Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

PMB-Manuels – Données des lecteurs

Comment saisir les données des lecteurs – Conseils pratiques

 

Sujets abordés : paramètrres des emprunteurs, numéro de lecteur, champs personnalisables (choix d'options, ex. langues), mot de passe, durée d'adhésion, import de la catégorie et du code statistique des lecteurs, import des numéros de téléphone et des adresses e-mail, supprrssion de lecteurs..

 

Paramètres des emprunteurs

Dans PMB-Manuels, j'ai activé deux paramètres liés aux lecteurs

  • les paniers des lecteurs
  • le paramètre d’archivage des prêts

show_caddie doit avoir la valeur 1 afin d'afficher le module "Paniers" dans l'onglet Circulation

archivage_prets doit avoir la valeur 1 – Sinon, pas d’historique des prêts !!
N.B. Si nécessaire, faites une déclaration préalable auprès de la CNIL.

 

Numéro de lecteur

Ne choisissez pas les numéros identifiants (les codes-barres des lecteurs) à la légère, prenez des numéros "stables" dans le temps.

La plupart du temps, vous importez les élèves à partir de listes reçues du secrétariat, or dans les écoles, les élèves ont en général un numéro informatique, un numéro matricule constant tout au long de leur scolarité au sien du même établissement. Employez donc ce numéro qui va assurer une certaine pérennité à vos lecteurs.

N'oubliez pas que ce numéro est un critère important pour tout import ultérieur de listes d'élèves.

  • En effet, l'année suivante, si PMB trouve dans la base un lecteur qui a le même numéro que dans le fichier d'import, il suppose qu'il s'agit du même emprunteur, et se contente de mettre à jour les données.
  • Ce lecteur gardera donc son numéro d'id et son numéro de lecteur, ce sera un "ancien lecteur" aux yeux de PMB.
  • Sinon, si vous changez les numéros l'année suivante, si le numéro identifiant dans le fichier d'import ne correspond à aucun des numéros de lecteur présents dans la base, PMB pense qu'il s'agit de quelqu'un d'autre (même si le nom et le prénom sont identiques – on peut avoir des homonymes dans la base).
  • Dans ce cas, PMB va éventuellement supprimer cet "ancien lecteur" (tout dépend des options d'import choisies) et va créer un "nouveau lecteur", qui portera les mêmes nom et prénom, mais qui sera quelqu'un d'autre aux yeux du logiciel car son numéro d'id aura changé. C'est un phénomène de "réincarnation" : l'élève revit sous une nouvelle identité, qui n'a aucun lien avec la précédente.
  • Conséquence directe : il devient impossible de reconstituer l'historique des emprunts effectués par ce lecteur, c'est comme s'il n'avait pas existé auparavant.

 

Les champs personnalisables liés aux lecteurs

PMB-Manuels n'a pas pour objectif de dresser une liste complète des options choisies par chaque élève, mais il m'a quand même semblé utile d'enregistrer certains choix.

J'ai créé 3 champs personnalisables : langue 1, langue 2 et option.
Comme le nom l'indique, les deux premiers champs personnalisables contiennent les choix de langue 1 et langue 2. Vous pouvez constituer une liste des langues enseignées dans votre établissement, et indiquer quelle langue a été choisie par chaque élève.
Quant au 3e champ, appelé "option", il vous permettra par exemple de savoir si l'élève est dans une filière littéraire, scientifique, économique, etc.

D'autres usages de ces champs sont bien sûr possibles, vous pouvez modifier le libellé, la liste des options, mais les n° d'id sont fixés par le programme (n° 1, 2 et 3) et ne peuvent donc pas changer, sinon les requêtes deviennent inopérantes. En outre, le mode de saisie doit être une liste de choix, les valeurs doivent être numériques, et la valeur 0 doit correspondre à un choix indéterminé (voir les exemples de départ inclus dans PMB-Manuels).

 

Le champ mot de passe du lecteur (pour l'OPAC)

Ce champ a été détourné de son but d'origine, et son contenu a changé radicalement.

En effet, lorsqu'on crée un nouvel emprunteur dans PMB, c'est en général l'année de naissance du lecteur qui devient le mot de passe par défaut.

C'est le cas lors d'une création manuelle de lecteur, du moins si on n'a pas saisi un autre mot de passe au clavier, c'est aussi le cas si on emploie des scripts d'import comme import Belgique ou import Bretagne.

 

A quoi sert le mot de passe du lecteur dans PMB-Manuels ?

Je voulais un document unique pour le décompte final, à imprimer pour les élèves qui ont une amende et / ou qui détiennent encore l'un ou l'autre manuel. Donc il me fallait un champ disponible pour enregistrer le nombre de livres encore manquants

Je sais bien qu'en théorie tout doit revenir pour la fin du mois de juin, et qu'à partir d'un certain moment, un livre non rentré est considéré comme perdu et donc à facturer. Mais les détails du règlement peuvent varier d'une école à l'autre, et même au sein du même établissement, il peut y avoir des exceptions liées par exemple à un problème familial majeur.
Ce que je voulais éviter, c'est de devoir imprimer deux documents fin juin, la liste des ouvrages manquants et la liste des amendes. On risque facilement de n'en imprimer qu'un seul, ou d'égarer un des deux.

A priori, dans le cas de PMB-Manuels, les élèves ne vont pas consulter l'OPAC, donc je me suis dit que je pouvais "recycler" le champ mot de passe du lecteur plutôt que créer un champ personnalisable supplémentaire.

En effet, les champs personnalisables des lecteurs ont déjà un usage : l'enregistrement des options des élèves, par exemple les choix de langues.

Je ne veux pas mélanger, dans les champs personnalisables, des notions aussi différentes que les choix d'options et le nombre de manuels empruntés, cela me semble être une source potentielle de confusion.

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En fait, le contenu du champ "mot de passe" est à initialiser dès le début de l'année scolaire, pour tous les lecteurs qui ont des prêts en cours.

Une requête spécifique calcule le nombre de livres empruntés par chacun, et mémorise cette valeur dans le champ "mot de passe".

Mais une autre requête risque de vous surprendre de prime abord, du moins si vous avez oublié que le contenu initial du champ "mot de passe du lecteur" était l'année de naissance.

En effet, comme c'est le cas pour toutes mes procédures d'initialisation, j'ai rédigé une requête de vérification correspondante. Elle affiche donc les noms, numéros et classes des lecteurs dont le mot de passe n'est pas correct : le contenu de ce champ diffère du nombre réel d'emprunts par élève.

Donc, si vous lancez la requête de vérification après un import d'élèves, et que vous n'avez pas encore exécuté la requête d'initialisation, vous verrez des messages d'avertissement au contenu vraiment bizarre, par exemple 1999 livres empruntés ! Mas dès que vous aurez calculé (ou recalculé) le nombre de prêts par lecteur, les valeurs reprendront un air plus normal ! N'oubliez pas qu'il faut en général lancer plusieurs fois les procédures d'initialisation.

 

Durée de l’adhésion

En général, on choisit 12 mois.

Personnellement, je joue la sécurité, je prévois entre 420 et 450 jours, soit 14-15 mois. Cela peut sembler surprenant mais c’est logique : je tiens compte des vacances !

A l’école, le personnel travaille encore début juillet, donc en général, nous importons les listes de lecteurs début juillet, or il faut que les emprunteurs soient en règle d’adhésion jusqu’en septembre de l’année scolaire suivante (c’est plus pratique si on doit encore régler un petit problème à ce moment-là – en théorie non, l’année est clôturée en juin, mais on ne sait jamais).
La situation est analogue pour les prêts. Certains prêts de l’année suivante sont enregistrés début juillet, et d’autres fin août, voire même début septembre pour des élèves arrivés plus tard.

C'est pourquoi je fixe une durée d'abonnement d'une quinzaine de mois, tout comme la durée de prêt d'ailleurs.

A vous de choisir les valeurs qui vous semblent les plus judicieues.

 

Import de la catégorie et du code statistique des lecteurs

Un script d'import de lecteurs impose aux élèves et aux professeurs un code statistique et une catégorie, donc les n° d'id sont fixés dans le script, et doivent correspondre à ceux de la base, sinon on risque des dysfonctionnements.

PMB-Manuels a été développé à partir d'une base PMB "standard" et est compatible avec le script import Belgique (je vous conseille la version 2 de import Belgique, elle comprend davantage de champs).

 

Si votre base "normale" du CDi est une base "Bretagne", vous avez probablement l'habitude d'employer import Bretagne.  Les diverses versions de import Bretagne ne sont pas compatibles telles quelles avec PMB-Manuels, les numéros d'id de la catégorie et du code statistique ne correspondent pas.

Solutions possibles

  • employer import Belgique – de préférence la version 2
  • employer import Bretagne après avoir modifié deux tables dans PMB-Manuels

La première solution est "prête à l'emploi", ou à peu près. Il n'y a finalement que peu de différences entre un fichier d'élèves préparé pour import Belgique, et un autre adapté à import Bretagne : l'ordre des colonnes, la présence ou non de tel type de données, mais rien de fondamental.

 

La deuxième solution se base sur une sauvegarde de 2 tables suivie d'une restauration.

En ce qui concerne les lecteurs, la catégorie et le code statistique sont définis dans les tables empr_categ et empr_codestat.

PMB-Manuels pourrait fonctionner avec des versions différentes de ces deux tables, donc vous pourriez faire une sauvegarde de ces tables (dans une base "bretonne") et restaurer cette sauvegarde partielle dans PMB-Manuels. Ceci vous permettrait dès lors d'employer une des variantes d'import Bretagne.

 

Pour plus de détails, voir

Import de lecteurs – Généralités

Les scripts import Belgique (versions 1 et 2)

 

Import des numéros de téléphone et des adresses e-mail

Si vous en avez la possibilité, veillez à importer les 2 numéros de téléphone des lecteurs et les adresses de courriel – ou à compléter les données.

La raison est essentiellement pratique. Les listes des livres encore en circulation ou en retard ont été adaptées à l’idée d’une phase de rappel fin juin. Ces listes affichent non seulement les noms et classes des lecteurs, et les manuels encore manquants, mais aussi les numéros de téléphone et les adresses e-mail. Cerise sur le gâteau : vous avez non seulement le nom de la classe, mais aussi celui du professeur principal !

N.B. Import Belgique 2 permet l'import de ces champs.

 

Suppression de lecteurs

Reconstituer l’historique implique que le n° d’id d’un lecteur ou d’un exemplaire soit encore présent dans la base.

Donc, ne supprimez pas trop vite de la base d’anciens élèves ou des manuels qui sont sortis de la circulation, vous allez déclencher un phénomène d’amnésie !

C’est pourquoi j’ai prévu, pour les lecteurs et les exemplaires, un statut « à supprimer », un état intermédiaire avant la suppression définitive.

Je vous conseille d'ailleurs de mettre dans un panier les lecteurs ou les exemplaires que vous comptez supprimer de la base, et de lancer en mode Editions la requête qui vous donne l'historique de tous les éléments contenus dans les paniers. Vous obtenez ainsi un fichier Excel que vous pouvez sauvegarder, pour vos archives.

 

Voir aussi
PMB-Manuels – Catalogage des notices
PMB-Manuels – Catalogage des exemplaires
 

Version imprimable

PMB-Manuels – Paramétrage spécifique : notices, exemplaires et lecteurs

 

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