Conseils et suggestions
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Un mouvement de va-et-vient entre plusieurs « séquences » d’actions

Au fil des mois, de septembre à juin, on passe d’une série d’actions à une autre : catalogage des manuels, import des lecteurs, saisie des prêts, impression des lettres et/ou étiquettes de prêt, retour des livres, évaluation de l’état des exemplaires, calcul des amendes par livre et par lecteur, impression des lettres de décompta final, gestion des stocks, préparatifs de l’année suivante, archivage des données …
Mais le cheminement n’est pas toujours linéaire, on repasse parfois par des étapes déjà parcourues.
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Réponse : Gestion automatisée mais pas toujours automatique !

PMB-Manuels est une autre base PMB, ce n’est pas une autre version de PMB, je n’ai rien changé aux scripts Php du logiciel.
Cela signifie que c’est PMB qui gère tout le fonctionnement de la base : vous retrouvez donc toutes les opérations courantes à leur endroit « habituel », dans les onglets catalogue, circulation, éditions, etc.
Et à côté de cela, il y a des éléments que j’ai ajoutés : statuts spécifiques, champs personnalisables, et surtout des procédures SQL.
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Dans quels onglets gérer PMB-Manuels ? Faut-il accorder aux utilisateurs des droits sur tous les onglets et toutes les requêtes ?

Il est difficile de donner une réponse générale à cette question, cela dépend bien entendu de la répartition des tâches au sein de l’établissement.
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Comment sélectionner les dates – Conseils pratiques

Vu que vous pouvez consulter l’historique des années antérieures ou la synthèse de l’année scolaire en cours, et vu que je ne peux pas deviner quelles archives vous intéressent ni à quel moment vous avez saisi les prêts de cette année scolaire-ci (en juillet, fin août, en septembre ?), je dois fréquemment vous demander de recourir au petit calendrier intégré et de situer  le début des prêts à analyser dans un intervalle entre deux dates.
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Comment saisir les données des lecteurs – Conseils pratiques
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Comment cataloguer les exemplaires – Conseils pratiques
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Comment cataloguer les notices – Conseils pratiques
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Employer un logiciel spécifique pour gérer l’impression des étiquettes ?

Je n’ai pas recours à PMB pour générer les étiquettes de code-barres, ni pour imprimer les étiquettes de cote ou des cartes de lecteurs; j’emploie un autre logiciel, un logiciel spécifique pour étiquettes.
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Publipostage ou création automatique de documents personnalisés

Au départ, le publipostage est une technique de marketing qui consiste à envoyer une lettre-type à des clients potentiels, afin de leur signaler par exemple qu’ils sont les heureux gagnants d’un concours … auquel ils n’ont jamais participé   
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Codes-barres : un seul mot, mais plusieurs significations

Un code-barres est une manière graphique de représenter des données numériques ou alphanumériques sous forme de barres et d’espaces intermédiaires dont l’épaisseur peut varier en fonction des données, mais aussi en fonction du type de code-barres employé, par exemple le code EAN 13, le code 128 ou le code 39.
Pour lire ces données, on emploie en général un lecteur de code-barres (appelé aussi « douchette« ), ce qui est nettement plus fiable qu’une saisie au clavier des lettres et chiffres correspondants, surtout s’il s’agit d’un code-barres avec clé de contrôle.
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Comment imprimer de petites étiquettes de codes-barres ?

Ce document montre comment réaliser de petites étiquettes où on imprime les codes-barres des exemplaires grâce à un logiciel spécifique de gestion d’étiquettes, appelé Apli Label.

• extraire les données de PMB
• créer le document-maître, le modèle d’étiquettes de codes-barres

Insérer une zone de texte, une zone graphique ou un codes-barres.
Insérer des champs de fusion (le futur n° d’exemplaire)

• réaliser la fusion entre le document-type et les données, imprimer le tout
• filtrer les données juste avant l’impression
• résoudre le problème du zéro initial (on hérite parfois d’une base où les numéros d’exemplaires commencent malheureusement par zéro !)

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Comment profiter pleinement de la version de démonstration

Je sais, vous faites peut-être partie de ces gens qui ont envie d’essayer tout de suite, et qui n’ouvrent le mode d’emploi qu’en dernier recours …
Mais faites un effort, commencez par lire cette page et les autres documents disponibles.
Une manipulation inconsidérée risque de donner des résultats incohérents, certaines actions doivent être faites dans un ordre précis et d’une manière rigoureuse pour que l’ensemble fonctionne correctement.
Si malgré tout vous n’avez pas pu résister à la tentation et que vous vous êtes planté, tant pis pour vous, je vous avais prévenu! Il ne vous reste qu’à restaurer la version de démonstration …

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Une autre base … dans tous les sens du terme …

Dans PMB, il y a deux aspects : le programme (les scripts PHP) et la base, l’ensemble des tables.

Lorsqu’on installe PMB, on peut choisir d’installer une base vide, une base avec le jeu minimum de données pour démarrer rapidement, avec ou sans indexation décimale, avec ou sans thésaurus, ou encore une base Bretagne.

C’est toujours le même programme PMB qui fonctionne, mais (sauf la base vide, bien entendu) chacune de ces bases a été paramétrée afin de répondre à des besoins généraux (jeu minimum de données) ou particuliers (base Bretagne), en d’autres termes, il y a déjà des données de départ dans certaines tables.

C’est le cas aussi pour PMB-Manuels : ce n’est pas un autre PMB, c’est une autre base.
Je suis partie de la base « avec le jeu minimum de données pour démarrer rapidement », j’ai modifié certains paramètres (entre autres les statuts), ajouté des champs personnalisables, et créé un large éventail de requêtes SQL, tout cela dans le but de gérer plus facilement le prêt ou la location de manuels scolaires;

Mais PMB-Manuels, c’est aussi une autre base au sens littéral du terme.

Si vous employez déjà PMB pour gérer la bibliothèque en temps normal, je vous déconseille vivement de tenter de gérer aussi le prêt des manuels scolaires dans la même base.
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Employer PMB pour gérer le prêt ou la location de manuels scolaires ?

Si vous travaillez dans une école et que vous employez déjà PMB pour gérer les prêts « normaux » de la bibliothèque, vous finirez un jour par vous demander (ou bien on vous demandera !) si PMB pourrait aussi convenir pour mettre en place ou améliorer un système de prêt ou de location de manuels scolaires.
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Un logiciel pour gérer le prêt ou la location de manuels scolaires
Rêvons un peu ! Que peut-on attendre d’un tel programme ?

Un tel système de prêt ou de location a des exigences spécifiques qui vont au-delà du catalogage standard et de la simple gestion des prêts, retours et rappels en cas de retard.
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Comment installer la version de démo

N.B. Il faut au minimum la version 3.4.8 de PMB pour installer la démo.
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Conseils pour bien choisir le système de numérotation

Dans tout système de gestion de bibliothèque, il faut un numéro unique qui identifie un lecteur ou un exemplaire sans ambiguïté.
En effet, deux lecteurs pourraient avoir les mêmes nom et prénom, et vous pourriez avoir plusieurs copies du même livre (donc plusieurs exemplaires liés à la même notice). Il faut donc un numéro unique pour les distinguer.

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Paniers : la puissance des requêtes de sélection, de pointage et d’action

Un exemple concret sert de fil conducteur : on vient d’importer une série d’exemplaires et/ou de notices dans la base de données. L’import s’est bien déroulé, mais il faut encore « finaliser le travail », opérer quelques modifications sur les exemplaires récemment importés : changement de localisation, de section, de statut, etc.
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Je parle ici de l’import de monographies.
Le format de départ des données est un tableur, qui est ensuite sauvegardé en format texte (.csv).
Etape suivante : conversion par PMB de ce fichier .csv en Unimarc ISO 2709 et import des exemplaires et/ou notices dans la base.

Ce tutoriel est beaucoup plus complet que celui consacré à l’import des notices. J’ai détaillé davantage la configuration du fichier params.xml, j’ai parlé des codages d’import, et j’ai aussi abordé de manière plus approfondie l’étape finale : emploi des paniers pour modifier certaines données (section, statut …).
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