Avantages d’un logiciel spécifique pour les étiquettes

1 août 2011 Anne-Marie Impression - Publipostage

 

Employer un logiciel spécifique pour gérer l’impression des étiquettes ?

 

Je n’ai pas recours à PMB pour générer les étiquettes de code-barres, ni pour imprimer les étiquettes de cote ou des cartes de lecteurs; j’emploie un autre logiciel, un logiciel spécifique pour étiquettes.

Tout d’abord à cause de simples « hasards » historiques.
Lorsque j’ai commencé à explorer PMB, celui-ci n’incluait pas encore de routine pour imprimer des étiquettes de codes-barres ou de rangement, il fallait donc recourir au publipostage pour les imprimer ! Pas d’autre solution à l’époque …
J’ai donc cherché un logiciel de gestion d’étiquettes (ce fut d’abord Avery DesignPro) et j’ai continué à travailler ainsi, pour des raisons à la fois esthétiques (je voulais soigner la mise en page) et pratiques (la première douchette qui nous fut prêtée ne lisait que les codes-barres avec clé de contrôle et nous n’avions pas réussi à la reprogrammer – il fallait donc que je puisse imprimer ce genre de codes-barres – quel que soit le format d’étiquettes).

 

Depuis quelque temps, j’emploie un autre logiciel, Apli Label (aussi appelé Decadry Soft Pro), qui certes n’est pas « libre » au sens complet du terme, il est lié à des marques d’étiquettes. Mais d’autre part, il est très performant et « free » : gratuit !!
On trouve Decadry Soft sur le site de Apli – Agipa
N.B. Sur ce site, ne prenez pas le logiciel présenté à gauche (Apli – Agipa Soft Pro), la « bonne » version est celle illustrée à droite (Decadry Soft Pro).
C’est la bonne version car elle contient les références des étiquettes des trois marques concernées par ce projet (Apli, Agipa et Decadry), alors que le logiciel de gauche inclut seulement les références des étiquettes Apli et Agipa.
Apli Label est également disponible sur le site de Decadry

Lorsqu’on installe Decadry Soft Pro, on a en fait trois utilitaires appelés Apli Label, Apli CD Labels et Apli Business Cards. Seul le premier – Apli Label – nous intéresse dans ce contexte.

 

Avantages techniques :

• paramétrage aisé de divers formats d’étiquettes

Apli Label contient les dimensions pré-définies des étiquettes de 3 marques : Apli, Agipa et Decadry.
Même vous employez des étiquettes d’une autre marque, vous avez de fortes chances de trouver dans une de ces 3 marques un modèle d’étiquette dont les dimensions correspondent à celles que vous utilisez. Vous ne devez donc plus « galérer » pour paramétrer les dimensions des étiquettes ou l’écart entre elles, ce qui vous libère d’un énorme souci.

• diversité des codes-barres possibles

On peut générer tous les types de code-barres qu’on souhaite (code 39, code 128, EAN 13, EAN 128, etc) – avec ou sans clé de contrôle.

• facilité d’impression des codes-barres

Vous pourriez bien sûr employer le traitement de texte pour réaliser le publipostage. Mais dans ce cas, à moins de créer une macro, le seul type de codes-barres utilisable est le code 39 (car il ne contient pas de clé de contrôle).
Préalable indispensable : télécharger et installer une police de codes-barres sur tous les ordinateurs où vous êtes susceptible d’imprimer.
En outre, un code-barres 39 doit commencer et se terminer par l’astérisque (il faut envoyer à la douchette un signal de début et de fin de code), or les numéros de lecteur ou d’exemplaire ne comportent généralement pas d’astérisque. Il faut donc ajouter des astérisques, soit en modifiant la requête SQL qui sera employée, soit en modifiant les numéros dans la feuille Excel qui servira au publipostage.
Si par malheur vous oubliez d’ajouter les astérisques, les codes-barres 39 seront certes imprimés mais illisibles à la douchette !
En résumé, tout ceci ajoute des complications dont on peut aisément se passer !

• publipostage facile avec diverses sources de données

Un fichier Excel, Access, dBase ou un simple fichier texte.

 

Autres avantages :

• le mélange aisé d’éléments fixes (les mêmes sur toutes les étiquettes, par exemple, nom ou logo de l’école) et d’éléments variables (les champs de fusion)
• la mise en page, l’aspect esthétique

On peut ajouter facilement des images, changer les polices de caractères, même aussi écrire à la verticale (rotation à 90 ° vers la gauche ou la droite), courber le texte, insérer des formes géométriques ou dynamiques …

• l’économie

Pour éviter de gaspiller des étiquettes, on peut préciser que l’impression ne commence par exemple qu’à la 5e ligne – option bien utile si on a déjà imprimé quelques étiquettes, mais pas la totalité de la feuille A4

• la possibilité de filtrer les données

Au dernier moment, au moment d’imprimer, on peut même décider de n’imprimer les étiquettes que pour une partie des lecteurs ou des exemplaires qui figurent dans le fichier de données, ceux qui répondent à telle et/ou telle condition.

• cerise sur le gâteau, le logiciel est très intuitif, et contient une aide claire, bien illustrée.

 

Bref, Apli Label est un petit utilitaire très pratique que je recommande chaleureusement.

 

Quelques exemples d’application :

• pour les petites étiquettes de code-barres, j’ai créé un modèle et je génère les étiquettes par fusion avec un fichier Excel qui contient la liste de tous les numéros d’exemplaires que je veux imprimer
• pour les étiquettes de cote (ou étiquettes de rangement à coller sur le dos des livres), je travaille aussi par publipostage : fusion entre une étiquette-modèle et les données extraites de PMB (cote de rangement scindée en 3 parties, titre et numéro d’exemplaire)
• pour les cartes de lecteur ou une « planche-contact » avec les noms et numéros des lecteurs, c’est le même processus : j’extrais les données de PMB (nom, prénom, sexe, classe et n° de lecteur) et j’imprime le tout
• même si le but final n’est pas vraiment l’impression d’une étiquette, j’emploie parfois aussi ce programme pour des publipostages en format A4, par exemple l’impression d’un ticket de prêt.

 

Version imprimable
Avantages d’un logiciel spécifique pour gérer l’impression d’étiquettes (pdf)

 

Voir aussi

Codes-barres : concepts de base
Publipostage : notions de base

étiquettes, impression, numéros et codes-barres

Publipostage : notions de base PMB-Manuels – Catalogage des notices