PMB-Manuels – Impression des lettres de prêt

10 septembre 2012 Anne-Marie PMB-Manuels - Mode d'emploi

Imprimer les lettres de prêt par publipostage

Les lettres de prêt sont en quelque sorte un « accusé de réception » qu’on imprime en général en format A4 et en double exemplaire en début d’année scolaire : la copie signée par l’élève et/ou ses parents sera conservée à l’école, l’autre sera remise à l’élève en même temps que les manuels.

Ces lettres de prêt mentionnent non seulement les coordonnées de l’élève (nom, prénom, numéro de lecteur, classe, adresse) et la liste des emprunts (titre et numéro d’exemplaire) mais aussi l’état du manuel en début de prêt (ex. neuf, en bon état, un peu abîmé). Le terme « accusé de réception » se justifie donc pleinement.

Dans le modèle de lettre que je vous propose, la liste peut contenir 8 éléments au maximum (donc 8 emprunts par élève, ce qui suffit en général pour les besoins courants), mais on pourrait bien sûr concevoir un autre document-maître où la liste serait plus longue.

Un certain nombre d’éléments sont aisément modifiables dans le modèle correspondant.

Mise en page globale
Logo et adresse de l’école
Texte d’introduction : les points importants du règlement en vigueur pour le prêt de manuels scolaires

Toutefois, il y a des éléments à ne pas changer de manière inconsidérée dans la lettre-type : les champs de fusion. Ce sont les « zones » de la lettre dont le contenu est vide au départ, on signale simplement qu’il faut afficher à tel endroit le titre du 1^er livre emprunté, à un autre endroit son numéro d’exemplaire ou son statut, etc.

Il faut que ces champs de fusion correspondent tout à fait aux en-têtes des colonnes de la feuille Excel qui servira au publipostage (donc le même nom et exactement la même orthographe), sinon les données ne seront pas récupérées à partir de la base de PMB-Manuels.

Je vous invite donc à consulter la version imprimable de cette page, quit contient toutes les explications nécessaires, et de nombreuses captures d'écran pour illustrer le processus.

Pour imprimer des codes-barres, je vous avais conseillé d’employer un logiciel spécifique comme Apli – Decadry. Mais pour les lettres de prêt, de rappel, de décompte final, etc, le traitement de texte me semble préférable. Mes exemples ont été réalisés avec Word.

Quelques lectures préliminaires

Codes-barres : concepts de base
Publipostage : notions de base

Version imprimable

PMB-Manuels – Impression des lettres de prêt

Un zip avec quelques exemples : demo-lettre-pret-rappel-word.zip

N.B. Ne soyez pas surpris, c'est le même zip qui est prévu en guise de support pour les lettres de prêt et de rappel. En effet, la démarche de base est identique, il s’agit exactement des mêmes champs de fusion et des mêmes données à intégrer : les références du lecteur et la liste de ses emprunts.

Ce zip contient des modèles de lettres, des exemples de données, des fichiers de démo, etc.

Ce qui semble compliquer un peu les choses de prime abord, c'est que les données prêtes pour le publipostage ne sont pas les données « brutes » extraites de PMB, il y a quelques manipulations à faire dans Excel avant de pouvoir imprimer. J’ai donc regroupé dans un sous-dossier de « préparation » tous les aspects techniques de ce processus.

PMB-Manuels – Démo – Lettres de prêt ou de rappel (zip)

Voir aussi

PMB-Manuels – Création et vérification des champs personnalisables

PMB-Manuels – Conseils pour la saisie des prêts

PMB-Manuels – Impression des étiquettes de prêt

PMB-Manuels - Utilisation