Vérification des données essentielles des lecteurs

18 février 2011 Anne-Marie Gestion de la base de données

 

4 éléments cruciaux : localisation, code statistique, catégorie, statut

 

Tout lecteur doit impérativement avoir une localisation, un code statistique, une catégorie et un statut définis, et pourtant, il arrive parfois qu’il lui manque l’une ou l’autre donnée fondamentale.

 

Comment cela peut-il arriver?

• Lorsque vous créez une nouvelle base de PMB, vous pouvez l’installer de 3 manières : à vide, avec le jeu minimum de données pour démarrer rapidement ou avec des données de test.
  Si vous avez installé PMB « à vide », rien n’a été créé au départ, aucun code statistique n’existe, aucune localisation, etc. C’est donc une option que je vous déconseille vivement pour une première approche de PMB. En effet, puisque vous ne connaissez pas le logiciel, vous ne savez pas au départ quels paramètres par défaut il faut définir (forcément !)

   

  On pense spontanément à créer les statuts de base (actif – interdit), les catégories de lecteurs (enfants, jeunes, adultes, élèves, professeurs …), une localisation, mais on oublie souvent le code statistique
  Imaginons : vous créez des lecteurs alors que vous n’avez pas encore défini le code statistique; un mois plus tard, vous réalisez l’importance de ce paramètre, et vous créez des codes (école, commune, ville, pays …)
  Le problème, c’est que seuls les lecteurs créés ensuite pourront avoir un code statistique valable, les « anciens » en seront dépourvus.

 

• Vous avez une base PMB dont tous les paramètres par défaut ont été définis, et vous décidez d’importer des lecteurs, non pas par la méthode « standard » de PMB, mais avec un script d’import, comme import Bretagne ou import Belgique (fort employés dans les écoles car ils permettent de créer les groupes-classes).
  Dans ce cas aussi, il faut faire attention. En effet, les scripts d’import attribuent automatiquement un code statistique aux lecteurs (en général, tout le monde a le même) et une catégorie (il y en a deux : élèves et professeurs).

   

  Attribuer un code ou une catégorie, cela veut dire décider que (par exemple) tous les lecteurs auront un code statistique dont l’id est 1, que les élèves entreront dans la catégorie n° 1, et les professeurs dans la catégorie n° 2.
  Or il se peut que les numéros d’id prévus dans le script d’import n’existent pas dans votre base – s’ils n’ont pas été créés au départ – ou bien qu’ils n’existent plus. En effet, si vous décidez de supprimer une donnée dans une table, le n° d’id qu’elle avait est perdu, il n’est pas réattribué. Même si vous recréez un enregistrement dont le contenu est identique, son n° d’id sera différent.

   

  Exemple classique : si vous employez import Bretagne dans une base non bretonne (créée avec le jeu minimum de données pour démarrer), vous aurez un double problème :
  – personne n’aura de code statistique défini (dans la base Bretagne, le code n° 1 désigne l’école), mais dans l’autre cas (données minimum), il n’y a pas d’id n° 1, les n° commencent à 2
  – les catégories ne correspondront pas non plus, les professeurs que vous aurez importés se retrouveront immédiatement – dès leur « entrée en fonction » – dans la catégorie des retraités !

  Notez que le même genre de problème peut se poser avec import Belgique, c’est pourquoi j’ai expliqué comment modifier import Belgique afin de l’adapter à votre configuration.
  Ces indications peuvent également vous aider à modifier import Bretagne, si besoin en est.
  Voir aussi : Import de lecteurs

 

Comment régler le problème?

 

D’abord le diagnostic !!
Administration ou Editions – Actions personnalisables – Lecteurs
il y a une requête qui vérifie si tous les paramètres ont bien été définis pour tous les lecteurs.
Voici un exemple de résultat obtenu. Vous pouvez constater que certains numéros d’id ne correspondent à rien, puisque le libellé du paramètre manque dans l’une ou l’autre cellule. Certains lecteurs sont donc problématiques.

 



 

Onglet Administration – Lecteurs – Exemplaires
Créer si nécessaire les localisations, catégories, statuts ou codes statistiques manquants et/ou corriger ceux déjà existants.

 

Préférences de l’utilisateur – Petite roue dentée
(icône en haut à droite de l’écran)
Si vous avez créé ou changé des catégories, statuts, localisations, etc, pensez aussi à (re)définir vos paramètres par défaut en création de lecteurs, cela évite des erreurs. De toute façon, vous pouvez à tout moment modifier ces paramètres d’un clic de souris.
Exemple : après avoir saisi les données de quelques lecteurs liés à la localisation A, et avant de passer à ceux de la localisation B, changez ce paramètre par défaut, vous risquez moins de vous tromper ensuite.

 

Onglet Circulation – Menu « Paniers » – Collecte
Pour remplir un ou plusieurs paniers avec les lecteurs « problématiques », choisir la requête de sélection appropriée : vérification – lecteurs dont la catégorie, le code statistique, la localisation ou le statut ne sont pas définis.
N.B. Pour la facilité, si les lacunes concernent les 4 domaines cités ci-dessus, prévoyez 4 paniers différents et donnez-leur des noms significatifs (statut manquant, code statistique manquant …). Il est donc possible qu’un lecteur se retrouve dans plusieurs paniers.

 

Onglet Circulation – Menu « Paniers » – Actions
Si vous pouvez attribuer le même code statistique, statut … à tous vos lecteurs, cela peut aller très vite. Choisir un des paniers, par exemple « catégorie manquante », et appliquer la requête d’action adéquate : changer la catégorie (autres possibilités : modifier le code statistique, la localisation ou le statut). Le changement est instantané.

 

Si par contre vous devez reprendre les fiches des lecteurs une par une, cela prendra plus de temps. Et entre-temps, vos lecteurs seront encore dépourvus de catégorie valable !
Solution : créer par exemple une catégorie appelée « catégorie intermédiaire », et attribuer cette nouvelle catégorie à tous les lecteurs qui n’en avaient pas jusqu’à présent.

 

Cette solution provisoire offre de multiples avantages :

• désormais, tous les lecteurs ont une catégorie, vous ne risquez plus d’avoir des lecteurs (partiellement) invisibles dans certains écrans
• choisir une catégorie adéquate pour chaque lecteur peut prendre du temps, mais grâce à ce panier « catégorie intermédiaire », vous savez qui sont les lecteurs concernés, et vous gardez une trace du travail déjà accompli, puisque après correction vous pouvez supprimer de ce panier les lecteurs dont la fiche a été corrigée.
• pour gagner du temps, n’oubliez pas que vous pouvez aussi pointer certains lecteurs présents dans le panier, et attribuer une catégorie seulement à ceux qui ont été sélectionnés de cette manière.
  Pour plus d’infos à ce sujet, voir
  Le pointage, une option parfois méconnue

 

Voir aussi
Vérifier les données essentielles des exemplaires
Vérifier les données essentielles des lecteurs et des exemplaires

 

données à vérifier, gestion de la base, lecteurs

Groupes ou paniers de lecteurs ? Il faut choisir ! Vérification des données essentielles des exemplaires