Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

PMB et la gestion des documents numériques

GED : la gestion électronique des documents

 

Gérer des documents électroniques comporte plusieurs aspects : la numérisation éventuelle (si le document existe au départ en format papier), le stockage, la mise en place d’un système d’indexation et de classement, et les possibilités de recherche structurée (multicritères, mots-clés, emploi d’opérateurs booléens) et de recherche plein texte – tout ceci afin de favoriser la navigation, l’accès et la consultation de ces ressources électroniques.

 

Beaucoup d’institutions s’intéressent à l’emploi de la GED.

 

Les administrations ou les entreprises privées trouvent beaucoup d’avantages à cette « dématérialisation » de l’information : accessibilité à tous les collaborateurs, où qu’ils soient, protection des données, réduction notoire de certains frais de fonctionnement, mise à jour rapide (répercutée partout instantanément), facilité d’échange avec d’autres institutions.

 

Dans le contexte de bibliothèques scolaires, universitaires ou municipales, il est également utile de créer un catalogue « mixte », qui comprend d’une part des documents « classiques » (livres, périodiques, CD, DVD, etc), et d’autre part des documents électroniques qui viendront compléter le fonds existant – surtout si le budget alloué à l’achat de livres ou à l’abonnement à des périodiques est limité.  On n’a pas toujours les finances nécessaires pour acheter de nouveaux livres ou remplacer certains dont le contenu est devenu vraiment obsolète.  C’est aussi une manière de diffuser la « littérature grise », les publications académiques ou scientifiques. En outre, on ne doit pas rendre tout accessible à tout le monde, on peut limiter l’accès aux ressources numériques par exemple aux abonnés, c‘est-à-dire aux lecteurs qui se sont identifiés dans l’OPAC.

 

De petites associations (à vocation sociale, citoyenne, environnementale …) y voient également le moyen de mettre en commun une série de ressources, ce qui facilite le travail coopératif des membres. En outre, si le catalogue est consultable en ligne, cela permet non seulement de faire connaître les documents mais aussi, par ricochet, l’association qui les a rédigés.

 

Toutes ces fonctionnalités liées à la GED existaient déjà dans les versions antérieures, mais elles ont encore été améliorées dans PMB 3.5.1.

Dans sa version 4.0, PMB va encore plus loin en ce qui concerne la GED, PMB devient un serveur WebDAV.

WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) est en fait une extension du protocole http (Hypertext Transfer Protocol). Cela permet à plusieurs utilisateurs de gérer des fichiers et des dossiers stockés sur des serveurs,  on peut déposer des documents, les renommer, les déplacer, etc, comme si on travaillait avec un « simple » explorateur de fichiers mais dans des répertoires accessibles sur Internet – avec bien sûr des systèmes de contrôle d’accès, de protection contre l’écrasement, etc. Ceci inclura en outre la possibilité de créer automatiquement la notice à partir des métadonnées d’un document (un pdf par exemple), dès que le fichier aura été « déposé » dans le répertoire de destination choisi.

 

Ce tutoriel est base sur la version 3.5.1 de PMB, il n’intègre pas les évolutions ultérieures.

Le but de ce tutoriel est informatique et non pas juridique. Je voudrais vous initier à la GED : la gestion électronique des documents, je ne vais donc pas aborder le problème des droits. Je ne me lancerai pas dans une grande discussion sur les ressources protégées par copyright ou libres, j’estime que c’est votre responsabilité de vérifier que les documents que vous souhaitez publier ainsi sont effectivement libres de droit ou que vous avez obtenu l’accord des personnes concernées.

N.B. Dans ce tutoriel, je suppose donc que les ressources à mettre en ligne sont légalement diffusables.

 

Distinction de base : document autonome ou document ajouté à un autre

La notice d’un document qui n’existe que sous une forme électronique peut être une notice « autonome », qui a une existence propre : un article d’une revue ou d’un journal en ligne, une publication scientifique, un document officiel. Le document électronique est en effet un des types de documents prévus par la norme Unimarc.

Une autre option, c’est d’ajouter un document numérique à une notice (monographie ou article de périodique) ou à un bulletin, ajouter par ex. un pdf,  une image, un fichier Word ou Excel, un Powerpoint, de l’audio, de la vidéo.

Un document numérique n'existe donc que dans le cadre d'une relation de dépendance : il peut être lié à un document qui a une existence « matérielle » dans la bibliothèque (un livre, un périodique, un CD, un DVD, etc), ou à une notice « immatérielle » (un document électronique ou une notice-fille)..

Pour PMB, une notice de type "document électronique" n'est donc pas la même chose qu'un "document numérique".

 

Où stocker ces documents numériques ? A un endroit où ils seront accessibles, sinon cela ne sert à rien ! En fait, 3 possibilités concrètes de stockage existent, mais la première est à déconseiller

 

  • Enregistrer ces documents dans la base elle-même : c’est une mauvaise idée, car cela risque vite d’alourdir votre base et de la rendre ingérable – une idée à oublier donc
  • Si les documents existent déjà quelque part sur Internet (ou l’Intranet), vous pouvez y faire référence en mentionnant simplement l’URL du fichier. Le lecteur verra dans le catalogue un lien qui l’emmènera « au bon endroit », il pourra consulter la ressource ou l’enregistrer directement. Si c’est sur le site de votre institution,  pas de souci majeur. Si c’est « ailleurs », vous êtes bien sûr tributaire de cet autre site, la ressource pourrait être déplacée voire supprimée, il faut donc vérifier régulièrement la validité des URL, sous peine de voir fleurir un grand nombre d’erreurs 404 (page ou document introuvable). Pré-requis indispensable : avoir de bonnes connexions Internet !
  • Si ces documents n’existent pas encore sur Internet (ou l’Intranet) ou s’ils existent mais que vous voulez les « rapatrier » sur votre site, vous pouvez uploader ces fichiers, les télécharger dans un ou plusieurs répertoires où vous avez des droits de lecture et d’écriture. Dans ce cas également, le lecteur verra dans le catalogue un lien qui l’emmènera « au bon endroit », il pourra consulter la ressource ou l’enregistrer directement.

 

La deuxième option (URL) offre un certain nombre d’atouts indiscutables :

  • C’est la seule possibilité si les documents ne sont pas libres de droit ! Il est vrai que j’avais évacué un peu rapidement le problème du droit d’auteur au début de cet article, car mon but n’est pas de me lancer dans un débat juridique, mais c’est un fait : vous n’êtes pas libre de diffuser ce que vous voulez, donc l’URL se justifie.
  • Si les documents sont volumineux, le téléchargemen via PMB peut s’avérer compliqué, car il y a une certaine limite de taille pour l’upload, en fonction des paramètres de configuration de MySQL et de Php. En outre, le « poids » de ces documents peut ralentir le trafic sur votre site. Le lien par URL permet de contourner ce genre de difficulté.
  • Si un document libre de droit a déjà été mis en ligne par une institution, une administration, une université, il est en général inutile d’en créer une copie de plus. En outre, charité bien ordonnée commence par soi-même. Pourquoi vous imposer du travail supplémentaire ? Créer un lien par URL reste le système le plus rapide.

 

La troisième option (upload) offre elle aussi des avantages indéniables :

  • Vous êtes seul maître à bord, vous ne risquez pas de voir quelques ressources importantes disparaître « sans crier gare », car le site qui les hébergeait a décidé de les déplacer, les renommer ou les supprimer.
  • Cela facilite le stockage et le backup des documents numériques, car ils sont concentrés dans quelques répertoires bien précis de votre site, indépendants de la base.  Revers de la médaille : si vous perdez des documents, vous ne pourrez vous en prendre qu’à vous-même 😉
  • C’est la seule option compatible avec la gestion par WebDAV
  • Cela vous assure une grande « portabilité du système ». Si vous décidez de changer de serveur ou d’hébergeur, vous devrez simplement reconfigurer les répertoires de base des documents numériques dans PMB, mais vous pourrez copier-coller toute l’arborescence des dossiers des documents numériques, et l’ensemble sera à nouveau opérationnel.
  • Si vous voulez créer des ressources à usage interne,  à partager via l’Intranet, c’est pratique. Je pense entre autres à des associations ou des institutions qui veulent donner à leurs collaborateurs un accès facile aux documents de travail ou de référence.
  • Si vos connexions Internet ne sont pas bonnes, ou (quasi) inexistantes, si les livres disponibles sont trop anciens ou trop peu nombreux, si le budget pour l’achat de nouveaux livres est réduit – je pense par exemple à des bibliothèques dans le Tiers-Monde – il est facile de créer grâce à PMB un petit réseau local : un ordinateur (celui sur lequel PMB est installé) devient le poste-maître, et les autres PC peuvent s’y connecter. Les documents numériques deviennent dès lors accessibles pour vos lecteurs, même en l’absence de toute connexion Internet.

 

Les deux dernières options s’excluent mutuellement :

  • soit vous indiquez l’URL, et l’upload est impossible
  • soit vous prévoyez un upload et indiquer l’URL est impossible

 

Ceci n'est qu'une introduction, mais l'essentiel des infirmations se trouve, comme d'habitude, dans le document joint à cette page. Dans ce pdf, je parle davantage de la 2e méthode (uploader le fichier) que du lien par URL

Cela ne signifie pas que le lien URL soit en toute circonstance « moins bon » ou moins utile que l’upload.  Mais il est vrai qu’on peut rapidement montrer comment ajouter un lien URL, alors qu’il faut des commentaires plus détaillés pour expliquer comment fonctionne l’upload !

En outre, vous familiariser avec l’upload vous permettra de passer aisément à l’étape suivante : le serveur WebDAV.

Les deux options (URL ou upload) se justifient, cela dépend des droits d’auteur, du genre de bibliothèque, de votre fonds, du type de document numérique, de vos ressources informatiques, de la qualité de vos connexions Internet  …

J’ai simplement voulu vous montrer les avantages et inconvénients des deux méthodes, mais le choix final vous revient !

 

Version imprimable

PMB et la gestion des documents numériques (pdf)

 

Voici la liste des thèmes abordés

– outils de base

  • connaître l'adresse d'une page ou d'un fichier (image, pdf ou autre)
  • enregistrer la cible d'un lien (image, pdf ou autre)
  • créer un pdf sur base d'un article de Wikipedia
  • respecter les règles essentielles pour les noms des dossiers et des fichiers

– créer une "simple" notice de type "document électronique"

– ajouter un document numérique

  • à la notice d'une monographie
  • à la notice d'un article de périodique
  • à un bulletin de périodique

– ajouter un document numérique

  • par un lien URL
  • par un  téléchargement (upload) dans un répertoire prévu à cet effet

– configurer les répertoires d'upload de base, activer la navigation

  • organiser les dossiers et sous-dossiers de manière rationnelle, par entité logique
  • sauvegarder dans des sous-répertoires

– prévoir des vignettes pour ces documents

  • employer les vignettes "standard" de PMB
  • créer des vignettes spécifiques

– configurer les répertoires d'upload – explications détaillées

indiquer un chemin absolu vers le répertoire d'upload

  •  en mode local
  • sur le serveur d'une institution
  • pour une base hébergée en ligne

– gérer le backup de ces dossiers

– gérer le transfert des fichiers, reconfigurer les répertoires d'upload si on doit réinstaller sa base ailleurs

 

Infos complémentaires : PMB et l'Intranet

Dans ce document sur les ressources numériques, je tiens à rappeler qu'il est facile de configurer PMB afin de l'employer en Intranet. Ce réseau local (qu'il soit petit ou grand) permet de transformer un des ordinateurs en serveur (il s'agit bien sûr de celui sur lequel PMB est installé), les autres PC peuvent s'y connecter.

Ceci permet de travailler sur PMB et / ou de consulter l'OPAC à partir de plusieurs postes. Donc, si on a créé des documents numériques et qu'on les a uploadés dans des répertoires adéquats (sur le disque dur du poste-maître), l'ensemble de ces ressources numériques devient accessible sur tous les PC du réseau, même en l'absence de toute connexion Internet.

Pour créer ce type de configuration, il faut "ouvrir le port Apache du serveur au monde extérieur". Je vous renvoie aux tutoriels d'installation afin de voir comment procéder.

Installation sous Windows – avec Wamp 2.2.d

Installation de PMB sous Windows – avec EasyPhp 5.2.10

 

A partir du moment où vous avez configuré ainsi le serveur Apache, on peut via l’Intranet

  • employer le module de gestion de PMB sur d’autres ordinateurs que celui où PMB est installé
  • consulter l’OPAC sur d’autres ordinateurs que celui où PMB est installé
  • à condition que le PC où PMB est installé soit allumé et que le serveur (EasyPhp ou Wamp par exemple) ait été lancé

Je me situe ici dans le contexte d’une « simple » installation de PMB en mode local, je ne parle donc pas du cas où un serveur est installé en tant que service sur le réseau, ce qui rend PMB accessible en permanence, dès que le réseau fonctionne.

Pour se connecter à PMB à partir d’un autre PC via l’Intranet, il faut saisir dans le navigateur des adresses comme

       http://ordinateur_biblio/pmb/                          connexion au module de gestion

       http://ordinateur_biblio/pmb/opac_css         connexion à l’OPAC

N.B. Remplacez ordinateur_biblio par le nom (sur le réseau local) du PC sur lequel le serveur (EasyPhp ou Wamp) et PMB sont installés, ou par l’adresse IP de cet ordinateur.

Adaptez aussi éventuellement le nom du dossier d’installation (ce peut être autre chose que « pmb »).

 

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