Oui, c'est facile si vous utilisez PMB …

Excel : quelques fonctions utiles

 

Comment préparer l’import de lecteurs dans Excel ?

Dans certains cas, le fichier (élèves ou professeurs) reçu du secrétariat ne correspond pas tout à fait ce que PMB attend.
Ces quelques notes vous expliquent comment modifier facilement les données grâce à Excel.

Un aperçu de certaines fonctions d’Excel utiles et parfois méconnues

  • Si vous avez reçu des données uniquement en majuscules, la fonction NOMPPROPRE() permet de transformer un nom écrit en lettres capitales en un vrai « nom propre » (une première lettre majuscule, le reste en minuscules)
  • Il se peut que dans le fichier de base, certaines données soient scindées en 2 colonnes, alors que PMB attend cela dans un seul champ. Grâce à la fonction CONCATENER(), ce n’est plus un problème.
  • Dans le sens inverse, certaines données sont peut-être regroupées dans une colonne, alors que PMB les veut en 2 champs distincts. Les fonctions GAUCHE() et DROITE() permettent de scinder des données en 2 blocs
  • Le fichier élèves ou professeurs contient vraisemblablement la date de naissance des lecteurs (jour – mois – année), mais PMB demande seulement l’année de naissance. Saviez-vous que la fonction ANNEE() existe, et permet d’extraire une année à partir d’une date complète?
  • A propos de la fonction ANNEE(), il faut toutefois se méfier d’un problème lié à Excel, problème qui survient si le fichier de départ est incomplet, et qu’il manque quelques dates de naissance.
    Voir explication détaillée ci-dessous.
  • Certaines données sont parfois « codées » dans le fichier de base, et par convention tel chiffre représente telle valeur (exemple, le 1 peut symboliser le sexe masculin, le 2 le sexe féminin). Grâce à la fonction SI(), vous pourrez transformer ces 1 et ces 2 en « M » et « F ».

Rappel important : collage spécial des valeurs

  • Vu que le fichier d’import des lecteurs doit contenir des « valeurs », des données, et non pas des formules, il faudra peut-être faire ce qu’on appelle un « collage spécial des valeurs » avant de pouvoir convertir ce fichier en format .csv.

 

Pièces jointes
Un exemple commenté disponible en format Excel (.xls) et en version pdf
Excel : fonctions utiles pour un import de lecteurs (xls)
Excel : fonctions utiles pour un import de lecteurs (pdf)
N.B. L’exemple en format .xls permet de mieux comprendre ce que signifie l’expression « collage spécial des valeurs »

 

Un point à surveiller : l’année de naissance des lecteurs

 

Dans PMB, on introduit les données du lecteur directement au clavier ou à partir d’un fichier qui vient du secrétariat. Or, ce genre de fichier d’import contient en général, non pas l’année de naissance, mais la date de naissance complète, d’où l’utilité de la fonction ANNEE().
Mais il se peut que ce fichier soit incomplet, et que certaines données n’y figurent pas, entre autres la date de naissance.

 

Comment PMB gère-t-il le cas où la date de naissance est indéterminée ?

  • Par convention, le champ empr_year (qui indique l’année de naissance du lecteur) doit contenir la valeur 0 si on ignore quand il est né.

Comment Excel gère-t-il le cas où la date de naissance est indéterminée ?

  • Réaction bizarre : si Excel s’attend à une date, et qu’il n’en trouve pas, mais qu’il en veut absolument une, il met le 1er janvier 1900 ! même s’il ne l’affiche pas toujours …
  • Et donc, lors de la conversion de la date en année par la fonction ANNEE(), Excel mettra l’année 1900 par défaut ! Vos lecteurs risquent de prendre un coup de vieux !
  • Vous ne pouvez donc pas employer la fonction ANNEE() telle quelle, il faut y ajouter une condition afin qu’on ait la valeur 0 si la date de naissance est inconnue, et non pas l’année 1900 !
  • En supposant que la date de naissance se trouve au départ dans la cellule A15, et qu’on veuille obtenir l’année de naissance dans la cellule B15, la formule exacte à mettre dans B15 sera
    =SI(A15<>«  »;ANNEE(A15);0)
    Autrement dit : si A15 n’est pas vide, si A15 contient une date, on en extrait l’année, sinon on met zéro.

  • Conseil : Si vous voulez être sûr de vos statistiques, vérifiez les années de naissance. Une des procédures disponibles sur ce site vous donne d’ailleurs une vue globale des âges de vos lecteurs, avec des sous-totaux par localisation, catégorie, tranche d’âge et sexe .
    (voir Administration – statistiques – lecteurs).
  • En outre, dans l’onglet Circulation, vous trouverez des procédures de sélection qui permettent de repérer des lecteurs sur base de leur année de naissance ou de leur âge (voir Panier de lecteurs – requêtes de sélection).
  • Si vous trouvez des lecteurs nés en 1900 (ou à une autre date un peu « farfelue »), remplacez cela par zéro, puisque dans PMB c’est la valeur qui signifie « année de naissance indéterminée ».

 

Version imprimable
Excel : introduction aux fonctions utiles pour un import de lecteurs (pdf)

 

Voir aussi :
Import de lecteurs – Généralités

Import de lecteurs – Scripts « Import Belgique » (versions 1 et 2)

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