PMB-Manuels – Impression des étiquettes de prêt

6 septembre 2012 Anne-Marie PMB-Manuels - Mode d'emploi

A quoi servent les étiquettes de prêt ?

Les étiquettes de prêt sont des étiquettes qu’on peut apposer sur les livres, elles indiquent quel élève a emprunté ou loué un livre cette année scolaire-ci.

Une étiquette de rangement permet de préciser à quel endroit de la bibliothèque le livre doit se trouver ; à ce titre, elle est en général « stable » dans le temps.

Par contre, on imprime une étiquette de prêt plus souvent : il y en a une par année scolaire et par manuel mis en circulation.

Une bonne illustration vaut souvent mieux qu’un long discours, donc je vais commencer par vous montrer le type d’étiquette qu’on peut obtenir.

J’ai prévu deux « zones »

La zone supérieure contient le nom et le prénom de l’élève, son numéro de lecteur (imprimé sous forme de code-barres et aussi « en clair »), sa classe (Peyo 1, Peyo 2 ou Peyo T) et l’année scolaire concernée.

La zone inférieure mentionne le titre du livre, son numéro d’exemplaire (imprimé sous forme de code-barres et aussi « en clair »), et le statut initial, l’état du livre à la réception.

Cela vaut-il la peine de les imprimer ? Quels avantages peut-on en retirer ?

Eviter des problèmes en fin d’année, des problèmes liés à des échanges de manuels entre élèves

Exemple : l’élève A rend les livres qu’il avait empruntés, mais dans cette série de manuels, il y en a un qui avait été emprunté au nom de l’élève B
Si l’élève B rend le livre qui était censé avoir être prêté à A, ce n’est pas trop grave, du moins si les deux manuels sont revenus en bon état ou à peu près.
Or, les confusions sont possibles si les livres ne sont pas nominatifs : dans l’hypothèse la plus favorable, c’est un échange involontaire (les élèves ne se souviennent pas du numéro de l’exemplaire qui leur a été attribué), mais dans d’autres cas, il se peut que l’élève C ait perdu ou égaré son livre, et qu’il en ait « pris » un autre qui traînait quelque part afin de ne pas être pénalisé.
Qui pénaliser dans ce cas ? Comment savoir si l’échange de manuels était intentionnel ou non ?
Coller une étiquette ne supprimera pas tous les problèmes, mais en réduira sûrement le nombre.

Responsabiliser l’élève et les parents par rapport à l’état initial du livre

Certes, l’état du livre était mentionné sur la lettre de prêt remise en début d’année, mais il n’est pas inutile de le mettre en évidence ailleurs, à un endroit où il est visible en permanence.
Cela ne va pas changer fondamentalement le comportement de tous les élèves, ne nous faisons pas d’illusion, mais à mon avis ce n’est quand même pas une « mention inutile » !

Faciliter le travail de la personne qui gère le prêt de manuels scolaires, surtout le tri

Voilà une excellente raison d’imprimer et de coller ces étiquettes !
A la fin de l’année scolaire, quand les livres reviennent, vous constituez des piles de manuels triés par cours, titre et niveau d’étude ; français en 5^e, maths en 6^e, anglais en 3^e, etc
Au début de l’année scolaire suivante, il faut refaire des piles, triées par élève. Ne le faites pas de tout de suite, collez d’abord les étiquettes.
Lorsque vous lancez l’ordre d’impression, vous pouvez le faire pour une ou plusieurs classes, ou toutes les classes, au choix. Mais lorsqu’elles sortiront de l’imprimante, elles ne seront pas triées par classe, mais par titre, et pour chaque titre, par numéro d’exemplaire.
Il vous sera donc plus facile de coller les étiquettes sur les livres regroupés pour le moment par titre.
Vu que c’est le nom et la classe de l’élève qui sont mis en évidence dans la zone supérieure de l’étiquette, vous pourrez ensuite constituer plus facilement des piles par élève.
Et finalement, en juin de l’année suivante, au moment du retour des livres, vous pouvez cocher les livres dont vous avez déjà vérifié l’état ou même écrire sur l’étiquette, mentionner les dégradations éventuelles, peu importe. De toute façon, l’an prochain, on enlèvera cette étiquette ou en on en collera une autre à la place.

Quelques lectures préliminaires

Codes-barres : concepts de base
Publipostage : notions de base
Avantages d'un logiciel spécifique pour l'impression des étiquettes
Conseils : bien choisir les numéros d’exemplaires ou de lecteurs

Version imprimable

PMB-Manuels – Impression des étiquettes de prêt

Ce fichier en format pdf contient des infos complémentaires sur la manière d'imprimer ces étiquettes.

Le logiciel que je conseille d’utiliser pour l'impression des codes-barres est un logiciel gratuit distribué par les firmes Apli et Decadry : Decadry Soft.

N.B. Si vous voulez employer les exemples disponibles dans le zip, il faut télécharger et installer ce logiciel.

Pour télécharger Decadry Soft Pro

Pour télécharger Apli – Agipa Soft Pro

Un zip avec quelques exemples de démo

Deux modèles d’étiquettes sont proposés, de dimensions légèrement différentes (fichiers au format Apli, le format propriétaire du logiciel, extension .laa)
Un exemple de données extraites de la base (format tableur)
Les deux démos des résultats obtenus (en pdf)

Démo – impression d'étiquettes de prêt (Apli)

Vous pouvez partir de ces exemples et les modifier, ou créer votre propre modèle d’étiquette.

Voir aussi

PMB-Manuels – Création et vérification des champs personnalisables

PMB-Manuels – Conseils pour la saisie des prêts

PMB-Manuels – Impression des lettres de prêt

PMB-Manuels - Utilisation