Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

PMB-Manuels – Une année scolaire « type »

Une année scolaire ?

Un mouvement de va-et-vient entre plusieurs "séquences" d'actions

 

Au fil des mois, de septembre à juin, on passe d'une série d'actions à une autre : catalogage des manuels, import des lecteurs, saisie des prêts, impression des lettres et/ou étiquettes de prêt, retour des livres, évaluation de l'état des exemplaires, calcul des amendes par livre et par lecteur, impression des lettres de décompte final, gestion des stocks, préparatifs de l'année suivante, archivage des données …
Mais le cheminement n'est pas toujours linéaire, on repasse parfois par des étapes déjà parcourues.

L'ordre dans lequel on accomplit ces actions a son importance, j'ai donc réparti les requêtes spécifiques de l'onglet Administration en quatre "blocs", d'après un critère chronologique.

  • requêtes à exécuter en début d'année
  • requêtes à exécuter en début ou en milieu d'année
  • requêtes à exécuter en fin d'année
  • requêtes à exécuter à n'importe quel moment de l'année

Dans les trois premiers "blocs", j'ai trié si nécessaire les requêtes de manière séquentielle : étape n° 1, étape n° 2, etc.  Bien entendu, on doit parfois revenir en arrière, parcourir à nouveau la phase 1 même si on est déjà plus loin pour d'autres lecteurs ou d'autres manuels, ou accomplir des actions qui sont prévues en théorie pour plus tard.
 

Onglet Administration – Requêtes spécifiques de PMB-Manuels

PMB-Manuels - Requêtes spécifiques

 

Ce mode de présentation a le mérite de la clarté : il donne une idée générale de la chronologie à respecter.

Toutefois, cette distinction entre actions à faire en début, milieu ou fin d'année n'est pas à prendre au pied de la lettre. Le cheminement n'est pas toujours linéaire, on repasse parfois par des étapes déjà parcourues.

 

Illustration : un prêt ne dure pas toujours 10 mois !

Dans l'immense majorité des cas, il est vrai qu'un manuel n'est prêté qu'à un seul élève par année scolaire, mais il y a parfois des exceptions, comme à toute règle qui se respecte !
Certains élèves quittent l’école en décembre et rendent les livres à ce moment-là, et d'autres arrivent en plein milieu d'année. Dans ce cas, n'attendez pas le mois de juin pour traiter le cas de ceux qui sont partis.

 

Avant de saisir des retours éventuels de manuels, vérifiez si vous êtes bien passé par toutes les étapes de la vérification et de l’initialisation liées aux prêts en cours actuellement. En effet, pour démarrer un prêt dans PMB-Manuels, il ne suffit pas de le saisir comme vous le faites d’habitude dans PMB, il faut aussi lancer une série de requêtes spécifiques, qui ont un impact sur les données des lecteurs et des exemplaires. Ces vérifications et initialisations sont une étape préliminaire indispensable, à accomplir pendant que les prêts sont en cours.

Voici un bref aperçu de ce qu'il faut faire pour tous les lecteurs qui ont des prêts en cours et pour tous les exemplaires en prêt actuellement :

  • vérifier si le champ prix de la notice et le champ personnalisable de la notice existent et ont une valeur "logique" (c'est le tarif général des amendes : prix plein et prix pour un livre un peu abîmé)
  • vérifier si le champ personnalisable de l'exemplaire existe (statut initial) et s'il a une valeur "logique" (pendant toute la durée de l'emprunt, le statut initial doit être identique au statut actuel, c'est l'état du livre en début de prêt)
  • remettre à zéro le montant de l'amende due pour un exemplaire précis (remettre à zéro le champ prix de l'exemplaire)
  • recalculer le nombre de livres empruntés par chaque élève (mémoriser cette valeur dans le mot de passe du lecteur)
  • aligner le statut initial sur le statut actuel – supprimer la différence éventuelle entre les deux
  • corriger si nécessaire la cote de rangement des exemplaires (elle doit commencer par une lettre)

 

Il faut également vérifier si certains prêts ne sont pas erronés, et les annuler le cas échéant. En effet, si on n'y prend pas garde, ces prêts erronés vont ressortir au moment du décompte final.

 

En outre, il faut clôturer entièrement les prêts des élèves qui quitteraient l'école en milieu d'année avant de pouvoir remettre en circulation les exemplaires rendus. Clôturer entièrement les comptes signifie non seulement enregistrer le retour des manuels, mais aussi calculer le montant de l’amende (même si vous savez qu’il sera égal à zéro) et archiver les données. Cela ne se fait donc pas uniquement en juin !

Si vous ne faites pas les calculs en temps utile, PMB n'enregistre pas l'état des livres au retour ni les amendes. Or, le calcul de l’amende par exemplaire ne se fait que pour l’emprunteur précédent, essayer de remonter dans le temps (à l'avant-dernier emprunteur par exemple) pourrait engendrer des erreurs, car le statut des manuels a pu évoluer entretemps. Comment distinguer dès lors les dégâts éventuellement provoqués par le 1er  emprunteur de ceux occasionnés par le 2e ? En outre, si le calcul de l’amende par exemplaire est devenu impossible, comment pourrait-on obtenir un total exact par lecteur ? C’est impossible.

 

Si vous remettez certains ouvrages en circulation, il y aura à nouveau des initialisations à faire pour ces prêts. Tout comme c’était le cas en septembre, la simple saisie dans PMB ne suffit pas.

Les requêtes de vérification et d’initialisation liées aux prêts en cours ont donc leur utilité à plusieurs moments de l’année, comme celles d’annulation ou de clôture des prêts.

Il faut en général exécuter ces requêtes à de multiples reprises.

 

Prenons l’exemple du statut initial, à définir en début d’année mais parfois aussi plus tard !

Pendant toute la durée d’un prêt, le statut initial (l’état du manuel à la réception) doit être identique au statut actuel. Le statut antérieur servira de point de comparaison au moment du retour du livre.

Si ce manuel a déjà été prêté l’année précédente, il se peut qu’il y ait une différence entre les deux. En début d’année, on lance donc une requête d’initialisation qui aligne le statut initial sur le statut actuel (la procédure agit sur tous les exemplaires qui sont en prêt à ce moment-là).

 

C’est exactement la même chose si des livres ont déjà été empruntés cette année-ci, il se peut aussi que certains manuels aient été dégradés, et que le statut actuel (au terme du 1er prêt) soit différent du statut initial (au début du 1er prêt), et qu’on ait donc facturé des dégâts à l’emprunteur n° 1.

 

Exemple : un livre est passé de l’état neuf à l’état un peu abîmé. Si on doit par hasard le prêter à nouveau, il faut faire particulièrement attention. Si on oublie de modifier le champ personnalisable « statut antérieur », son contenu sera encore « état neuf ». Or c’est faux ; si un autre élève le reçoit en prêt, le manuel est désormais « un peu abîmé », c’est son statut actuel et cela doit aussi devenir son statut initial (au début du 2e prêt).

Si le statut initial n’est pas identique au statut actuel pendant toute la durée du prêt, on risque d’imputer au 2e emprunteur les dégâts causés par le 1er. C’est là qu’interviennent les requêtes d’initialisation, elles permettent entre autres d’aligner automatiquement le statut antérieur sur le statut actuel, pour tous les exemplaires en prêt actuellement. Je dis « entre autres », car l’initialisation concerne aussi d’autres données, mais ici je ne parle que du contenu du champ personnalisable « statut initial ». 

Voir aussi

PMB-Manuels – Démarrage des prêts et clôture des prêts – Principes généraux

 

Quel que soit l'onglet concerné, il n’y a pas seulement les requêtes spécifiques de PMB-Manuels, vous trouverez aussi des procédures plus générales.

En effet, j'ai pensé que la plupart des requêtes disponibles sur mon site pouvaient aussi avoir leur utilité dans le cadre de PMB-Manuels, c'est pourquoi je les ai laissées.
 

Il y a par exemple dans l’onglet Administration les requêtes liées aux lecteurs et aux groupes, l'impression d'étiquettes de cote, des listes diverses, les procédures de vérification ou les statistiques. Dans les onglets Circulation et Catalogue, j'ai gardé la plupart de mes requêtes de sélection ou d'action sur paniers.

Toutefois, j'ai volontairement supprimé les procédures liées à la gestion des périodiques, et remplacé les versions "standard" des listes de livres par d'autres mieux adaptées au prêt de manuels scolaires.

 

Voici donc le menu "complet" de l'onglet Administration.

PMB-Manuels - Onglet Administration

 

Il y a aussi des requêtes spécifiques dans les onglets Circulation et Catalogue

  • des requêtes de sélection pour remplir des paniers de lecteurs, d’exemplaires ou de notices
  • des requêtes d’action sur ces paniers

Vu que l’essentiel des « activités » se déroule dans les onglets Administration et Editions, je me base sur l’ordre de présentation des requêtes dans l’onglet Administration pour structurer mes explications.
Lorsque cela s’avère nécessaire, je fais bien sûr référence aux procédures des onglets Circulation et Catalogue.

 

Pièce jointe

PMB-Manuels – Liste des requêtes SQL

C'est  un fichier au format tableur, qui vous donne la liste complète des procédures (3 onglets : circulation, catalogue et administration).  La version est prête à être imprimée, la mise en page est déjà adaptée.

 

Voir aussi

PMB- Manuels : Gestion automatisée ou automatique ?

PMB- Manuels : Droits sur les onglets et les requêtes

PMB-Manuels – Démarrage des prêts et clôture des prêts – Principes généraux

 

Version imprimable

PMB-Manuels – Gestion automatisée grâce aux requêtes SQL

 

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