Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

PMB-Manuels – Catalogage des notices

Comment cataloguer les notices – Conseils pratiques

 

Sujets abordés : titres, titres de série, un caractère à éviter, champ prix, champ personnalisable "amende pour livre un peu abîmé", indexation décimale (cotes Dewey), catégories (mots-clés du thésaurus).

 

Titres et titres de série

Ne vous fiez pas seulement aux titres de série, abrégez si nécessaire les titres.

Imaginez dans PMB (onglet éditions) la liste des prêts en cours ou en retard dans une base qui ne contient que des manuels scolaires. Si vous avez employé des titres de série, vous ne verrez qu'une liste de titres peu significatifs comme « Manuel de l’élève, Livre de l’élève, Livre d’exercices », et vous ne saurez même pas si c’est un livre de français, de maths ou de sciences, ni à quelle année il est destiné !

Il faudrait cliquer sur le numéro d’exemplaire pour déterminer de quel manuel il s’agit. C’est encore plus gênant en version « papier » : la liste des prêts ou retards serait fort nébuleuse si on ne voit pas les titres de série. Je n’ai d’ailleurs pas prévu leur impression dans les requêtes SQL.

Ceci ne vous empêche pas d'avoir des titres de série dans votre base, mais modifiez si nécessaire le titre qui apparaîtra dans les listes de prêt, afin qu'il indique clairement de quel cours et de quel niveau il s'agit.
Dans la base de démo, j'ai d'ailleurs simulé le type de problème que des titres identiques peuvent provoquer.
Il y a deux livres intitulés "Formules magiques", mais ils n'ont pas le même auteur, et ils sont censés être destinés à des élèves de niveaux différents. Si on se trompe au moment de l'attribution des exemplaires, on crée un prêt erroné qu'il faudra annuler plus tard.

Employer le titre de série pour distinguer des manuels est une bonne chose d’un point de vue bibliographique, mais peu pratique dans ce cas-ci : non seulement les titres sont peu significatifs, mais en outre, on arrive vite à des titres « à rallonge ».

Exemple concret : je viens de cataloguer des exemplaires de New Headway, une série de manuels d’anglais. Voici ce que donne la concaténation titre de série + titre (pour la 3e édition)
« New Headway Upper-Intermediate Third Edition – Student’s Book » 

N'employez pas de barre oblique dans les titres, ce symbole a une fonction spéciale au moment du publipostage.

 

Résumé des conseils pratiques :

  • un titre significatif qui indique la branche et l’année d’étude concernées
  • un titre éventuellement abrégé afin de faciliter l’affichage en colonnes et l’impression de listes ou d’étiquettes
  • pas de barre oblique /

 

Un caractère à éviter dans certaines données : la barre oblique /

Certes, d’un point de vue statistique, je crois que le risque est réduit, mais on ne sait jamais.

J'emploie ce symbole comme séparateur de données pour le publipostage, donc sa présence dans certains champs liés aux notices ou aux exemplaires pose problème.

Voici la liste des quelques champs concernés par cette interdiction (ils sont peu nombreux) : :

  • titres des manuels – c'est le seul champ de la notice à vérifier
  • numéros d'exemplaires (codes-barres) – c'est le seul champ de l'exemplaire à vérifier
  • libellés des statuts – si vous ne les avez pas modifiés, aucun problème
  • libellés des supports – si vous ne les avez pas modifiés, aucun problème

 

Deux champs importants serviront au calcul des amendes

Nous nous situons à un niveau global, celui de la notice, donc il ne s’agit pas de l’amende à payer pour les dégâts occasionnés à tel ou tel livre.  Ces champs contiennent le tarif des amendes, valable pour tous les exemplaires de ce livre-là.

Prix (champ qui existe dans PMB)

  • C'est l'amende à payer si le manuel est a été rendu inutilisable ou a été perdu par l'élève.
  • Contenu : prix plein du manuel.

Amende pour un livre légèrement abîmé (champ personnalisable obligatoire)

  • C'est l'amende à payer si le manuel a été un peu abîmé mais peut encore être mis en circulation, son "espérance de vie" est donc réduite.
  • Contenu : j’ai mis un prix qui équivaut à un tiers du prix plein, mais vous pourriez introduire une autre valeur, voire même provisoirement zéro.

Ce champ personnalisable (dédommagement pour livre abîmé) est vital pour le calcul des amendes, il faut vérifier son existence et son contenu (des requêtes sont prévues). Sinon, tous les calculs seront faussés.

Rappel : ne confondez pas avec le champ prix de l'exemplaire.

Les deux champs prix de la notice contiennent le tarif général des amendes, mais un exemplaire est par nature individuel.  Le champ prix de l’exemplaire sert à mémoriser temporairement le montant de l'amende à payer si cet exemplaire-là a été abîmé ou perdu. Son contenu est mis à jour par les requêtes de PMB-Manuels.

 

Attention ! Il faut que des calculs puissent se faire dans ces champs, donc

  • Le séparateur entre la partie entière et la partie décimale d’un nombre doit être le point
  • Pas la virgule ! En Php-MySQL, la virgule sert de séparateur entre les données ou entre les champs
  • Pas de symbole monétaire, ajoutez éventuellement le symbole € au moment du publipostage

Exemples concrets

  • prix plein : 15               amende pour livre un peu abîmé : 5
  • prix plein : 12.75         amende pour livre un peu abîmé : 4.25

N.B. Si vous ne connaissez pas le prix exact du manuel au moment de créer la notice, mettez 0 dans les deux champs. Si vous mettez une valeur à peu correcte et que vous vérifiez les montants rapidement en juin avant de lancer les calculs, vous risquez de ne pas vous rendre compte de l’erreur. Par contre, la valeur 0 va immanquablement attirer votre attention.

Nous sommes hélas en période d’inflation : d’une année à l’autre, pensez aussi à  réajuster les prix …

 

Indexation décimale : cotes Dewey

Pensez à « codifier » l’indexation décimale, afin que les valeurs soient significatives. Exemple

Cours Terminale en 1e en 5e  
Français M010 M110 M510  
Sciences M040 M140-1 ou M140-2 M540 M140-1: section scientif.
M140-2 : autres sections
Anglais M050 M150-1 ou M150-2 M550 M150-1: langue 1
M150-2 : langue 2

 

Codification de l'indexation décimale (notices) et des cotes de rangement (exemplaires)

  • le chiffre des centaines indique l’année d’étude. Pour la Terminale, j’ai mis la valeur 0, ainsi la Terminale est « proche » de la 1e lorsqu’on trie les données.
  • le chiffre des dizaines indique le cours ou le groupe de cours (exemples : 10 français, 20 maths, 30 histoire, 50 langues modernes …)
  • le chiffre des unités précise des distinctions supplémentaires  (exemples : 50 anglais, 51 allemand, 52 espagnol, …)
  • le suffixe indique d'autres nuances (exemples pour les langues modernes : -1 = langue1, -2 = langue 2)

L'avantage de cette codification des indexations décimales (et par conséquence des cotes de rangement) est que ce genre de cote est significatif, cela permet d'identifier facilement les manuels. Bien sûr, ceci n'est qu'une suggestion, libre à vous de faire comme bon vous semble.

 

N.B. Pour des raisons techniques de programmation, il faut au moins une lettre au début des cotes de rangement des exemplaires. C’est pourquoi j’ai préfixé mes cotes de rangement avec la lettre M (Manuels).

Le plus simple est de préfixer aussi les cotes Dewey des notices avec une lettre. En effet, si les cotes d'indexation décimale des notices commencent par une lettre, ce sera automatiquement le cas pour les cotes de rangement des exemplaires.

Raison supplémentaire d'ajouter une lettre au début des cotes Dewey : si vous employez la valeur 0 pour la terminale, le publipostage sera plus compliqué, vous risquez de perdre le zéro initial.

Bien sûr, vous pourriez aussi mettre M010, M020, mais si la terminale est la seule année que vous avez préfixée avec une lettre, le tri informatique la mettrait en dernier lieu (les chiffres précèdent les lettres).

 

Catégories : mots-clés du thésaurus

PMB-Manuels fonctionne en mode multi-thésaurus. J’ai prévu deux thésaurus

  • Le premier thésaurus s’appelle « Niveau » et précise le niveau d’étude concerné.
  • Le deuxième thésaurus s’appelle « Cours » et contient la liste des branches.

Pour chaque niveau d’étude, je suggère une distinction entre les manuels communs (que tous les élèves doivent avoir) et les manuels spécifiques (qui ne concernent donc que les élèves qui ont choisi tel ou tel cours) – à vous de voir si cela vous convient ou non.

Exemples de catégories pour le niveau d'étude :

Avec une distinction entre manuels communs et manuels spécifiques

1- Manuels communs, 1 – Manuels spécifiques, …
2- Manuels communs, 2 – Manuels spécifiques, …

Sans la distinction entre manuels communs et manuels spécifiques

1- Manuels de 1e année
2- Manuels de 2e année …

Exemples de catégories pour les cours :

français, maths, anglais, espagnol, sciences …

 

Vous pouvez changer les intitulés des thésaurus ou des catégories, l’arborescence des mots-clés, mais ne supprimez pas les thésaurus en tant que tels.
En effet, dans mes requêtes SQL, je suis partie du principe que le 1er thésaurus concerne le niveau d’étude et le 2e les cours, les n° d’id sont donc fixés. Si vous supprimez ces thésaurus et que vous en créez d’autres, les n° d’id ne correspondront plus, et les requêtes SQL cesseront de fonctionner ou donneront des résultats inattendus ….

 

Voir aussi
PMB-Manuels – Catalogage des exemplaires
PMB-Manuels – Données des lecteurs
 

Version imprimable

PMB-Manuels – Paramétrage spécifique : notices, exemplaires et lecteurs

 

Comments are currently closed.