PMB-Manuels – Aperçu des fonctionnalités

27 juin 2011 Anne-Marie PMB-Manuels - Présentation et installation

Un logiciel pour gérer le prêt ou la location de manuels scolaires
Rêvons un peu ! Que peut-on attendre d’un tel programme ?

Un tel système de prêt ou de location a des exigences spécifiques qui vont au-delà du catalogage standard et de la simple gestion des prêts, retours et rappels en cas de retard.

On aimerait disposer d’une large gamme de fonctionnalités, comme

import de lecteurs (à partir des données du secrétariat)
gestion aisée des groupes (les classes)
liste d’élèves sur base de quelques choix d’options (ex. les langues)
liste des manuels par cours ou par année d’étude
inventaire des manuels, nombre de manuels réellement disponibles (en fonction de leur état)
suivi de l’état des manuels, qui finiront par passer plus ou moins vite du statut neuf à un état plus ou moins détérioré, voire inutilisable, et qui risquent aussi d’être perdus
listes de prêts en cours ou en retard (format tableur)
impression par publipostage de lettres de prêt en début d’année ou de lettres de rappel en fin d’année (format A4, une feuille par lecteur)
impression par publipostage d’étiquettes de prêt en début d’année. Ce sont des étiquettes à apposer sur les livres; elles signalent à quel lecteur tel ou tel numéro d’exemplaire a été attribué.
à n’importe quel moment de l’année, un accès aisé à un tableau de synthèse mis à jour en temps réel : liste des lecteurs et des manuels en circulation bien sûr, mais aussi le statut du livre, et les dates-clés : prêté le .., rendu le …, en retard depuis …, à rendre le …
possibilité de mémoriser non seulement l’état actuel du livre, mais aussi son statut en début d’année, afin de pouvoir comparer les deux et d’infliger éventuellement une amende
certitude de pouvoir identifier facilement et sans risque d’erreur le « vrai » coupable en cas de dégradation ou de perte d’un livre
personnalisation possible, intégration dans le logiciel du règlement spécifique de l’école : créer une échelle de gradation des statuts (neuf, en bon état, abîmé, inutilisable et perdu), spécifier les cas où une amende est due, et fixer le tarif des amendes
calcul automatique des amendes en fonction de l’état des livres au retour et du tarif prédéfini
en fin d’année, en juin, un accès aisé à un tableau de synthèse mis à jour en temps réel : liste détaillée des livres qui avaient été empruntés, avec le nom et la classe de l’emprunteur – pour les livres déjà rendus, le statut actuel, le statut en début d’année et le montant de l’amende éventuelle – pour les manuels qui seraient encore en circulation, le statut en début d’année. Cette liste inclut aussi le total des amendes par lecteur
impression par publipostage de ce décompte de fin d’année (format A4, une feuille par lecteur)
gestion des stocks en temps réel, prévisions d’achats pour l’an prochain sur base des « pertes et profits » de cette année-ci (en général, plutôt les pertes que les profits !)
archivage détaillé de l’historique des prêts et des amendes, aussi bien par lecteur que par exemplaire
statistiques : nombre de prêts par groupe, par année scolaire, nombre de fois où un manuel a été emprunté, nombre de livres détériorés ou perdus …