Configurer les quotas de prêt

21 octobre 2013 Anne-Marie Gestion de la base de données

Moduler les condtions de prêt en fonction de différents critères

 

Dans sa configuration de base, PMB permet certes de gérer les modalités de prêt, mais de manière assez simple, les conditions sont les mêmes pour tous les lecteurs et tous les types de documents. Or, on aimerait pouvoir différencier cela : autoriser le prêt de certains ouvrages seulement à une catégorie de lecteurs, donc l’interdire aux autres, réduire la durée de prêt pour tel type ou tel type de document, etc. C’est tout à fait possible si vous activez les quotas de prêt et si vous les paramétrez correctement.

 

Il y a un paramétrage  "standard" des conditions de prêt, basé uniquement sur les statuts et les supports, mais son inconvénient majeur, c’est que tout le monde est logé à la même enseigne !

 

Or on aimerait pouvoir moduler les conditions de prêt, et préciser par exemple que

• les lecteurs peuvent emprunter au maximum 5 documents, mais seulement un seul DVD à la fois
• les élèves peuvent emprunter au maximum 5 documents et les professeurs 10
• les durées de prêt, de réservation ou de prolongation sont différentes pour les professeurs et les élèves
• certains romans sont réservés aux adultes, il est interdit de les prêter aux jeunes lecteurs
• les membres du personnel peuvent emprunter certains documents, même ceux qui sont en théorie à consulter sur place, alors que les personnes extérieures à l’institution ou à l’association ne peuvent pas le faire
• on va exceptionnellement réduire la durée du prêt ou le nombre de prolongations de certains documents, car on sait qu’ils seront fort demandés au même moment, donc on veut qu’ils circulent rapidement d’un lecteur à l’autre
• la direction et certains cadres haut placés bénéficient de certains privilèges exclusifs supplémentaires

Tout cela devient possible si vous mettez en œuvre les quotas de prêt !

 

J’explique d’abord les concepts généraux, que j’illustre grâce à des exemples concrets et de nombreuses captures d’écran :

• activer le module des quotas
• paramétrer les modalités de prêt sur base des quotas prédéfinis dans PMB, ce sont les quotas liés aux supports des exemplaires : nombre de documents empruntables, durée de prêt, nombre et durée de prolongation, nombre et durée de réservation
• autoriser oui ou non le forçage du prêt
• gérer les conflits éventuels entre quotas grâce à l’ordre de priorité des quotas

Les quotas prédéfinis offrent donc de nombreux avantages, c’est indéniable, car ils permettent de prévoir des normes différentes pour divers lecteurs ou types de support.

 

Si les quotas n’existaient pas, il faudrait les inventer 😉

 

Leur seul « inconvénient » (façon de parler !), c’est qu’ils se basent sur les supports des exemplaires (livres, CD, DVD, périodique, etc), et qu'on finit par devoir multiplier les supports pour traiter certains cas bien précis. Mais je trouve personnellement qu'un nombre excessif de supports est une source de confusion.

Prenons comme exemples quelques points de règlement, comme

• certains romans, DVD ou BD sont réservés aux adultes, il est interdit de les prêter aux jeunes lecteurs
• certains ouvrages sont réservés aux professeurs, les élèves n’y ont pas accès
• certains documents peuvent être prêtés aux membres du personnel, mais pas aux personnes extérieures à l’institution, soit à cause de leur caractère confidentiel, soit pour éviter qu’une collection importante ne devienne incomplète en cas de non-retour
• les professeurs et membres du personnel peuvent emprunter les documents qui sont en théorie à consulter sur place, alors que les élèves et les personnes extérieures à l’institution ne peuvent pas le faire

Pour distinguer les ouvrages à consulter sur place et les documents dont le prêt est autorisé, on se base sur le statut de l’exemplaire. Pour différencier les ouvrages réservés aux adultes, les documents destinés aux jeunes et les ouvrages « tout public », on se base en général sur la section dans laquelle ces exemplaires se trouvent. Donc, employer la section ou le statut comme critère serait plus simple que de créer un nouveau support …

 

Jusqu’à présent, on avait l’impression qu’il n’y avait pas d’alternative, vu que les seuls quotas disponibles se fondaient sur les supports. La situation a changé grâce aux fichiers de substitution … mais nous l’ignorions !

 

Merci à Eric Robert qui « a semé à tout vent » une indication précieuse, en espérant sûrement qu’elle germe, mais peut-être sans réaliser vraiment l’impact qu'elle aurait …

 

Suite à une question sur la liste de diffusion, Eric a répondu que les quotas de prêt étaient certes prédéfinis, mais que comme beaucoup d’éléments dans PMB, on pouvait les modifier grâce aux fichiers de substitution, et donc créer de nouveaux quotas.

Ce petit mot d’Eric n’est pas passé inaperçu, je me suis lancée, et j’ai créé 3 variantes du fichier qui gère les quotas : j’ai ajouté la section, le statut et le code statistique de l’exemplaire, 3 critères à combiner avec les catégories de lecteurs.

Certes, j’aurais pu mettre ces fichiers xml en téléchargement sur mon site, avec un bref commentaire, mais je me suis dit que sans explication détaillée, c’était quand même moins intéressant pour vous, surtout pour ceux qui n’ont pas employé les quotas jusqu’à présent. Le hic, c’est qu’on ne traite pas le principe des quotas en 2 ou 3 pages !

Donc, j’ai commencé à écrire … et de fil en aiguille, ce tutoriel a pris une extension que je ne prévoyais pas au départ…

 

Je ne prétends pas que le recours à un des fichiers de substitution (section, statut ou code statistique) va régler tous les problèmes de configuration d’un coup de baguette magique, mais je crois que dans un certain nombre de bibliothèques ou de centres de documentation, cela va simplifier le paramétrage des quotas de prêt.

Bien entendu, si vous avez déjà développé toute une configuration des quotas sur base des supports, cela ne sert à rien de repartir à zéro et de tout recommencer ! Pas d’héroïsme inutile 😉

En soi, les supports ne sont pas « moins bons » que les sections ou les statuts comme critère de départ. Il n’y a pas de règle générale, le choix du critère le plus pertinent varie d’une bibliothèque à l’autre.

Ce que j’ai surtout voulu vous montrer ici, c’est que des alternatives existent, et que l’une d’entre elles peut éventuellement vous simplifier le travail ! Pourquoi se compliquer la vie quand on peut l’éviter ?

 

Le dernier thème abordé est celui des quotas temporaires.

On est parfois amené à créer des quotas temporaires

• en fonction du « thème du mois » ou d’une activité spéciale organisée par une association ou une institution, on aimerait que certains documents circulent aussi vite que possible, on veut donc réduire la durée d’emprunt, et interdire même les prolongations
• un professeur souhaite que ses élèves effectuent des travaux de recherche pendant les heures de cours, et voudrait être sûr que certains documents ne soient pas prêtés pendant une quinzaine de jours

On commence par une recherche thématique dans le catalogue, et on remplit un panier qui contient les exemplaires concernés.

Suivant le cas (quotas prédéfinis ou nouveaux quotas créés grâce aux fichiers de substitution), on crée ensuite des supports, sections, statuts ou codes statistiques temporaires, et on change une des caractéristiques de ces exemplaires.

 

Le souci majeur survient lorsque l’activité est terminée : il faut tout remettre dans l’état d’origine !

Votre sélection de départ était forcément thématique, donc les exemplaires n’avaient pas nécessairement un point commun en ce qui concerne le support, la section, le statut ou le code statistique.

Ils provenaient plus que probablement de sections différentes, rien ne garantit qu’ils avaient eu au début le même statut (document en bon état ou à consulter sur place ?), ni que le support était identique (livre, périodique ou DVD ?)

 

Comment se souvenir de l’état antérieur ?

Je vous propose de nouvelles requêtes dans le zip, elles permettent de copier, dans le commentaire non bloquant de l’exemplaire,  le libellé de l’état antérieur (support, section, statut ou code statistique). Ce sont des requêtes d’action sur paniers, à employer avant d’attribuer aux exemplaires des caractéristiques temporaires. Elles permettent donc de garder une trace du passé de ces documents.

Une autre requête, à employer de préférence dans l’onglet Editions, vous donne un topo général de la situation : le contenu du panier d'exemplaires.

• Références bibliographiques abrégées : monographies (titre, auteur) ou périodiques (nom, n° et date du bulletin), cote de rangement et code-barres
• Références pour les quotas : support, section, statut, code statistique et contenu du champ commentaire non bloquant

Cela vous permet d'analyser la situation, et de voir quel changement par lot if faut opérer afin de restaurer l'état antérieur de ces exemplaires.

 

Version imprimable

Configurer les quotas de prêt (pdf)

Pièce jointe

Le zip contient 6 fichiers de substitution en français et en anglais (3 par langue); il y a donc 3 nouveaux quotas basés sur la section, le statut ou le code statistique.

J'ai aussi fourni les requêtes SQL nécessaires pour gérer les quotas temporaires.

Quotas : fichiers de substitution (français / anglais) et requêtes SQL (zip)

Voir aussi

Astuce des fichiers _subst (fichiers de substitution)

 

exemplaires, gestion de la base, lecteurs, prêts

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