PMB-Manuels – Création et vérification des champs personnalisables

5 septembre 2012 Anne-Marie PMB-Manuels - Mode d'emploi

Les champs personnalisables de PMB-Manuels

Il y a 2 champs personnalisables obligatoires : un pour les notices, un pour les exemplaires.

Il y a aussi des champs personnalisables facultatifs pour les lecteurs.

Pour les notices : le montant de l’amende à payer si le livre a été un peu abîmé
A ne pas confondre avec le champ prix de la notice. Le prix de la notice est un champ Unimarc qui existe d’office. Dans le contexte de PMB-Manuels, il contient le prix plein du manuel, donc le montant à payer pour un livre désormais inutilisable ou perdu ; il faut en effet en racheter un autre.
Par contre, si le manuel a été un peu abîmé, il faut fixer une amende car « l’espérance de vie » du livre » a été réduite, mais le montant de l’amende est moins élevé que le prix plein.
C’est pourquoi j’ai prévu un champ personnalisable supplémentaire : l’amende pour livre un peu abîmé. On fixe librement un certain prix, par exemple 1/3 du prix plein.

Pour les exemplaires : le statut initial, le statut en début de prêt
A ne pas confondre avec le statut de l’exemplaire. Le statut de l’exemplaire est un champ Unimarc qui existe d’office dans PMB, et il reflète l’état actuel du livre.
Au moment où l’élève rend les livres (en général en juin), vous allez peut-être modifier le statut de certains manuels (un livre qui était au départ neuf ou en bon état peut évoluer vers le statut un peu abîmé, inutilisable ou perdu).
Dès que ce statut a changé, vous n’avez plus dans la base de « souvenir automatique » de l’état antérieur. Or, pour déterminer si une amende est due, il faut conserver un point de comparaison (état du livre à la réception, en début de prêt ó état du livre au retour, en fin de prêt).
C’est pourquoi j’ai prévu un champ personnalisable supplémentaire : le statut initial. Pendant toute la durée du prêt, les deux valeurs sont bien sûr identiques.

Pour les lecteurs, 3 champs possibles : langue 1, langue 2 et option
PMB-Manuels n'a pas pour objectif de dresser une liste complète des options choisies par chaque élève, mais il m'a quand même semblé utile d'enregistrer certains choix.
Comme le nom l'indique, les deux premiers champs personnalisables contiennent les choix de langue 1 et langue 2.
Vous pouvez constituer une liste des langues enseignées dans votre établissement, et indiquer quelle langue a été choisie par chaque élève.
Quant au 3e champ, appelé "option", il vous permettra par exemple de savoir si l'élève est dans une filière littéraire, scientifique, économique, etc.

La création des champs personnalisables des notices et les exemplaires est-elle automatique ?

Cela dépend des circonstances : parfois oui, parfois non.

Si vous créez manuellement une notice, et que vous oubliez de compléter le champ « amende pour livre un peu abîmé », PMB vous rappellera à l’ordre ! En effet, ce champ est obligatoire.
Si vous ignorez le montant, mettez zéro plutôt qu’une valeur approximative. Début juin, vous allez vérifier les montants, avant le retour des livres. Si vous avez mentionné une valeur à peu près exacte, vous risquez de ne pas vous en rendre compte, alors qu’un prix égal à zéro attirerait votre attention !

Si vous créez manuellement un exemplaire, et que vous oubliez de compléter le champ « statut en début de prêt », PMB y mettra d’office le statut n° 1, c’est-à-dire « livre neuf ».
Lorsque j’ai paramétré le champ « statut initial », j’ai présupposé que le catalogage manuel concernait surtout les nouveaux manuels mis en circulation, la valeur par défaut est donc « livre neuf ».
Il faut donc faire attention si vous cataloguez manuellement un livre en bon état ou un peu abîmé. Toutefois, il y a des requêtes de vérification et de correction.

Si que vous importez des notices et/ou des exemplaires à partir du tableur, ces champs personnalisables ne sont pas créés au moment de l’import, il faut donc « combler ce vide » plus tard.

Or un fonctionnement correct de PMB-Manuels est impossible sans l’existence de ces champs pour toutes les notices et tous les exemplaires de la base, et sans un contenu valable dans ces champs.

Même si on ne peut pas toujours créer les champs personnalisables des notices et les exemplaires de manière automatique, le processus de création et d’initialisation est « automatisé » : des requêtes SQL le font pour les notices ou exemplaires concernés, à vous de lancer ces requêtes au bon moment.

Il y a dans PMB-Manuels des requêtes qui créent automatiquement ces champs
Pour toutes les notices qui en étaient dépourvues jusqu’à présent
Pour tous les exemplaires qui en étaient dépourvus jusqu’à présent

Ces requêtes créent non seulement les champs, mais y mettent aussi un contenu par défaut
Pour les notices, la valeur zéro
Pour les exemplaires, la même valeur que le statut actuel du livre

C’est donc une initialisation meilleure que lors de la saisie manuelle, surtout pour l’exemplaire.
En saisie manuelle, la valeur par défaut est « livre neuf » (je ne peux rien faire de mieux).
Si vous créez ce champ grâce aux requêtes, le statut initial est identique au statut actuel.

Il importe donc de créer le champ personnalisable de l’exemplaire « au bon moment »
Surtout s’il s’agit de la « grande migration », celle de départ
Si les exemplaires n’ont pas encore récupéré le statut qu’ils avaient à l’origine, s’ils ont par exemple encore le statut n° 7 (indéterminé), le champ statut initial contiendra lui aussi ce même statut. Il faudra éventuellement le modifier plus tard.
Donc, si vous attendez jusqu’à ce que les exemplaires que vous venez d’importer aient récupéré le même statut que dans la base de départ, vous ferez d’une pierre deux coups : créer ce champ pour tous les exemplaires qui en sont dépourvus et l’initialiser correctement.

On migre à intervalles réguliers ; ne l’oubliez pas …
Cas concret : si on met un nouveau manuel en circulation, vous n’allez quand même pas créer une centaine d’exemplaires un par un !
Vous allez employer exactement la même méthode que celle utilisée lorsqu’on migre à partir d’une autre base, vous allez importer les exemplaires à partir du tableur. Dans ce cas aussi, attendez le moment favorable pour créer et initialiser les champs personnalisables.

La création des champs personnalisables des lecteurs est-elle automatique ?

Non, jamais, car ces champs ne sont pas obligatoires, mais la création et l’initialisation sont automatisés.

Il y a dans PMB-Manuels des requêtes qui créent automatiquement ces champs
Pour tous les lecteurs qui en étaient dépourvus jusqu’à présent

Ces requêtes créent non seulement les champs, mais y mettent aussi un contenu par défaut
Il est certes impossible de deviner les choix des élèves !
Mais vu la manière dont j’ai configuré les champs personnalisables des lecteurs, la valeur 0 correspond au choix « indéterminé ».

Les 3 champs sont indépendants les uns des autres, donc vous pouvez parfaitement créer seulement deux champs (par exemple langue 1 et langue 2) et vous passer du 3^e (option).
On crée les champs un par un, il faut donc éventuellement lancer le processus plusieurs fois
Chaque champ sera créé et initialisé pour tous les lecteurs qui en étaient dépourvus

J’ai voulu conserver le maximum de souplesse, donc ces champs sont basés sur des listes d’option que vous pouvez aisément modifier ou compléter vous-même.
Voir Administration > Lecteurs > Champs personnalisables
Pour les champs langue 1 et langue 2, j’ai défini quelques choix de base, vous pouvez compléter la liste des langues enseignées dans votre école.

On migre à intervalles réguliers ; ne l’oubliez pas …
Chaque année, vous importez de nouveaux élèves, donc il faudra créer les champs à chaque rentrée scolaire !

Version imprimable

PMB-Manuels – Création et vérification des champs personnalisables

Ce pdf contient quelques informations complémentaires.

Voir aussi

PMB-Manuels – Conseils pour la saisie des prêts

PMB-Manuels – Impression des étiquettes de prêt

PMB-Manuels – Impression des lettres de prêt

PMB-Manuels - Utilisation