Vérification des données essentielles
Données essentielles des lecteurs et des exemplaires
L’absence ou le mauvais paramétrage de certaines données essentielles peut perturber le fonctionnement de PMB. Voici un premier diagnostic online … et les remèdes qui l’accompagnent.
Quelques « symptômes de maladie » : erreurs possibles
Lecteurs
Il peut vous manquer certaines données, comme une partie de l’adresse, l’année de naissance, le numéro de téléphone portable ou l’adresse e-mail. C’est gênant, mais fondamentalement, cela ne perturbe pas le fonctionnement de PMB.
Par contre, si les lecteurs n’ont pas de code statistique ou de statut, ou bien s’ils ne sont liés à aucune catégorie ou localisation, ils sont certes présents dans la base, mais ils n’apparaissent pas dans certains écrans, ou bien leurs données semblent incomplètes.
Exemplaires
La fiche de l’exemplaire doit elle aussi être complète : il faut non seulement un code-barres (le numéro d’exemplaire) et une cote de rangement, mais aussi un code statistique, une localisation, un propriétaire, une section, un statut et un type de support.
Premier symptôme possible (dans le module circulation) : si un de ces éléments fait défaut, un message vous signale que le lecteur a actuellement 3 exemplaires en prêt, mais la liste en-dessous reste désespérément vide.
Autre symptôme : certains exemplaires sont totalement invisibles dans l’OPAC, alors qu’ils apparaissent normalement dans le module de gestion,
et que le paramétrage des localisations et sections est correct dans l’OPAC (vous aviez spécifié qu’elles devaient être visibles).
Les causes de ces dysfonctionnements sont multiples, mais il y a quelques constantes (des erreurs ou oublis fréquents). En fait, ils sont souvent liés à un paramétrage incomplet ou erroné de certaines données vitales, comme le code statistique, le statut, la localisation, etc.
Voici donc quelques pistes pour vous aider à régler le problème.
Remèdes de base :
- Le cas le plus simple à résoudre, c’est celui où une section entière ou une localisation entière n’apparaît pas dans l’OPAC.
Onglet Administration – Exemplaires – Localisations – Sections
Vérifiez si vous avez bien coché toutes les cases requises, afin que ces sections et localisations soient visibles dans l’OPAC, et aussi si vous avez associé chaque section à toutes les localisations où elle doit apparaître. - Si le phénomène de « disparition » ne concerne que certains exemplaires ou certaines notices, mais que le reste de la section ou de la localisation est visible, le problème est peut-être lié au statut des notices.
Onglet Administration – Notices – Statuts
Il est possible de créer un statut de notice qui rend celle-ci visible seulement pour les abonnés, donc ceux qui se sont identifiés dans l’OPAC avec leur login et leur mot de passe. N’auriez-vous pas par hasard attribué ce statut à des notices pour lesquelles cela ne se justifiait pas ? Ou n’auriez-vous pas oublié de vous identifier avant de consulter l’OPAC ?
Pour les cas plus sérieux
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