Un logiciel pour gérer le prêt ou la location de manuels scolaires
Rêvons un peu ! Que peut-on attendre d’un tel programme ?
Un tel système de prêt ou de location a des exigences spécifiques qui vont au-delà du catalogage standard et de la simple gestion des prêts, retours et rappels en cas de retard.
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Comment installer la version de démo 2.4
N.B. Il faut au minimum la version 3.4.16 de PMB pour installer la démo 2.4 de PMB-Manuels.
Cette nouvelle version est disponible depuis le 29 mai 2012.
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Conseils pour bien choisir le système de numérotation
Dans tout système de gestion de bibliothèque, il faut un numéro unique qui identifie un lecteur ou un exemplaire sans la moindre ambiguïté.
Paniers : la puissance des requêtes de sélection, de pointage et d’action
Un exemple concret sert de fil conducteur : on vient d’importer une série d’exemplaires et/ou de notices dans la base de données. L’import s’est bien déroulé, mais il faut encore « finaliser le travail », opérer quelques modifications sur les exemplaires récemment importés : changement de localisation, de section, de statut, etc.
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Je parle ici de l’import de monographies.
Le format de départ des données est un tableur, qui est ensuite sauvegardé en format texte (.csv).
Etape suivante : conversion par PMB de ce fichier .csv en Unimarc ISO 2709 et import des exemplaires et/ou notices dans la base.
Ce tutoriel est beaucoup plus complet que celui consacré à l’import des notices. J’ai détaillé davantage la configuration du fichier params.xml, j’ai parlé des codages d’import, et j’ai aussi abordé de manière plus approfondie l’étape finale : emploi des paniers pour modifier certaines données (section, statut …).
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Données essentielles des lecteurs et des exemplaires
L’absence ou le mauvais paramétrage de certaines données essentielles peut perturber le fonctionnement de PMB. Voici un premier diagnostic online … et les remèdes qui l’accompagnent.
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6 éléments cruciaux : localisation, propriétaire, section, code statistique, statut, support
Outre un numéro de code-barres et une cote de rangement, tout exemplaire doit impérativement avoir une localisation, un propriétaire, une section, un code statistique, un statut et un support définis, et pourtant, il arrive parfois qu’il lui manque l’une ou l’autre donnée fondamentale.
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4 éléments cruciaux : localisation, code statistique, catégorie, statut
Tout lecteur doit impérativement avoir une localisation, un code statistique, une catégorie et un statut définis, et pourtant, il arrive parfois qu’il lui manque l’une ou l’autre donnée fondamentale.
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La distinction n’est pas toujours évidente au début, lorsqu’on commence à employer PMB, d’autant plus que dans les deux cas, il s’agit de listes de lecteurs.
Or, il est important de bien saisir la différence, car certaines opérations ne sont possibles qu’avec des groupes, tandis que d’autres requièrent l’emploi des paniers.
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Mettre PMB en ligne ? Pourquoi ? Comment ?
Merci à Eric Robert pour sa relecture attentive et ses remarques. Merci aussi à Anne Soubis, qui m’a transmis quelques « trucs et astuces », et qui est à la base des chapitres consacrés au choix de l’hébergeur et à la sécurisation des données.
PMB est un logiciel orienté full Web, aussi bien dans la partie gestion que dans la partie OPAC, donc il est quelque part logique d’envisager de le mettre en ligne, mais ce n’est pas obligatoire.
Gérer PMB entièrement en ligne est théoriquement l’idéal, car votre catalogue est constamment à jour ; en outre, il est accessible partout sur Internet, et les prêts et retours de documents sont signalés en temps réel. Vous pouvez donc activer une série de fonctions de l’OPAC, par exemple la réservation en ligne.
Mais la gestion en ligne peut aussi présenter des inconvénients : le premier, le plus sérieux, c’est que si votre site n’est pas bien sécurisé, et qu’on le pirate, vous risquez de perdre des jours, voire des mois de travail. Pensez donc à bien protéger votre site.
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Le pointage, une option parfois méconnue
Pointer des éléments dans un panier vous permet de « diviser » votre panier en 2 sous-paniers, 2 sous-ensembles.
Pointer se fait comme collecter les données ; par saisie de codes-barres (au clavier ou à la douchette) ou par procédure de sélection.
Qu’un élément soit pointé ou non pointé est arbitraire et n’a en soi aucune importance. C’est comme si vous aviez surligné au marqueur fluo certains des éléments du panier.
L’essentiel, c’est d’avoir établi une distinction entre les éléments pointés et non pointés, peu importe ceux que vous avez qualifiés de pointés ou non pointés – et de vous souvenir de la différence !
Quel en est l’intérêt? Les procédures d’action sur les paniers ne s’appliquent pas nécessairement à la totalité du panier, on peut décider de ne les appliquer qu’à certains éléments du panier.
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Dans les onglets Circulation et Catalogue
Les paniers sont en fait des listes de lecteurs, notices, exemplaires ou bulletins, des listes que vous pouvez manipuler à votre guise grâce aux 4 options suivantes.
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Les scripts « Import Belgique »
Ces scripts (la première et la deuxième version) conviennent particulièrement pour les écoles, car dans le contexte scolaire, la gestion se fait plutôt par groupe de lecteurs – les groupes correspondent alors aux diverses classes.
Au moment de l’import des lecteurs, ces scripts créent automatiquement les groupes non seulement pour les élèves, mais aussi pour les professeurs (si du moins on le désire).
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L’import de notices qui sont en fait des monographies ne pose pas de problème particulier.
Par contre, s’il s’agit de notices correspondant à des articles, la manœuvre est un peu plus complexe mais très rapide grâce à l’emploi judicieux des paniers et du traitement par lot !
Notez que la transformation de monographies en articles de périodiques ne se limite pas uniquement aux cas d’import, elle concerne parfois aussi des notices déjà présentes dans la base.
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Remarque préliminaire
La liste ci-dessous ne reflète qu’une partie des requêtes qui permettent une vérification des données. J’ai aussi élaboré des procédures pour vérifier les infos sur les lecteurs, les bulletins, les exemplaires, etc.
Je n’ai pas mis ici la liste complète, car j’ai préféré garder une cohérence par « entité », j’ai par exemple regroupé toutes les procédures qui concernent les lecteurs, y compris celles de vérification, idem pour les périodiques, les monographies, les statistiques …
C’est pourquoi j’ai créé un mot-clé « données à vérifier ». Il vous suffit de suivre ce « tag », et vous verrez que ce type de procédure est présent un peu partout, aussi bien dans les états personnalisables de l’onglet Administration que dans les onglets Circulation et Catalogue (dans les requêtes de sélection pour constituer des paniers de lecteurs, de notices, d’exemplaires ou de bulletins).
En outre, plusieurs pages de ce site sont spécifiquement consacrées à ce sujet : pourquoi et comment vérifier les données.
Vérification des données des lecteurs et des exemplaires
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Explications
Dans l’onglet Editions, PMB fournit des listes de prêts par lecteur ou par groupe, mais ces requêtes-ci donnent un résultat plus compact, moins « gourmand » en consommation de papier.
En effet, chaque prêt correspond à une seule ligne dans un tableur (il suffit d’imprimer la feuille en format paysage et de choisir une police de taille adéquate).
Ces procédures sont donc fort pratiques dans le contexte scolaire, puisque le bibliothécaire passe souvent par l’intermédiaire des professeurs ou des surveillants-éducateurs afin de « battre le rappel » et de récupérer les livres empruntés.
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