PMB-Manuels – Conseils pour la saisie des prêts

10 octobre 2011 Anne-Marie PMB-Manuels - Mode d'emploi

Différence fondamentale, dans PMB-Manuels, entre la saisie et le démarrage d'un prêt

Dans PMB-Manuels le démarrage d'un prêt ne se limite pas à la simple saisie dans l'onglet Circulation.. Après la phase préliminaire de saisie, il faut absolument lancer les requêtes de vérification et d'initialisation liées au prêt pendant que les prêts sont en cours. Ce sont des procédures qu'il faut en général exécuter plusieurs fois dans le courant de l'année scolaire.

Je commence par quelques conseils généraux pour la saisie des prêts.

Lecteurs et groupes

Sélection de lecteurs

On sélectionne un lecteur par son nom, son numéro de lecteur ou dans un groupe d’élèves (une classe). Cette dernière méthode est probablement la plus pratique. En effet, un certain nombre de manuels sont communs à l’ensemble de la classe, voire même à toute une année d'étude. Si vous traitez toute une classe d’affilée, vous allez acquérir une certaine « vitesse de croisière » : après la saisie de 2 ou 3 prêts, vous n’aurez plus la moindre hésitation, et vous saurez tout de suite quel livre de français, de maths ou d’histoire il faut attribuer.

Vérification préliminaire

Vérifier si tous les élèves qui sont censés être membres d'un groupe le sont effectivement.
En effet, si on a oublié de lier un élève à un des groupes-classes, ses emprunts et retards éventuels risquent de passer inaperçus pendant un certain temps, puisque dans PMB-Manuels, on emploie surtout les requêtes par groupe.

Pour accélérer la saisie des noms, créez une planche-contact avec les numéros des lecteurs imprimés sous forme de codes-barres.

Champs personnalisables des lecteurs

Si vous avez complété ces champs, vous verrez ce que les élèves ont choisi comme langue 1 ou langue 2, et vous saurez par exemple s'il faut leur attribuer un livre d'anglais ou d'espagnol, et lequel choisir.

Dates de fin de prêt

On obtient parfois des résultats bizarres, de prime abord. Ce n'est pas lié à PMB-Manuels en tant que tel, le problème est susceptible de se poser dans n'importe quelle base, mais dans PMB-Manuels c'est encore plus frappant vu la durée des prêts (en général 365 jours).

Exemple : on saisit une série de prêts en début d'année, le 4 ou le 5 septembre par exemple, le prêt dure normalement 12 mois, et pourtant PMB nous signale que les livres doivent être rendus le 4 ou le 5 septembre de la même année !

Le problème est lié à la date d'adhésion des lecteurs et à certains paramètres généraux.(pret_adhesion_depassee et pret_date_retour_adhesion_depassee)

S'il s'agit de lecteurs déjà présents dans votre base depuis un certain temps, il se peut qu'ils ne soient plus en règle d'adhésion.

Suivant la manière dont PMB est paramétré, on peut

autoriser ou interdire le prêt si l'adhésion est dépassée
autoriser ou interdire une date de retour postérieure à la date de fin d'adhésion

Comment régler le problème ?

Modifier les paramètres généraux afin d'éviter que le problème ne se reproduise à l'avenir

Administration > Outils > Paramètres > Paramètres généraux

Si vous ne voulez pas être tributaire de la date de fin d’adhésion pour autoriser le prêt ou fixer la date de fin de prêt, les paramètres pret_adhesion_depassee et pret_date_retour_adhesion_depassee doivent avoir la valeur 1 (prêt possible au-delà de cette date)

Créer un panier avec les lecteurs qui ont des prêts en cours (ou tous les lecteurs de la base)

Circulation > Paniers > Collecte

Remplir un panier avec tous les lecteurs concernés
Il y a une requête de sélection qui permet de créer un panier sur base du critère "prêts en cours".

Prolonger globalement l'adhésion de cet ensemble de lecteurs

Circulation > Paniers > Action

Fixer la même date de fin d'adhésion pour tous (ex. 30 juin de l'année suivante)

Prolonger globalement les prêts de cet ensemble de lecteurs

Circulation > Paniers > Action

Fixer la même date de retour pour tous (ex. 20 juin de l'année suivante)

Liste des manuels encore disponibles

Si nécessaire, vous pouvez connaître, par titre, la liste des numéros d'exemplaires encore disponibles, en d’autres termes, les manuels dont le statut (neuf, en bon état ou un peu abîmé) autorise le prêt, mais qui n’ont pas encore été attribués à un lecteur.

Cela vous servira, par exemple, si vous savez que vous avez 50 manuels de français à « distribuer », et que vous avez déjà saisi 48 prêts ; cette requête vous signalera quels sont les deux numéros que vous n’avez pas encore attribués. Ce sera plus rapide que de devoir repérer deux exemplaires dans une liste de 50 livres.

Liste des titres et des prix des manuels

Vous pouvez aussi consulter la liste des manuels par cours ou par niveau d’étude … à condition d’avoir complété les champs requis !

Pour disposer de cette fonctionnalité, il faut bien sûr avoir créé les catégories (= mots-clés) dans les 2 thésaurus (niveau d’étude et cours), et avoir lié les notices des manuels à ces mots-clés.

La requête affiche aussi les prix, le "tarif" des amendes éventuelles : soit le prix plein du livre (manuel inutilisable ou perdu), soit un montant moins élevé (manuel un peu abîmé).

Si vous devez opérer souvent les mêmes sélections de livres, pensez à créer des paniers de notices, surtout dans le cas d'une recherche multi-critères. Cela vous évitera de devoir préciser à chaque fois les critères de recherche.

Le démarrage d'un prêt dans PMB-Manuels ne se limite pas à la simple saisie du prêt, c'est une opération plus complexe qui nécessite des interventions de votre part au bon moment..

La saisie des prêts se fait automatiquement dans PMB, le logiciel prend tout le processus en charge.

Saisir un prêt dans l'onglet Circulation ne suffit pas dans le cas de PMB-Manuels, il faut aussi aller dans l'onglet Administration afin d'initialiser certaines valeurs pour les lecteurs et pour les exemplaires, et et il faut aussi vérifier si tout a été fait correctement.

Le démarrage des prêts est automatisé dans PMB-Manuels, grâce aux requêtes SQL, mais il n'est pas automatique, il ne se fait pas de lui-même, miraculeusement. Vous devez intervenir et lancer (souvent plusieurs fois) les requêtes de vérification et d'initialisation pendant que les prêts sont encore en cours.

Si vous n'exécutez pas ces procédures au moment opportun, certaines données vitales ne seront pas mises à jour ni enregistrées, et vous risquez des dysfonctionnements dans PMB-Manuels. Ces requêtes sont regroupées sous le titre :

"Requêtes de début et de milieu d'année – Initialisation et vérification liées au prêt"

Il faut agir au moment opportun. N’attendez pas la fin de l’année pour le faire, octobre – novembre me semblent être le moment favorable.

Il ne faut pas postposer l’exécution de ces requêtes, et il ne faut pas croire qu’une seule fois suffit, en général, il faut intervenir à de nombreuses reprises, car la saisie des prêts s‘étale sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines

Je rappelle que ces initialisations et vérifications doivent être faites pendant que les prêts sont en cours, donc avant le retour éventuel d’un livre. Or un prêt ne dure pas toujours 10 mois. N’oubliez pas que certains élèves peuvent quitter l’école dans le courant de l’année, en décembre par exemple.

Si vous n’avez fait toutes les initialisations nécessaires pendant que les prêts étaient en cours, vous ne pourrez plus les faire plus tard, après le retour des documents.

C’est d’autant plus crucial si vous êtes amené à remettre ces mêmes livres en circulation, en janvier par exemple, car d’autres élèves sont arrivés entretemps à l’école.

Il n’y a pas que des requêtes d’initialisation, il y a aussi des vérifications, entre autres celles qui concernent les deux champs personnalisables indispensables au bon fonctionnement de PMB-Manuels : l’amende pour livre un peu abîmé (champ ajouté à la notice) et le statut initial (champ ajouté à l’exemplaire).

Des procédures vérifient l’existence et le contenu de ces champs. S’ils faisaient par hasard défaut, allez dans le groupe de requêtes appelé "Requêtes de début d'année – Initialisation et vérification des champs personnalisables », afin de les créer pour les notices ou exemplaires qui en sont dépourvus jusqu’à présent.

Dernier aspect à vérifier : certains prêts sont peut-être erronés, il se peut en effet que vous ayez atttrbué à un élève un manuel qu'il n'aurait pas dû avoir.

En général, on s'en rend assez vite compte, surtout au moment de la distribution des livres.

La présence d'un "intrus" dans un pile de manuels (un livre de 5e "perdu" parmi ceux destinés aux 6e, par exemple) va forcément attirer votre attention ou celle des élèves. Vous allez réagir instinctivement : enregistrer le retour de cet exemplaire et prêter si nécessaire un autre livre à l'élève concerné. Il est en outre probable que cet "intrus" sera rapidement emprunté par quelqu'un d'autre, surtout si vos stocks sont limités.

Le problème, c'est que la table des archives enregistre tous les prêts, qu'ils soient exacts ou erronés, et que PMB est bien entendu incapable de distinguer les uns des autres. C'est pourquoi il est nécessaire d'annuler manuellement les prêts erronés, c'est donc vous qui devez intervenir.

Des procédures spécifiques vous aident à repérer ces erreurs, et à rectifier les données qui serviront au décompte final. Ces requêtes d'annulation sont regroupées sous le titre :

"Requêtes de début et de milieu d'année – Annulation de prêts fictifs ou erronés"

Voir aussi

PMB-Manuels – Création et vérification des champs personnalisables

PMB-Manuels – Impression des étiquettes de prêt

PMB-Manuels – Impression des lettres de prêt

PMB-Manuels - Utilisation