soit au verso des enveloppes (adresse de l’expéditeur)
– soit à l’intérieur ou à l’extérieur des livres, dont le propriétaire (la bibliothèque) sera ainsi identifiable plus facilement

  • Lorsque vous les imprimez, prenez l’option « x fois la même étiquette » (option disponible, que ce soit dans un logiciel spécifique pour étiquettes ou en traitement de texte)
  • Vous les collez ensuite
  • Je vous conseille donc de les pré-imprimer en grande quantité si vous les employez aussi pour les livres.

 

Version imprimable
Administration – Etiquettes de cote ou d'adresses – Commentaires

 

Pour des infos complémentaires
Conseils afin de bien choisir les numéros d'exemplaires ou de lecteurs
Codes-barres : concepts de base
Publipostage : notions de base
Exemples concrets de publipostage (cartes de lecteur ou étiquettes de code-barres)

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