Groupes ou paniers de lecteurs ? Il faut choisir !

3 janvier 2011 Anne-Marie Perfectionnement

 

La distinction n’est pas toujours évidente au début, lorsqu’on commence à employer PMB, d’autant plus que dans les deux cas, il s’agit de listes de lecteurs.
Or, il est important de bien saisir la différence, car certaines opérations ne sont possibles qu’avec des groupes, tandis que d’autres requièrent l’emploi des paniers.

 

Rappel préliminaire

Dans l’onglet Circulation, le sous-menu Paniers – Gestion des procédures n’apparaît pas d’office. Pour y accéder, vous devez modifier un des paramètres par défaut : show_caddie doit avoir la valeur 1 
(Voir Administration – Outils – Paramètres – Emprunteurs).

 

Groupes de lecteurs

Les groupes de lecteurs existent surtout dans les écoles, mais aussi dans d’autres types de bibliothèques.

• Dans le contexte scolaire, les groupes correspondent aux classes, aux années d’étude
• Dans une bibliothèque municipale ou associative, les groupes correspondent aux familles

 

Si PMB propose des groupes de lecteurs, c’est avant tout pour faciliter les prêts et les rappels.

• L’existence de groupes de lecteurs facilite l’acte de prêt en lui-même, par exemple dans le cas où une classe de primaire vient à la bibliothèque avec l’instituteur ou l’institutrice. Le/la bibliothécaire a immédiatement accès à la liste des élèves concernés, et peut donc enregistrer les prêts plus rapidement.
• Toujours dans le contexte scolaire, il est beaucoup plus pratique d’avoir des listes de prêts en cours ou en retard où les élèves sont regroupés par classe. En effet, si on veut « battre le rappel » afin de récupérer certains livres, il est plus simple de donner aux surveillants-éducateurs ou aux professeurs responsables une liste des retards regroupés par classe, plutôt qu’une liste globale des retards où tous les élèves de l’école sont triés par ordre alphabétique.
• Pour une bibliothèque universitaire, il est aussi plus simple de regrouper les étudiants par faculté et par année d’étude.
• Dans une bibliothèque municipale ou associative, la gestion des rappels est également simplifiée par le recours aux groupes de lecteurs. En cas de retard, on peut envoyer une seule lettre ou un seul mail par famille, plutôt que 3 lettres par exemple (pour le père, la mère et un des enfants).

 

Paniers de lecteurs

Les paniers permettent de regrouper des lecteurs qui ont une ou plusieurs caractéristiques en commun, afin d’appliquer à tous ces lecteurs une action, c’est ce qu’on appelle le traitement par lot.

 

Il y a donc 2 étapes lorsqu’on recourt aux paniers :

• La sélection des lecteurs qui feront partie du panier. Cette sélection peut se faire
• manuellement, en introduisant le numéro du lecteur ou en lisant son code-barres à la douchette
• par une requête SQL, par exemple pour repérer les lecteurs en retard ou dont la fin d’abonnement est proche
• L’action à appliquer à tous les lecteurs qui figurent dans le panier.  Quelques exemples :
• envoyer un e-mail ou une lettre de rappel à tous les lecteurs en retard ou en fin d’abonnement
• prolonger l’abonnement des lecteurs qui ont payé leur cotisation
• attribuer à certains lecteurs un nouveau code statistique
• ajouter ou supprimer un message dans les fiches de certains lecteurs

Si vous désirez d’autres exemples de requêtes de sélection ou d’action, voir
Circulation – Lecteurs – Requêtes de sélection
Circulation – Lecteurs – requêtes d’action

 

Le point commun entre les groupes et les paniers, c’est que dans les deux cas, il s’agit de listes de lecteurs. Les différences  concernent l’objectif général, le mode d’appartenance et sa durée.

• Les membres sont liés pour un certain temps au même groupe (classe ou famille) sur base de listes préexistantes qui ne sont pas du ressort du bibliothécaire ; bien sûr, il peut créer, modifier ou supprimer ce lien, par exemple en début d’année scolaire ou s’il y a eu une erreur dans la saisie des données, mais toujours sur base des informations qu’il a reçues. Le but primordial est de faciliter les actes de prêts et les rappels.
• Le lien entre un lecteur et un panier est beaucoup plus éphémère et lié à un but précis, et c’est le bibliothécaire qui le détermine : dès qu’il aura par exemple prolongé l’abonnement des lecteurs qui viennent de payer leur cotisation, il peut vider le panier et même le supprimer. Les objectifs sont beaucoup plus diversifiés : changer la catégorie ou le code statistique des lecteurs, leur envoyer un mail, prolonger les prêts ou l’adhésion, etc.

 

La transition entre groupes et paniers est possible :

• on peut constituer ou compléter un groupe de lecteurs à partir des éléments présents dans un panier (c’est une des procédures d’action disponibles)
• on peut remplir un panier de lecteurs avec les membres d’un ou de plusieurs groupes (c’est une requête de sélection).

 

Quand cela peut-il servir ? Un exemple concret

Un professeur a prévu une série d’exposés oraux pour les élèves d’une classe ; les exposés sont étalés sur huit jours, tous les livres empruntés doivent donc être rendus au plus tard à la fin de cette semaine. Or, pour une raison quelconque, ces exposés ont été postposés.
Solution : grâce à la procédure de sélection de lecteurs sur base des groupes, vous pouvez regrouper dans un panier tous les élèves de cette classe ; il vous suffit ensuite, grâce à la requête d’action adéquate, de fixer une nouvelle date limite de retour des ouvrages pour ces élèves-là uniquement, cela n’affectera en rien les prêts des autres lecteurs.

 

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