PMB-Manuels – Catalogage des exemplaires

3 septembre 2011 Anne-Marie PMB-Manuels - Mode d'emploi

Comment cataloguer les exemplaires – Conseils pratiques

Sujets abordés : numéros d'exemplaires, un caractère à éviter, cote de rangement, code statistique, statut, statut initial (champ personnalisable), section, localisation, propriétaire, support, durée de prêt, suppression d'exemplaires..

Numéros d’exemplaires

Evitez de commencer un numéro par le chiffre zéro, cela pose des problèmes lors du publipostage; on risque de perdre le zéro initial, ce qui empêche d'identifier l'exemplaire (n° 012345 ⇔ n° 12345)

Veillez à ce que tous les numéros d'exemplaires comportent le même nombre de chiffres, cela permet un tri correct en toute circonstance. Sinon, il vous sera par exemple impossible de sélectionner des numéros consécutifs.

N'employez pas de barre oblique / dans les numéros d'exemplaires, ce symbole a une fonction spéciale au moment du publipostage.

Voir aussi
Conseils afin de bien choisir les numéros de lecteurs ou d'exemplaires

Un caractère à éviter dans certaines données : la barre oblique /

Certes, d’un point de vue statistique, je crois que le risque est réduit, mais on ne sait jamais.

J'emploie ce symbole comme séparateur de données pour le publipostage, donc sa présence dans certains champs liés aux notices ou aux exemplaires pose problème.

Voici la liste des quelques champs concernés par cette interdiction (ils sont peu nombreux) : :

titres des manuels – c'est le seul champ de la notice à vérifier
numéros d'exemplaires (codes-barres) – c'est le seul champ de l'exemplaire à vérifier
libellés des statuts – si vous ne les avez pas modifiés, aucun problème
libellés des supports – si vous ne les avez pas modifiés, aucun problème

Cote de rangement

Si vous avez tenu compte de mes conseils (Catalogage des notices), vous avez codifié l'indexation décimale (cotes Dewey); par conséquent vos cotes de rangement seront elles aussi codifiées et significatives

Codification de l'indexation décimale (notices) et des cotes de rangement (exemplaires)

Cours	Terminale	en 1e	en 5e
Français	M010	M110	M510
Sciences	M040	M140-1 ou M140-2	M540	M140-1: section scientif. M140-2 : autres sections
Anglais	M050	M150-1 ou M150-2	M550	M150-1: langue 1 M150-2 : langue 2

le chiffre des centaines indique l’année d’étude. Pour la Terminale, j’ai mis la valeur 0, ainsi la Terminale est « proche » de la 1^e lorsqu’on trie les données.
le chiffre des dizaines indique le cours ou le groupe de cours (exemples : 10 français, 20 maths, 30 histoire, 50 langues modernes …)
le chiffre des unités précise des distinctions supplémentaires (exemples : 50 anglais, 51 allemand, 52 espagnol, …)
le suffixe indique d'autres nuances (exemples pour les langues modernes : -1 = langue1, -2 = langue 2)

Pour former le reste de la cote de rangement, j'ajoute en général les 3 premières lettres du nom de l'auteur principal, et les 3 premières lettres du titre.

L'avantage de cette codification des indexations décimales (et par conséquence des cotes de rangement) est que ce genre de cote est significatif, cela permet d'identifier facilement les manuels. Bien sûr, ceci n'est qu'une suggestion, libre à vous de faire comme bon vous semble.

N.B. Pour des raisons techniques de programmation, il faut au moins une lettre au début des cotes de rangement des exemplaires. C’est pourquoi j’ai préfixé mes cotes de rangement avec la lettre M (Manuels).

Le plus simple est de préfixer aussi les cotes Dewey des notices avec une lettre. En effet, si les cotes d'indexation décimale des notices commencent par une lettre, ce sera automatiquement le cas pour les cotes de rangement des exemplaires..

Code statistique

Je l’ai détourné de son usage courant. J’ai créé une liste (2011, 2012 …), l’année correspond à la première mise en circulation d’un exemplaire.
A terme, cela permettra d’obtenir des statistiques sur le taux « d’usure ou de résistance » des manuels (question de point de vue !) Ce n’est pas obligatoire, vous pouvez employer d’autres codes statistiques à d’autres fins.

N.B. Pensez à modifier le code statistique par défaut (paramètres de l’utilisateur, la petite roue dentée) à partir du moment où vous commencez à cataloguer les exemplaires qui seront mis en circulation l’année suivante et à le faire pour tous les utilisateurs !

Statut de l’exemplaire

J’ai créé 7 statuts de base

neuf – un état idyllique qui ne dure qu'un an !
en bon état – une légère "usure locative" mais rien de grave
un peu abîmé, détérioré – peut encore être mis en location l'an prochain
inutilisable (déchiré, pages manquantes, avec des griffonnages, ou avec les solutions de tous les exercices …)
perdu – sans autre commentaire !
à supprimer – un état intermédiaire avant la suppression définitive de la base
indéterminé – exemplaire en phase de migration, il a été importé dans PMB-Manuels à partir d'un fichier, mais son futur statut n'est pas encore précisé

Les statuts de 1 à 5 reflètent l’évolution de l’état des exemplaires; ce sont les seuls qui interviennent dans le calcul des amendes.

Les statuts 6 et 7 n'ont aucun impact sur les amendes, c'est également le cas des statuts supplémentaires que vous pourriez créer, puisqu'ils auront forcément un n° d'id > 7. .

A quoi sert le statut n° 6 (à supprimer) ? Ne pourrait-on pas supprimer directement les exemplaires inutilisables ou perdus ?
Ce n'est pas conseillé.
Conserver l'historique des emprunts n’est possible que si les lecteurs et les exemplaires existent encore dans la base, sinon ils deviennent invisibles dans les archives de prêt.
Mais d'autre part, vous n'allez pas garder indéfiniment des exemplaires inutilisables ou perdus, ni des lecteurs qui ont quitté l'école depuis longtemps.
Le statut n° 6 (à supprimer) permet précisément de garder des exemplaires encore quelque temps dans la base, mais en les différenciant clairement des autres. Un statut analogue existe pour les lecteurs.

Le statut n° 7 (indéterminé) ne sert normalement qu'après un import d'exemplaires multiples. Si on a importé des exemplaires à partir d'un fichier csv, il faut d'abord leur donner un statut intermédiaire (indéterminé), et ensuite, grâce à des requêtes SQL, on pourra leur attribuer le "bon" statut qu'ils doivent avoir.

Ce type d'import se fait soit après une migration (on récupère les exemplaires d'une autre base), soit si on introduit un nouveau manuel à l'école. En effet, dans ce 2e cas, il faut parfois créer une centaine d'exemplaires liés à la même notice, il est donc plus simple de les importer à partir d'un fichier csv plutôt que de les créer laborieusement, un par un !

Vous pouvez changer les libellés de ces statuts, mais les numéros de 1 à 7 correspondent vraiment aux numéros d’id des statuts.

Je sais ainsi par exemple que si le statut est <= 2 ou >= 6, il n'y a pas d’amende, que si le statut = 5, le livre est perdu, etc.

Rappel : pas de barre oblique / dans le libellé des statuts !

Vous ne pouvez donc pas supprimer ces statuts de 1 à 7, vous risquez de créer des dysfonctionnements. Même si vous les recréez ensuite, ils n’auront plus le même numéro d’id (à moins d’aller « chipoter » dans l’interface de PhpMyAdmin), et le calcul des amendes deviendra très « bizarre ».

Il est bien sûr possible de changer cela, si ces amendes ou ces statuts ne correspondent pas au règlement en vigueur dans votre école, mais dans ce cas, il faudra aussi modifier les requêtes SQL liées au calcul des amendes.

Il est de toute façon impossible de créer un programme de gestion de manuels scolaires à vocation universelle, les règlements de location ou de prêt peuvent varier tellement d’une école à l’autre.

Statut initial = statut en début de prêt (champ personnalisable obligatoire)

Ce champ personnalisable que j'ai ajouté est vital pour le calcul des amendes, il faut vérifier son existence et son contenu (des requêtes sont prévues). Sinon, tous les calculs seront faussés.

Exemple : une amende est due un livre est un peu abîmé – si du moins il était neuf ou en bon état en début de prêt. Par contre, si ce manuel était déjà un peu détérioré au moment de la réception, il n’y a pas d’amende. Donc, il est nécessaire de mémoriser le statut initial, autrement dit, l'état du livre à la réception, en début de prêt.

Pendant la durée du prêt, le statut initial (ou antérieur) est identique au statut actuel. Ce n’est qu’au moment du retour des livres (en juin, dans la plupart des cas), que les choses changent pour certains manuels.

Cette différence entre statut initial et statut final est un des deux facteurs qui déterminent s'il y a une amende à payer en fin d'année, l'autre facteur est évidemment l'état du livre.
N.B. N'oubliez pas qu'il faut d'abord enregistrer le retour du livre, ensuite changer le statut si nécessaire (la chronologie est importante).

Au début du prêt suivant, il faudra supprimer cette divergence éventuelle, et aligner le statut initial sur le statut que l'exemplaire avait lorsque l'emprunteur précédent l'a rendu.

Attention ! "Au début du prêt suivant" ne signifie pas toujours "l'année prochaine" !

Concrètement, un prêt ne dure pas toujours 10 mois, même si c'est la valeur que vous avez indiquée au niveau du support !

Dans l'immense majorité des cas, il est vrai qu'un manuel n'est prêté qu'à un seul élève par année scolaire, mais il y a des exceptions, comme à toute règle qui se respecte !
Vous pouvez avoir des élèves qui quittent l'école en janvier et qui rendent les livres à ce moment-là, et d'autres qui arrivent en février. Dans ce cas, faites bien attention.

Lorsque vous ajoutez des exemplaires dans votre catalogue, il faut que les deux valeurs (statuts initial et actuel) soient identiques au départ.

Lors de la création manuelle d’un nouvel exemplaire, le champ statut antérieur prend par défaut la valeur 1 (livre neuf)..
Veillez à modifier cette valeur si vous cataloguez des livres qui ont déjà été employés, et dont le statut actuel est par exemple en bon état ou un peu abîmé.

Si vous importez les exemplaires à partir d'un fichier csv, le champ personnalisable statut initial n'existe pas, il faut d'abord le créer, et ensuite l'initialiser.
Des requêtes SQL sont prévues, elles permettent non seulement de créer ce champ pour les exemplaires qui en sont dépourvus jusqu'à présent, mais aussi de l'initialiser correctement, et de donner automatiquement au champ "statut en début de prêt" la même valeur que le champ statut actuel.

Le champ prix de l'exemplaire

Ne saisissez aucune valeur dans ce champ, ne prévoyez pas de l'importer. De toute façon, cela ne servirait à rien, le contenu éventuel finirait par être remplacé par une autre valeur.
En effet, ce champ se remplit automatiquement, et sert à enregistrer provisoirement le montant de l'amende due pour un exemplaire précis.
En fin de prêt (en général donc, en fin d'année), lorsque les livres sont rentrés et que vous avez éventuellement modifié le statut de certains d'entre eux, vous pouvez lancer une requête SQL qui va calculer le montant des amendes de cette année-ci.
La procédure se base d'une part sur l'état du manuel (le statut de l'exemplaire), et d'autre part sur la divergence éventuelle entre le statut actuel et l'état initial (l'élève est-il responsable de la dégradation du livre, ou bien est-ce la faute de l'emprunteur précédent ?)
Si les dégâts sont imputables à l'élève qui a emprunté le livre cette année-ci, la requête SQL va inscrire le montant à facturer dans le champ prix de l'exemplaire.
Au début du prêt suivant (en général, en septembre de l'année scolaire suivante), il faut bien sûr remettre à zéro toutes les valeurs contenues dans ce champ.

Ne confondez pas le champ prix de l'exemplaire avec les deux champs prix de la notice (le champ prix qui existe par défaut, et le champ personnalisable que j'ai ajouté).

Au niveau de la notice, on enregistre le tarif général des amendes, tarif valable pour tous les exemplaires du même livre (soit le prix plein, soit une amende qui correspond souvent à 1/3 du prix, et qui est à payer si le livre a été un peu abîmé).
Au niveau de l'exemplaire, on mémorise une amende individuelle : le montant à payer cette année-ci, par le lecteur X ou Y, pour la dégradation ou la perte d'un manuel précis.

Sections, localisation, propriétaire

En général, les sections vont correspondre aux cours, mais vous pouvez aussi regrouper dans une même section plusieurs cours. Exemples de groupes de cours : langues vivantes, sciences.

Le choix vous revient.

Rien de spécial à signaler pour la localisation et le propriétaire.

Supports

Vous pouvez prévoir un support « manuels scolaires » ou garder les supports habituels – éventuellement ajouter un support « livre + CD ».

En effet, de plus en plus de livres comprennent un CD d’accompagnement, à vous de décider si vous donnez un seul numéro d’exemplaire à l’ensemble, ou si vous cataloguez les deux éléments séparément.

Rappel : pas de barre oblique / dans le libellé des supports !

Durée de prêt

En général, on choisit une valeur entre 10 ou 12 mois.

Personnellement, je joue la sécurité, je prévois entre 420 et 450 jours, soit 14-15 mois. Cela peut sembler surprenant mais c’est logique : je tiens compte des vacances !

A l’école, le personnel travaille encore début juillet, donc certains prêts de l’année suivante sont enregistrés début juillet, et d’autres fin août, voire même début septembre pour des élèves arrivés plus tard.

En fin d’année scolaire, lorsque je suis sûre de la date exacte de fin des examens, je fixe la même date de retour pour tout le monde (action sur panier de lecteurs). Donc certains prêts durent plus longtemps que les 10 mois de l’année scolaire.

Idem pour la durée d’abonnement des lecteurs car en général, nous importons les listes de lecteurs début juillet, il faut que les emprunteurs soient en règle d’adhésion jusqu’en septembre de l’année scolaire suivante (c’est plus pratique si on doit encore régler un petit problème à ce moment-là – en théorie non, l’année est clôturée en juin, mais on ne sait jamais).

Suppression d'exemplaires

Reconstituer l’historique implique que le n° d’id d’un lecteur ou d’un exemplaire soit encore présent dans la base.

Donc, ne supprimez pas trop vite de la base d’anciens élèves ou des manuels qui sont sortis de la circulation, vous allez déclencher un phénomène d’amnésie !

C’est pourquoi j’ai prévu, pour les lecteurs et les exemplaires, un statut « à supprimer », un état intermédiaire avant la suppression définitive.

Je vous conseille d'ailleurs de mettre dans un panier les lecteurs ou les exemplaires que vous comptez supprimer de la base, et de lancer en mode Editions la requête qui vous donne l'historique de tous les éléments contenus dans les paniers. Vous obtenez ainsi un fichier Excel que vous pouvez sauvegarder, pour vos archives.

Voir aussi
PMB-Manuels – Catalogage des notices
PMB-Manuels – Données des lecteurs

Version imprimable

PMB-Manuels – Paramétrage spécifique : notices, exemplaires et lecteurs

PMB-Manuels - Utilisation