Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

PMB-Manuels – Profiter de la version de démonstration

 

Comment profiter pleinement de la version de démonstration

 

Je sais, vous faites peut-être partie de ces gens qui ont envie d'essayer tout de suite, et qui n'ouvrent le mode d'emploi qu'en dernier recours …
Mais faites un effort, commencez par lire cette page et les autres documents disponibles.
Une manipulation inconsidérée risque de donner des résultats incohérents, certaines actions doivent être faites dans un ordre précis et d'une manière rigoureuse pour que l'ensemble fonctionne correctement.
Si malgré tout vous n'avez pas pu résister à la tentation et que vous vous êtes planté, tant pis pour vous, je vous avais prévenu! Il ne vous reste qu'à restaurer la version de démonstration …

 

Le moment le plus crucial, pour une gestion de prêt de manuels, c’est la fin de l’année scolaire : la fin du mois de juin.

C’est la période des récupérations de livres, on bat le rappel, on doit pouvoir obtenir rapidement la liste des ouvrages encore manquants, calculer des amendes si le livre est détérioré ou a été perdu, prévoir les stocks pour l’an prochain sur base des pertes éventuelles de l’année qui vient de s’écouler, retracer l’historique des prêts, etc.

C’est ce moment-là que j’ai illustré dans la version de démonstration.

Contexte

Les Schtroumpfs ont emprunté quelques livres depuis quelques années, surtout en 2011-2012. La plupart de ces ouvrages sont déjà rentrés, mais il en manque encore. Certains livres ont été abîmés ou perdus, des amendes sont donc prévues.

Les données :

3 classes de Schtroumpfs : Peyo 1, Peyo 2 et Peyo T

 – 4 titres de livres (20 exemplaires au total)

  • Cent recettes de salsepareille – par le Schtroumpf Gourmand
  • Formules magiques – par le Grand Schtroumpf
  • Formules magiques – par l'enchanteur Homnibus
  • Schtroumpf qui peut ! – par Gargamel

 – J'ai illustré 4 années scolaires dans cette démo. La dernière, celle qui n'est pas encore clôturée, est censée avoir démarré le 1er septembre 2011, c'est donc la date de début des prêts que vous devrez mentionner.

 

Pour profiter pleinement de la démo, dans un premier temps, ne touchez pas aux Schtroumpfs ni aux prêts qu'ils ont effectués !!

En effet, tous ces prêts Schtroumpfs illustrent différents cas de figure, donc si vous supprimez un de ces lecteurs ou un des ces livres, si vous simulez le retour d’un manuel, ou si vous en changez le statut, la démonstration sera moins parlante, et risque même de devenir incohérente.

 

Ensuite, vous aurez envie d'essayer – c'est logique.

 

Dans ce cas, commencez par clôturer les prêts des Schtroumpfs, car il y a encore 4 livres en circulation.
Attention ! Enregistrez d'abord le retour du livre (même des retours fictifs – si le livre a été perdu, simulez un retour), afin que PMB mette à jour le nom de l'emprunteur précédent. Ensuite seulement, vous pouvez modifier éventuellement le statut des livres. Si vous faites l'inverse, les dégâts éventuels ne seront pas attribués au vrai coupable !

 

Exemple concret : la Schtroumpfette a emprunté un livre en 2010-11; au retour, il était en bon état. L'emprunteur précédent est donc la Schtroumpfette.
En 2011-12, le Schtroumpf Bricoleur loue le même manuel mais il le ramène dans un état lamentable.
Pour connaître le coupable, je me base sur les infos données par PMB, le nom de l’emprunteur précédent.
Si vous enregistrez d’abord le retour du manuel, et que vous en changez ensuite le statut, tout va bien, le Schtroumpf Bricoleur sera considéré comme le dernier emprunteur, et les requêtes que j’ai rédigées seront « exactes ».
Mais si, au moment où vous récupérez ce livre, vous êtes tellement indigné par son état lamentable que vous changez d'abord le statut, c'est la pauvre Schtroumpfette qui sera désignée comme responsable !!

 

Je n'ai rien changé au code-source de PMB, donc le calcul de l'amende et l'archivage de ces infos ne se déclenchent pas d'office dès que vous modifiez le statut d'un livre.
Lorsque vous avez clôturé une série de prêts, ou tous les prêts, si vous voulez connaître le montant des amendes, il faut aller dans l'onglet administration et relancer le calcul des amendes pour les prêts clôturés qui ont démarré entre telle et telle date. C'est ainsi que vous obtiendrez le décompte final, la synthèse de l'année Schtroumpf.

Même si vous savez que certains élèves n'ont pas d'amende à payer, il faut relancer à intervalle régulier le calcul des amendes. Sinon, les données (statut en fin de prêt et amendes) ne seront pas enregistrées dans la table des archives.
N.B. A intervalle régulier ne veut pas dire après chaque lecteur ! Vous pouvez traiter le cas de quelques dizaines d'élèves et relancer ce calcul et cet archivage par exemple toutes les heures.
Le calcul des amendes se fait en deux phases : d'abord par exemplaire, ensuite un total par lecteur.
Le montant de l'amende par manuel est d'abord mémorisé provisoirement dans le champ prix de l'exemplaire. Cette valeur est ensuite enregistrée dans la table des archives de prêt, ainsi que le total des amendes par lecteur et l'état du manuel en fin de prêt (son statut final).
Je n'ai pas créé de champ personnalisable pour enregistrer temporairement le nombre de livres que l'emprunteur a encore en sa possession, j'ai "recyclé" un champ disponible, le mot de passe du lecteur. En effet, vu que par définition il s'agit de prêt de manuels scolaires, les élèves n'ont aucune raison de consulter l'OPAC, ce champ me semblait donc convenir parfaitement.

 

N.B. Dans la plupart des cas, un prêt dure 10 mois, mais on peut avoir des élèves qui quittent l’école en décembre, d’autres qui arrivent en janvier, et faute de stock, on doit parfois remettre en circulation les exemplaires prêtés en septembre.
Dans le cas d’une clôture de prêt en milieu d’année, n’attendez pas juin pour calculer et à archiver les amendes. Sinon, les montants risquent d’être inexacts, l’état du livre a pu changer entretemps (au terme du 1er prêt).

 

Au début de l'année scolaire suivante, vous allez bien sûr saisir de nouveaux prêts, mais il faut aussi vérifier et réinitialiser certaines valeurs. Notez que vous devrez aussi le faire si vous prêtez le même exemplaire deux fois, au courant de la même année scolaire.

  • vérifier si les champs personnalisables des notices et des exemplaires existent et ont une valeur "logique"
  • remettre à zéro le montant de l'amende due pour un exemplaire précis
  • calculer le nombre de livres empruntés par chaque élève
  • aligner le statut initial sur le statut actuel, supprimer la différence éventuelle entre les deux
  • corriger si nécessaire la cote de rangement des exemplaires (elle doit commencer par une lettre)

PMB-Manuels mémorise le statut actuel et aussi le statut antérieur (qui est en fait l'état du livre à la réception). Pendant la durée du prêt (qui correspond en général à une année scolaire), les deux statuts sont identiques. Ce n'est qu'au moment du retour des livres qu'ils peuvent diverger : si le livre est en moins bon état qu'auparavant, vous changez le statut actuel, mais vous ne modifiez pas le statut initial. La différence éventuelle entre les deux déterminera si une amende devra être payée ou non.

Au début du prêt suivant (en général, au début de l'année suivante), il faut rendre les deux statuts identiques : aligner le statut initial sur l'état actuel du livre. Sinon, les calculs ultérieurs seraient faussés.

Ce n’est qu’à partir de ce moment-là que vous pouvez vraiment démarrer une nouvelle année scolaire, lorsque vous aurez fait les vérifications et initialisations liées au prêt.

 

Vous pouvez – mais ne devez pas – créer de nouveaux lecteurs et manuels, il y en a déjà à votre disposition :

1 classe supplémentaire : Goscinny (Astérix et quelques amis)

6 titres de livres inspirés d’une autre bande dessinée, « Léonard » (une délicieuse caricature de Léonard de Vinci dont je vous recommande la lecture !)

  • 1001 inventions géniales (de Léonard, bien entendu)
  • Eloge de la sieste, rédigé par Basile, le disciple de Léonard
  • Recettes gourmandes de Mathurine, la fidèle servante de Léonard
  • Expériences de laboratoire – 1e partie – par Basile
  • Expériences de laboratoire – 2e partie – par Basile
  • Le Jardin du Clos-Lucé et ses machines étonnantes – par Léonard

Si vous respectez ces consignes, il n’y a pas de risque d’interférence avec les statistiques Schtroumpfs de l’année que vous venez de clôturer, car les requêtes vous demandent à chaque fois de situer le début des prêts dans un intervalle entre 2 dates. Or, les derniers prêts Schtroumpfs sont censés dater du 1er septembre 2011, ceux que vous pourriez saisir seront forcément plus récents.

 

Autre point important : les statuts des manuels
Les statuts reflètent l'évolution des livres – les libellés peuvent changer, mais voici l'échelle de gradation :

  1. neuf – un état idyllique qui ne dure qu'un an !
  2. en bon état – une légère "usure locative" mais rien de grave
  3. un peu abîmé, détérioré – peut encore être mis en location l'an prochain
  4. inutilisable (déchiré, pages manquantes, avec des griffonnages, ou avec les solutions de tous les exercices …)
  5. perdu – sans autre commentaire !
  6. à supprimer – un état intermédiaire avant la suppression définitive de la base
  7. indéterminé – exemplaire en phase de migration, il a été importé dans PMB-Manuels à partir d'une autre base PMB, mais son futur statut n'est pas encore précisé

 

Ces statuts sont bien sûr liés au règlement des amendes que j'ai intégré dans cette base PMB. Il s'agit en fait du règlement en vigueur dans mon ancienne école, mais il n'a rien de spécial, me semble-t-il.

 

Je ne prétends pas que ce mode de calcul soit universel, mais au début de la phase de programmation, je m'étais renseignée dans d'autres écoles afin de voir comment ils procédaient, et j'ai l'impression que le règlement que j'ai appliqué a une valeur assez générale.

Toutefois, cette amende n'est due que si le livre était précédemment neuf ou en bon état. Si l'élève a reçu en septembre un livre un peu abîmé, et qu'il le rend en juin dans le même état, il n'aura rien à payer puisqu'il n'est pas responsable des dégâts.

  • statuts 1 et 2 : pas d'amende
  • statut 3 : une petite amende dont le montant est facilement paramétrable, manuel par manuel (chez nous, le montant équivaut à 1/3 du prix du livre)
  • statuts 4 ou 5 : une amende égale au prix plein du livre, et dont le montant est facilement paramétrable, manuel par manuel.
    L'amende est à payer d'office, quel que soit le statut antérieur (1, 2 ou 3). il est de toute façon impossible que le livre ait été dans cet état-là (4 ou 5) en début d'année, il n'aurait pas été mis en location !

 

J'ai dit dans l'introduction qu'on pouvait personnaliser l'application, afin de l'adapter au règlement spécifique de l'école.
C'est ce que j'ai fait : le mode de calcul des amendes est paramétrable, donc je l'ai paramétré !

Paramétrer, c'est créer une interaction entre plusieurs éléments :

  • la définition des statuts, l'échelle de gradation – dans la table de définition des statuts
  • les cas où une amende est due, vu l'état du manuel au retour, et éventuellement aussi, vu son état antérieur – dans la requête SQL que vous allez employer pour calculer le montant des amendes
  • le tarif des amendes, qui dépend non seulement du statut (voir point précédent), mais aussi du prix de base du manuel – à deux endroits dans la table notices

Si vous changez un de ces éléments sans adapter les autres, vous risquez donc d'obtenir des résultats bizarres, voire même des dysfonctionnements.

 

Remarques à propos du prix

  • Dans la notice

Le champ prix de la notice contient le prix plein du livre (donc l'amende infligée pour un livre inutilisable ou perdu); j'ai créé en plus un champ personnalisable obligatoire (amende pour livre abîmé) où vous mentionnez le montant dû si le livre a été un peu détérioré (chez nous, 1/3 du prix plein).
C'est le tarif des amendes que vous enregistrez dans la notice

  • Dans l'exemplaire

On ne saisit rien dans le champ prix de l'exemplaire, le contenu de ce champ est géré par PMB-Manuels.

Un exemplaire est par nature individuel, donc le champ prix de l'exemplaire convient parfaitement pour mémoriser temporairement l'amende due pour tel ou tel livre.
Lorsque vous lancez le calcul des amendes pour tous les exemplaires (onglet administration), le contenu est mis à jour : c'est le montant de l'amende à payer par le dernier emprunteur en date pour ce manuel-là en particulier (montant calculé sur base du statut de livre et du "tarif" enregistré dans la notice). Ensuite, n'oubliez pas de calculer le total par lecteur.
Ces deux montants (amende par exemplaire et total par lecteur) sont ensuite enregistrés dans la table des archives, ainsi que le statut du manuel en fin de prêt.
Rappel : le calcul de l'amende (par exemplaire et par lecteur) et l'archivage des données ne se déclenchent pas d'office dès que vous modifiez le statut d'un livre, donc il faut lancer en général plusieurs fois ces requêtes de calcul. Pour toute sécurité, vérifiez les montants avant d'imprimer le décompte définitif de fin d'année.

 

N.B. Contraintes SQL pour la saisie des prix dans les champs des notices :
– rien que des chiffres, pas de symbole monétaire
– pour séparer la partie entière de la partie décimale, employer le point (surtout pas la virgule, qui est un séparateur de données ou de champs).
Sinon, les calculs ne seront pas possibles en Php-MySQL.

 

Ce que vous pouvez faire

  • modifier le libellé d'un statut
  • changer le tarif des amendes, adapter les prix des manuels

Si un libellé ne vous convient pas, par exemple "un peu abîmé", vous pouvez aller dans l'onglet "administration – exemplaires – statuts", éditer le statut appelé "un peu abîmé" et l'appeler désormais "détérioré"

Nous sommes en période d'inflation, vous devrez augmenter vos tarifs d'année en année !


Ce que vous ne pouvez pas faire

  • supprimer un des champs personnalisables (statut ou amende pour livre un peu abîmé) et espérer que tout continuera à fonctionner correctement …
  • créer un nouveau champ personnalisable (statut ou amende pour livre un peu abîmé) et espérer que tout continuera à fonctionner correctement …
  • changer le statut d'un manuel qui est actuellement encore en prêt "aux yeux de PMB"

J'ai lié ces statuts de base (avec leur n° d'id – ce sont les numéros de 1 à 7) aux règles que j'ai définies dans les requêtes SQL de calcul des amendes et de gestion des stocks.
Supprimer un statut sera en général difficile, car il est fort probable que plusieurs livres aient ce statut, donc PMB refusera la suppression.
En créer un nouveau sera plus simple, mais il ne sera pas pris en compte, à moins que vous n'ayez modifié les requêtes SQL liées aux amendes et aux stocks.
Idem pour le tarif de l'amende : le prix plein d'un livre doit figurer dans le champ prix de la notice, l'amende pour livre un peu abîmé dans le champ personnalisable créé à cet effet.

Or le risque est particulièrement élevé en juin, lorsque les manuels reviennent en grand nombre et que vous n'avez que peu de temps pour repérer ce qui manque encore, vérifier l'état des manuels, calculer les amendes, et clôturer les comptes.

L'ordre dans lequel vous effectuez certaines opérations est important.
Enregistrez d'abord le retour du document, enregistrez même un retour fictif si le livre a été perdu, afin que le nom de l'ancien emprunteur soit correct, ensuite, vous changez le statut si nécessaire.

Si vous faites l'inverse, les dégâts éventuels ne seront pas attribués au vrai coupable !

 

Conclusions : pour profiter de la démo

Astuce – Pour faire une série d'essais rapidement, réduisez la durée des prêts à 5 – 6 jours (administration, exemplaires, supports) : vous arriverez ainsi plus vite au terme de l'année scolaire que vous voulez simuler !

  • au départ, pour explorer cette simulation de fin d'année scolaire, au moment du retour des manuels, à un moment où presque tous les livres sont rentrés, rien ne change pour les Schtroumpfs, tout reste figé ! . Essayez les listes de prêts, synthèses de fin d'année, calcul des stocks disponibles, historique des emprunts, …
  • 2e étape, on clôture l'année Schtroumpf au niveau des amendes : retour des 4 livres encore manquants, changement éventuel de statut, calcul des amendes par exemplaire et par lecteur et archivage des données
  • 3e étape, on simule le début d'une nouvelle année scolaire : prêt de documents
  • • 4e étape, on réinitialise et on vérifie certaines valeurs liées au prêt : remettre à zéro l’amende par exemplaire, aligner le statut en début de prêt sur le statut actuel et calculer le nombre de livres empruntés par chaque lecteur.
  • 5e étape, on simule la fin de l'année scolaire : retour de documents, retards, rappels, calcul d'amende, décompte final
  • on peut modifier le libellé d'un statut, mais on ne peut pas supprimer les 7 statuts de base, car leur n° d'id a un lien direct avec les procédures SQL de calcul des amendes, et aussi avec les requêtes sur l'état des stocks (nombre de manuels disponibles ou indisponibles à l'avenir)
  • si on a changé le n° d'id d'un des 7 statuts de base (par suppression d'un statut ou par création d'un nouveau), ou si on veut appliquer un autre règlement, il faut modifier les requêtes de calcul des amendes et de gestion des stocks.

 

Un mode d'emploi plus complet est disponible

 

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