Import de lecteurs – Généralités

29 décembre 2009 Anne-Marie Import de données

 

Diverses méthodes d'import de lecteurs

Les données (noms, prénoms, adresses …. des lecteurs) proviennent en général du secrétariat, et se trouvent au départ dans un fichier de type tableur (Excel ou OpenOffice Calc).
Vu qu’il s’agit de tables MySQL, il faut convertir ce fichier en format .csv avant de pouvoir l’importer dans PMB.
N.B. Format .csv : c’est un simple fichier texte, avec le point-virgule comme séparateur.

 

Pour l'import, deux possibilités s'offrent à vous :

Dans ce cas, les lecteurs restent des "individualités", sans lien entre eux – pas de création automatique des groupes.

Ceci permet non seulement de récupérer les données des lecteurs, mais aussi de créer dès l’import des groupes de lecteurs.
La gestion par groupe est fort utile dans le cas d’une bibliothèque scolaire ; dans cette perspective, les groupes correspondent aux classes.
On peut même associer chaque groupe à un responsable : le professeur principal.
Ce mode de gestion par groupe est aussi employé – mais dans une moindre mesure – dans des bibliothèques municipales ou associatives; dans ce cas, les membres d’une même famille constituent un groupe, et un des parents est le responsable.

• import par la méthode "standard"
• import grâce à un script comme import Bretagne ou import Belgique

N.B. Il est vrai que l’import par la méthode standard ne permet pas de créer automatiquement des groupes, mais il est quand même possible de préserver cette donnée si nécessaire, et de reconstituer les groupes après l'import.

 

Si vous choisissez l'import par la méthode "standard", vous devrez établir une correspondance entre les champs importables et l'ordre des colonnes dans votre fichier Excel.

 

Si vous préférez employer un des scripts d'import, vous devrez modifier un des paramètres de PMB.
Dans l'onglet Administration, Outils – Paramètres, cherchez le paramètre import_modele_lecteur, et donnez-lui la valeur désirée, par exemple import_belgique.inc.php (la première version de import Belgique) ou import_belgique_2.inc.php (la nouvelle version de ce script) ou une des 3 versions d'import Bretagne.

 

Si vous employez import Bretagne (versions 1, 2 ou 3) dans un environnement "breton", il n'y aura aucun problème. Par "environnement breton", je fais référence à une base dite "Bretagne", où certains paramètres par défaut diffèrent de la version standard de PMB.
Si vous employez import Bretagne dans un environnement "non breton" (dans une base qui n'est pas une base Bretagne), vous verrez que ce script supporte mal le dépaysement, du moins à première vue 😉

 

En effet, les n° d'id des codes statistiques et des catégories de lecteurs sont propres à la base Bretagne et risquent de provoquer quelques dysfonctionnements ailleurs.
Le problème le plus sérieux vient du code statistique des lecteurs. Dans une base « Bretagne », le code statistique n° 1 correspond à l’école, alors que si vous installez PMB avec les données par défaut (le jeu de données minimum pour démarrer rapidement), le code statistique n°1 n’existe pas, on commence au n° 2. Cette incohérence n’empêche pas les prêts, mais elle rend les lecteurs invisibles la plupart du temps (fiches vides) !
La catégorie de lecteurs peut également réserver des surprises. Dans une base bretonne, la catégorie n° 2 correspond aux professeurs, alors que dans une installation standard de PMB, elle correspond aux retraités. Si vous n’y prenez pas garde, les enseignants bénéficieront, dès leur entrée en fonction (= dès leur import dans la base), d’une retraite anticipée !

 

Cette adaptation des n° d'id à votre configuration doit aussi se faire dans le cas d'import Belgique (versions 1 et 2). En effet, même si vos catégories et codes statistiques portent le même libellé que dans ma base, il n'est pas sûr qu'ils aient le même n° d'id que chez moi.

Dans mes commentaires sur import Belgique (versions 1 et 2), j'ai expliqué comment procéder, comment introduire dans le script les n° d'id qui correspondent à votre base PMB.
Ces explications peuvent donc aussi vous rendre service si vous employez un des scripts de import Bretagne dans une base qui n'est pas "bretonne".
Voir Les scripts import Belgique (versions 1 et 2)

 

On importe en général les lecteurs en plusieurs fois, que ce soit par la méthode standard ou avec un script.

• Sauf dans le cas exceptionnel où tous les lecteurs à importer seraient dans la même catégorie et auraient le même code statistique, vous devrez préalablement scinder le fichier d’import en plusieurs « blocs », afin d’attribuer à chaque sous-ensemble de lecteurs la catégorie et le code statistique souhaités. En effet, ce n’est qu’au moment de l’import qu’on choisit la future catégorie et le futur code statistique.
• Dans le cas d’un import par un script, le choix de la catégorie et du code statistique est moins apparent, mais il n’en est pas moins réel. Cela saute moins aux yeux que pour l’import standard (lorsqu’on les sélectionne à l’écran, dans un menu déroulant), car c’est le script qui attribue une catégorie et un code statistique à tous les lecteurs à importer.

 

Comment PMB distingue-t-il les anciens lecteurs des nouveaux ?

 

Il est impossible d’opérer une distinction sur base du nom et du prénom des lecteurs, car vous pouvez avoir plusieurs homonymes dans votre base. La seule solution pour identifier un emprunteur sans la moindre ambiguïté, c’est de tenir compte du numéro identifiant du lecteur (son « code-barres »), comme PMB le fait d’ailleurs pour l’exemplaire.

• Si ce numéro existe déjà dans la base, il s’agit d’un ancien lecteur dont on renouvelle l’abonnement.
• Si ce numéro est inconnu dans la base, c’est un nouveau lecteur.

C’est pourquoi il est important de bien choisir les numéros de lecteurs, des numéros qui assurent une certaine « pérennité ». Le secrétariat peut en général vous les fournir. Sinon, vous risquez des problèmes, le même lecteur pourrait avoir deux numéros différents, et donc deux identités distinctes et deux listes de prêts en cours ou en retard.
Voir Conseils afin de bien choisir les numéros d'exemplaires ou de lecteurs

 

Un simple import de lecteurs ou une migration de lecteurs ?

 

Il y a trois dates-clés liées aux lecteurs :

• la date de création, autrement dit, la première inscription du lecteur dans la base
• le début d’adhésion correspond soit à la date de création, soit à la date du dernier renouvellement de l’abonnement
• la fin d’adhésion, c’est le moment où l’abonnement arrivera ou est arrivé à échéance

 

Lorsqu’on crée des lecteurs manuellement dans PMB, ou lorsqu’on importe des lecteurs (que ce soit par la méthode standard ou avec un script comme import Bretagne ou import Belgique), ces trois dates-clés ne sont pas modifiables.

• Les dates de création et de début d’adhésion sont identiques : c’est le jour de l’import ou de la saisie manuelle
• Quant à la date de fin d’adhésion, elle est calculée automatiquement par PMB, sur base de la durée d’adhésion de la catégorie de lecteurs concernée.

 

Dans la majorité des cas, ce système ne pose pas de problème, car les emprunteurs sont

• soit des nouveaux lecteurs qui ne figuraient pas dans la base ; dans ce cas, il est logique que les dates de création et de début d’adhésion soient celles du jour où l’import a été réalisé
• soit d’anciens lecteurs dont on renouvelle l’abonnement ; dans cette hypothèse, la date de création ne change pas, mais la date de début d’adhésion est modifiée, elle correspond désormais au jour de l’import.
• Dans un cas comme dans l’autre, le calcul automatique de la fin d’adhésion par PMB donne un résultat cohérent.

 

Dans certaines circonstances, ce n’est pas un « simple import », c’est une véritable migration d’une base vers une autre, parce que les « nouveaux lecteurs » ont un passé, et qu’on aimerait en garder des traces ! Il se peut que vous vouliez conserver les « vraies » dates d’inscription et de début d’adhésion, afin de savoir à quel moment il faut demander aux lecteurs de renouveler leur abonnement – surtout s’il est payant !

• C’est le cas si vous changez de logiciel et que vous passez à PMB.
• La situation est la même si deux bibliothèques qui emploient déjà PMB ont décidé de s’associer. Vous allez fusionner les 2 bases PMB, pour créer un catalogue commun, mais aussi récupérer les données des lecteurs, entre autres leurs « vraies » dates d’inscription et de début d’adhésion.

 

La migration de lecteurs est donc est un cas spécifique d’import, c’est pourquoi j’y ai consacré un tutoriel particulier.
Voir Migration de lecteurs – Transfert de certaines dates-clés

 

Dans ce document, j'explique en détail

• comment récupérer malgré tout les vraies dates d'inscription, de début et de fin d'adhésion à partir de l'ancien logiciel ou d'une autre base PMB
• les notions de base sur le format des dates, les pièges à éviter lorsqu'on doit transférer des dates d'un système à un autre
• la manière de créer un login et un mot de passe si votre fichier d'import ne prévoyait pas de valeur pour ces deux champs
• comment préserver les liens entre lecteurs et groupes et comment reconstituer les groupes après l'import

 

Création du login et du mot de passe

 

Le login permet au lecteur de s’identifier dans l’OPAC, et d’accéder à son compte. Ce qui entraîne une contrainte importante : il ne peut pas y avoir 2 logins identiques dans la base.

 

Trois cas peuvent se présenter :

Si on n’a pas complété les champs login et mot de passe, PMB les crée automatiquement.

Login par défaut : la première lettre du prénom + le nom en entier – le tout en un mot et en minuscules.
S’il y a risque d’homonymie dans les logins, PMB ajoute automatiquement un chiffre afin de les distinguer.
Ex. Schtroumpf Paresseux, Schtroumpf Paysan et Schtroumpf Poète
on aura – dans l’ordre – pschtroumpf, pschtroumpf1 et pschtroumpf2.

Mot de passe par défaut : l’année de naissance.

 

– Dans le cas d’import Belgique, c'est le même principe de création du login et du mot de passe que lors de la saisie manuelle.
Il n’est pas possible de les importer, le script ne le prévoit pas.

– Pour import Bretagne, cela dépend du script employé, certaines versions permettent d’importer le login, d’autres pas. Si ce n’est pas possible, on applique le même principe de création du login et du mot de passe que lors de la saisie manuelle.

 

Si vous n’avez pas prévu de login et de mot de passe dans le fichier d’import, et que le secrétariat ne vous en a pas fourni, les lecteurs n’en auront pas !

C’est gênant, vous devriez créer le login et le mot de passe manuellement, ce qui risque de vous prendre du temps.

Le cœur du problème, c’est que vous devez être sûr de l’unicité du login, mais c’est plus difficile à vérifier si vous importez en plusieurs étapes. Vous risquez d’avoir « oublié » quels étaient les logins employés jusqu’à présent.
En outre, entre deux imports, vous avez peut-être aussi créé quelques lecteurs manuellement (Circulation > Nouveau lecteur), donc les risques de doublons augmentent au fil du temps.

 

Si le secrétariat n’a pu vous fournir ni un login ni un mot de passe, voici une solution facile à mettre en œuvre.

1. Saisie « manuelle » du lecteur (Circulation > Nouveau lecteur)
2. Import par un script comme import Bretagne ou import Belgique
3. Import de lecteurs par la méthode « standard »

   Login = numéro de lecteur – Mot de passe = année de naissance

   – un login unique assez facile à mémoriser – si du moins les lecteurs connaissent leur numéro par cœur … ou ont leur carte de lecteur sous la main … Et s’ils vous posent la question, vous pouvez aisément trouver la réponse.
   – un mot de passe qu’on ne risque pas d’oublier – on peut supposer que les lecteurs se souviennent de leur année de naissance … et espérer que les données du fichier d’import étaient correctes 😉

   • Dans le fichier d’import, des valeurs sont répétées
   • Avec ce système tout simple, vous créez
   • Roue de secours : même si vous avez déjà importé des lecteurs sans login ni mot de passe, il n’est pas trop tard ! J’ai prévu 2 requêtes d’action sur panier de lecteurs, afin de créer ce login et ce mot de passe pour tous ceux qui en seraient dépourvus.

 

Le sexe des lecteurs

 

Trois cas peuvent se présenter :

1. Saisie « manuelle » de la fiche du lecteur (Circulation > Nouveau lecteur)

Vous choisissez une des 3 options suivantes : masculin, féminin, non précisé.

2. Import par un script comme import Bretagne ou import Belgique

Dans le fichier d’import, vous mettez « M » ou « F » en majuscules dans les cellules de la colonne « sexe ».

S’il y a autre chose que « M » ou « F », ou s’il n’y a rien dans la cellule, le sexe sera indéterminé.

3. Import de lecteurs par la méthode « standard »

En fait, le sexe des lecteurs n’est pas enregistré dans PMB sous une forme alphanumérique, mais numérique.

0 = sexe indéterminé                      1 = sexe masculin                                  2 = sexe féminin

C’est ce format-là qu’il faut employer si vous comptez importer les lecteurs de manière « standard », mettez donc 0, 1 ou 2.

 

Ne vous contentez pas de ce résumé !
La version imprimable contient beaucoup d'autres infos complémentaires et des captures d'écran : Import de lecteurs – Généralités (pdf)

 

Voir aussi :
Les scripts import Belgique (versions 1 et 2)
Migration de lecteurs – Transfert de certaines dates-clés
Conseils afin de bien choisir les numéros d'exemplaires ou de lecteurs
Vérification des données essentielles des lecteurs
Notes techniques sur l'import de données et le format .csv
Excel : fonctions utiles pour préparer l'import de lecteurs

données à importer, lecteurs

Bases de données et langage SQL – 2e partie Notes techniques – Import de données et format .csv